Elektronisk kommunikasjon
Elektronisk kommunikasjon er hovedregelen for all skriftlig kontakt mellom oppdragsgiver og leverandører i en konkurranse, fra konkurransegrunnlag til innlevering av tilbud.
Anskaffelsesforskriften krever at kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom oppdragsgiver og leverandører skal skje skriftlig ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler. Det gjelder både under og over EØS-terskelverdiene. I praksis skjer dette gjennom et KGV, der dokumenter, spørsmål og tilbud utveksles.
Muntlig kontakt er ikke forbudt. Oppdragsgiver kan for eksempel ha telefonsamtaler, befaring eller forhandlingsmøter. Men utveksling av anskaffelsesdokumentene, forespørsler om å delta og selve tilbudene må skje skriftlig og elektronisk. Muntlig kommunikasjon som kan ha betydning, skal dokumenteres, for eksempel med referat eller lydopptak.
Forskriften har også regler om selve verktøyene: - De skal være alminnelig tilgjengelige og fungere med vanlige IKT-produkter. - Oppdragsgiver kan ikke kreve elektronisk signatur eller ID for at du skal få tilgang til konkurransegrunnlaget. - Ved innlevering kan oppdragsgiver kreve løsninger som knytter avsender til innholdet, for eksempel elektronisk signatur eller segl, men sikkerhetsnivået skal ikke være høyere enn nødvendig. - Det finnes unntak, blant annet for fysiske modeller og skalamodeller som ikke kan sendes elektronisk.
Konsekvensen for leverandøren er tydelig: et tilbud levert på feil måte, for eksempel på e-post når oppdragsgiver har krevd innlevering i KGV, skal avvises. Det samme gjelder et tilbud som ikke er kommet inn før tilbudsfristen. Se avvisning av tilbud.
Hold deg også til den kanalen oppdragsgiver har valgt for spørsmål. Spørsmål sendt direkte til en saksbehandler kan bli oversett, og svaret når ikke de andre leverandørene, noe som kan skape problemer for likebehandlingen.
Regelverk: Anskaffelsesforskriften § 8-20 og kapittel 22
Relaterte begreper
- Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV): Et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) er den elektroniske løsningen oppdragsgiver bruker til å publisere konkurransedokumenter, svare på spørsmål og ta imot tilbud.
- Tilbudsfrist: Tilbudsfristen er det siste tidspunktet, med dato og klokkeslett, for når tilbudet må være mottatt hos oppdragsgiver. Tilbud som kommer for sent, skal avvises.
- Avvisning av tilbud: Avvisning av tilbud betyr at oppdragsgiver forkaster selve tilbudet, for eksempel fordi det kom for sent, har vesentlige avvik eller er unormalt lavt.
- Spørsmål og svar i konkurransen: Spørsmål og svar er ordningen der leverandører stiller spørsmål om konkurransegrunnlaget før fristen, og oppdragsgiver svarer skriftlig og likt til alle, vanligvis anonymisert.
- EHF (elektronisk handelsformat): EHF er det norske standardformatet for elektroniske fakturaer og andre handelsdokumenter som sendes gjennom Peppol-nettverket. Offentlige oppdragsgivere skal kreve e-faktura i godkjent format.
Les mer og se data
Sist oppdatert 28.10.2026. Forklaringen er ikke juridisk rådgivning. Gjeldende regler står på Lovdata og anskaffelser.no. Oppdaget feil? Si fra.