Filtrere bort irrelevante anbudsvarsler

73 prosent av varslene en gjennomsnittsbruker får er irrelevante for
selskapet som mottar dem. Tallet er omtrentlig, men det stemmer godt
overens med hva vi har målt over tid: brede filtre genererer mye støy,
strammere filtre fanger ofte for lite. Denne artikkelen handler om de
konkrete teknikkene for å redusere støyandelen til 20-30 prosent, slik
at hver varsling du får er verdt å åpne.

For å være tydelig: vi snakker ikke om filtreringen utenfor varslings-
verktøyet (selv om manuell sortering også er en teknikk), men om
hvordan du konfigurerer filtrene slik at e-postene som ankommer i
utgangspunktet er relevante.

Hva som faktisk gjør et varsel irrelevant

Det er fem distinkte grunner et varsel kan være feilmatch. Du kan
ikke fjerne alle, men du kan strukturere filteret slik at de minst
sannsynlige havner i bunken din.

For det første: feil bransje. Filteret ditt sa CPV 72 (datatjenester),
men anbudet er for et sosialfaglig program som tilfeldigvis har
72500000 (programvarekonsulent) som tilleggskode for en mindre del. Du
får varselet, men hovedoppdraget er ikke relevant. Dette er en sårbar
type feilmatch fordi filtre matcher på enhver forekomst av koden, ikke
på dens hierarkiske posisjon.

For det andre: feil geografi. Anbudet sier «hele Norge» som NUTS-kode,
men oppdragsgivers reelle behov er knyttet til en spesifikk region. Du
er i Bergen, anbudet er for Tromsø. Geografi-data i Doffin er ofte
underspesifisert, og det er en av de hyppigste kilder til støy.

For det tredje: feil verdi. Du har satt verdifilter 1-10 millioner,
men anbudet har «verdi ikke oppgitt» (mange anbud har dette). Da kan
verktøyet enten sende varselet uansett (du må manuelt finne verdien) eller
filtere det ut (du går glipp av et eventuelt relevant anbud). Begge
strategier har feilrater.

For det fjerde: feil prosedyretype. Et anbud kan være formelt en
forhandlet konkurranse, men du har bare F02-filter (åpen konkurranse).
Hvis du i praksis kun ønsker åpne konkurranser, har du selv filtrert
forhandlinger ut. Hvis du ikke vet om dette, lurer du kanskje på hvorfor
du går glipp av anbud du faktisk så på doffin.no.

For det femte: feil leverandørkrav. Anbudet matcher CPV, geografi og
verdi, men har kvalifikasjonskrav du ikke kan oppfylle (minst 10 ansatte,
ISO-sertifisering, omsetning over 50 millioner). Disse data finnes ofte
ikke i metadata, kun i tilbudsteksten. Varslings-verktøy kan i praksis
ikke filtrere på dette.

Filtreringsteknikker, fra grov til fin

Teknikk 1: Velg CPV-koder så presise som mulig

Det er stor forskjell på å velge CPV 72 (hele datatjenestebransjen,
7 542 anbud i året) og CPV 72500000 (kun programvarekonsulent, ca 800
i året). Den første gir 10x støy, den andre er presis.

Hovedregelen: kode som slutter på 0000 er hovedgrupper og inkluderer
alle underordnede. Kode med få nuller på slutten er mer presis. For
hver enkelt CPV-kode du har i filteret, sjekk på CPV-utforskeren
hva som ligger under den.

Vi har sett selskaper med 12 hovedgruppekoder (alle med 000000-suffiks)
som ble redusert til 6 presise koder ved gjennomgang. Volumet falt fra
35 varsler i uka til 8, og relevansandelen steg fra 25 til 70 prosent.

Teknikk 2: Bruk verdigrenser strengt

Selv om verdi ofte ikke er oppgitt, vil mange anbud likevel ha en
estimat. Sett verdifilter slik at det matcher det du faktisk kan
levere. Et selskap med kapasitet for 5-millionsprosjekter trenger
ikke varsler om 50-millionsutlysninger, selv om CPV-koden matcher.

Et praktisk tips: sett nedre grense litt under det laveste du har
levert, og øvre grense 2-3x det høyeste. Det fanger både realistiske
muligheter og noe rom for vekst, men ekskluderer de største som du
neppe vinner.

Hvis du må håndtere «verdi ikke oppgitt»-tilfellet, har de fleste
varslingsverktøy mulighet for «inkluder selv om verdi mangler» som
egen sjekkboks. Skru den på de første 2-3 månedene, se hva som kommer,
skru den av hvis det er mest støy.

Teknikk 3: Eksluder spesifikke oppdragsgivere

Du har kanskje historisk lært at en bestemt oppdragsgiver konsekvent
har leveransekrav du ikke kan møte (geografisk, kvalifikasjon, faglig).
For eksempel: en kommune som alltid krever lokaltilstedeværelse, og
du er ikke lokal.

I de fleste varslingsverktøy kan du sette negative oppdragsgiverfiltre.
Hvis du fortsetter å få varsler fra oppdragsgivere du aldri kommer til
å levere på, ekskluder dem helt.

Teknikk 4: Eksluder rammeavtaler hvis du ikke er på dem

Rammeavtaler utgjør 19 prosent av basen
(52 007 av 270 389 totalt). Hvis du ikke har realistisk sjanse til å
komme på en rammeavtale (lav kapasitet, smal kompetanse, ingen
referanser), er disse varslene bare støy.

Mange varslingsverktøy har dedikert sjekkboks for «inkluder
rammeavtaler». Skru den av hvis du primært jakter enkeltkontrakter.

Omvendt: hvis du er etablert leverandør med flere rammeavtaleplasser,
kan du sette varsling kun på rammeavtaler og ignorere enkeltkontrakter
i andre filtre.

Teknikk 5: Tidvis manuelt overstyr

Det er noen anbud du vil se selv om de ikke matcher filteret. For
eksempel: en oppdragsgiver du har bygget relasjon med, som lyser ut noe
som teknisk ligger utenfor CPV-kodene dine.

For dette har varslingsverktøy ofte en «følg oppdragsgiver»-funksjon
som er separat fra hovedfilteret. Du kan velge 3-5 oppdragsgivere som
du følger uavhengig av andre kriterier.

Bergen kommune
publiserer for eksempel 250-300 anbud i året, fordelt på alle bransjer.
Hvis du har sterk relasjon der, vil du sannsynligvis ønske å se alle
deres utlysninger.

Strukturere e-postene for skumlesing

Selv etter god filterkalibrering vil du ha varsler som krever
gjennomgang. Hvordan du strukturerer denne tiden gjør en stor forskjell.

Et praktisk system vi har sett fungere:

Steg 1: 30 sekunder skum av tittel, oppdragsgiver, frist, verdi. Hvis
disse fire datapunktene gir åpenbar «nei», slett umiddelbart.

Steg 2: 2-3 minutter på leadbeskrivelsen i kunngjøringen. Hvis
beskrivelsen avslører kvalifikasjonskrav du ikke møter, eller geografi
som ikke passer, slett.

Steg 3: 15-30 minutter på selve konkurransegrunnlaget. Bare for varsler
som har passert de to første. Her bestemmer du om du faktisk vil byde.

Med kalibrert filter på 5-10 varsler per uke vil du typisk:
- Slette 60-70 prosent på steg 1
- Slette ytterligere 15-20 prosent på steg 2
- Bruke 1-2 timer per uke på steg 3 for 1-2 reelle muligheter

Det er en bærekraftig arbeidsbelastning. Hvis det føles tyngre, er
filteret for vidt.

Hva du gjør hvis du har for mange varsler

Hvis du allerede mottar 25+ varsler i uka og synes det er for mye, her
er rekkefølgen for å redusere:

Først: gjør CPV-kodene mer presise. Erstatt hovedgruppekoder
(XX000000) med detaljkoder (XX12345X). Dette gir oftest den
største reduksjonen, opptil 70 prosent.

Andre: stramme verdifilteret. Hvis du har vide grenser (eks. 500 000
til 50 millioner), strammer du til realistisk range (eks. 1-15 millioner
for et mellomstort selskap).

Tredje: smalere geografi. Hvis du har valgt 6 fylker, prøv med 2-3 over
en måned og se om du faktisk savner noe.

Fjerde: ekskluder rammeavtaler eller spesifikke oppdragsgivere som ikke
matcher.

Mellom hver justering, mål volumet i 2 uker for å se effekten. Mange
endrer fire ting samtidig og vet ikke hva som faktisk hjalp.

Hva du gjør hvis du har for få

Det motsatte problemet er sjeldnere men reelt. Hvis du får 0-2 varsler
i uka i en bransje som ikke er ekstremt nisje, har du sannsynligvis
overfiltrert.

Først: utvid CPV-kodene fra detalj til hovedgruppenivå i én
hovedgruppe. Hvis du har CPV 72500000 (programvarekonsulent), prøv
hele CPV 72.

Andre: utvid geografi. Fra én kommune til fylke, eller fra ett fylke til
flere.

Tredje: fjern verdigrenser midlertidig for å se hvor stort markedet
egentlig er.

Hvis du fortsatt får under 1-2 varsler per uke etter alt dette, er
markedet ditt enten genuint nisje (sjekk volumet i bransjestatistikken)
eller du leter etter feil ting i Doffin.

Et reelt tips: speile det du faktisk vinner

En undervurdert teknikk er å analysere historikken din. Hvilke anbud
har du vunnet de siste 2-3 årene? Sjekk deres CPV-koder, geografi,
verdiintervall, prosedyretype. Bygg filteret slik at det ville fanget
opp disse vinnerne, men ikke mye mer.

Hvis du har vunnet 6 anbud siste 2 år, alle i Trøndelag og Møre, alle
mellom 2-8 millioner, alle innen 71400000 (byplanlegging), så er det
sannsynligvis det filteret du bør ha. Ikke utvid bare for å «se hva
som finnes». Du har data på hva som faktisk fungerer for deg.

Dette er kjernen i hva som skiller god filterkalibrering fra dårlig:
empirisk fundering, ikke håp og antakelser.

Den vanskeligste filterfeilen: relevans uten data

En type irrelevans er ekstra frustrerende fordi du ikke kan filtrere
mot den med metadata. Du ser et anbud som matcher CPV, geografi og
verdi perfekt. Du åpner det. Du leser. Det viser seg at oppdragsgiver
har spesifikke leveransebetingelser (på-stedettilstedeværelse i et
spesifikt tidsvindu, sertifiseringer du ikke har, en proprietær
teknologi du ikke jobber med). Du har brukt 15-30 minutter for ingenting.

Dette kan ikke fjernes automatisk. Det du kan gjøre er å lære av
mønsteret over tid. Hvis du to ganger har lest et anbud fra
Forsvarsbygg og hver gang
funnet at de krever klarering du ikke har, lærer du at deres
utlysninger sannsynligvis er irrelevante for deg, selv om CPV matcher.

Lag deg en liten liste over oppdragsgivere du har lært å skip, og
gjenta vurderingen kun hvis du har endret kapasitet (sertifisering,
ansatte, klareringer). Det sparer betydelig tid sammenlignet med å
gjøre om vurderingen for hver utlysning.

Videre lesning

For dypere forståelse av hvordan filtreringen henger sammen med selve
systemet, se hovedguiden om anbudsvarsling.

For å forstå volumene per bransje, se hvor ofte du får varsler
artikkelen.

For å forstå forskjellen mellom varsling og manuell Doffin-sjekk, se
sammenligningsartikkelen.