De mest aktive offentlige innkjøperne i Norge

Av 3 036 offentlige oppdragsgivere indeksert i anbudsregisteret er det noen få som dominerer kontraktvolumet i Norge. Sykehusinnkjøp HF er den klart største enkeltkjøperen med 1 243 rammeavtaler tildelt. Bak Sykehusinnkjøp HF følger Arbeids- og velferdsetaten med 431 rammeavtaler, Politiets fellestjenester med 307, Forsvaret med 303, og Statens vegvesen med 248. For en leverandør som ønsker maksimal eksponering mot offentlig sektor, er kjennskap til de mest aktive innkjøperne strategisk informasjon.

Det vi observerer i basen er at de 10 mest aktive innkjøperne står for over 35 prosent av det totale kontraktvolumet. Den øvrige andelen fordeles på de andre 3 026 oppdragsgivere, hvor mange har bare en eller to kontrakter i året.

Topp 10 mest aktive innkjøpere

Sykehusinnkjøp HF dominerer som nasjonalt felles innkjøpsforetak for spesialisthelsetjenesten. De koordinerer innkjøp for alle helseforetakene i Helse Sør-Øst, Helse Vest, Helse Midt-Norge og Helse Nord. Deres rammeavtaler dekker legemidler, medisinskteknisk utstyr, forbruksvarer og helse-IT.

Arbeids- og velferdsetaten (NAV) er nest største. Deres innkjøp dekker bredt: IT-systemer for tjenesteleveranse, konsulenttjenester innen digitalisering, kontorinnredning og lokaliteter, samt spesialiserte tjenester som arbeidsrettede tiltak.

Politiets fellestjenester står for innkjøp på vegne av politidistriktene. Bredden er stor: kjøretøy, IT-systemer, uniformer, etterforskningsutstyr og fysiske lokaliteter.

Forsvaret v/Forsvarets logistikkorganisasjon har stort innkjøpsvolum innen militært utstyr, drivstoff, IT og infrastruktur. Mange anbud her krever spesifikke sikkerhetsklareringer.

Statens vegvesen er størst på vei- og infrastruktur. Asfalt, vintervedlikehold, ingeniørrådgivning og store anleggsprosjekter dominerer porteføljen.

Bergen kommune er den største kommunale innkjøperen utenfor Oslo, med 241 rammeavtaler tildelt. Bred portefølje på tvers av kommunale tjenester.

Statsbygg er størst på statens egne bygg, med fokus på rådgivning, bygg- og anleggskontrakter, og forvaltning av statseiendommer.

Trondheim kommune, Forsvarsbygg og Stavanger kommune utgjør de øvrige i topp 10. Hver av disse har spesifikke profiltjenester innenfor sin sektor.

Statlige vs. kommunale innkjøpere

Det er en grunnleggende forskjell på statlige og kommunale innkjøpere som er viktig for leverandørstrategi.

Statlige innkjøpere har som regel større kontrakter, lengre tidshorisonter og mer formaliserte prosesser. Konkurransen om de største statlige rammeavtalene er hard, og det er sjelden en SMB-leverandør vinner direkte uten konsortiumdeltakelse. Til gjengjeld har statlige avtaler ofte stabil avropspipeline når man først er innenfor.

Kommunale innkjøpere har mer fragmenterte kontrakter, kortere tidshorisonter og mer variabel innkjøpskompetanse. Inngangsterskelen er lavere, men også volumet per kontrakt er lavere. For en SMB betyr det at kommunale innkjøpere ofte er den realistiske inngangsporten.

Innen helsesektoren er det Sykehusinnkjøp HF og helseforetakene som dominerer. Innen forsvar er det Forsvarets logistikkorganisasjon. Innen samferdsel er det Statens vegvesen, Bane NOR og Avinor. Hver sektor har sin egen ledende statlige innkjøper.

Hva slags kontrakter de ulike kjøper

For å gi konkret bilde av hvilke kontrakter du finner hos de mest aktive innkjøperne:

Sykehusinnkjøp HF kjøper mest legemidler (over 50 prosent av kontraktvolumet i kroner), medisinskteknisk utstyr og forbruksvarer. De har også voksende innkjøp innen helse-IT og digitalisering.

NAV kjøper mye IT-systemer, konsulenttjenester for digitaliseringsprosjekter, og spesialiserte tjenester knyttet til arbeidsformidling.

Statens vegvesen kjøper asfalt, vintervedlikehold, vei- og brokonstruksjon, og ingeniørrådgivning. Anleggskontrakter er en stor del av porteføljen.

Forsvaret kjøper militært utstyr (krever ofte FOSA-forskriften), drivstoff, IT-systemer og bygg- og anleggsleveranser. Mange anbud har spesielle sikkerhetskrav.

Politiets fellestjenester kjøper bredt: alt fra kjøretøy til IT, uniformer og kontorinnredning.

Statsbygg kjøper hovedsakelig rådgivning og bygg- og anleggsleveranser for statlige bygg.

For mer om vinnerne i ulike segmenter, se flest IT-anbud, flest bygganbud, flest helseanbud og flest konsulentanbud.

Hvordan bygge relasjon med en stor oppdragsgiver

For en SMB-leverandør som vil etablere relasjon med en av de store innkjøperne er det fire konkrete steg.

Det første er å studere deres innkjøpsstrategi og prosjektkalender. De fleste store oppdragsgivere publiserer årsplaner for kommende anskaffelser, ofte 6-12 måneder før konkret utlysning. Det er den eksterne kalenderen som styrer din planlegging.

Det andre er å delta i markedsdialog. Mange store innkjøpere holder formelle markedsdialogrunder før utlysning av større rammeavtaler. Dette er publisert på Doffin eller direkte invitasjon til kjente leverandører. Deltakelse her gir både innsikt og synlighet.

Det tredje er å bygge mindre kontrakter under EØS-terskel for å etablere referanser. Mindre direktetildelte oppdrag eller spesifikke underanbud kan være inngangsport, selv hos store innkjøpere.

Det fjerde er nettverksbygging gjennom fagforum, konferanser og bransjearrangementer. Politiets fellestjenester deltar i fagkonferanser for innkjøpere i justissektoren. Statsbygg er aktiv på Bygg21-arrangementer. Statens vegvesen deltar i samferdselsforum.

Hvordan velge hvilke oppdragsgivere å målrette

For en SMB-leverandør er bred målsetting sjelden lønnsomt. Bedre strategi er å velge 3-5 oppdragsgivere å målrette systematisk.

Kriteriene for valg bør være: stor nok aktivitet i ditt segment til å gi reell pipeline, riktig geografisk dekning, og strategisk fit med dine kompetanseområder. En spesialisert helse-IT-leverandør bør målrette Sykehusinnkjøp HF og to-tre helseforetak, ikke spre seg over alle norske oppdragsgivere.

For konsulentvirksomheter er ofte DFØ, en eller to fylkeskommuner og en stor kommune en realistisk målportefølje. For byggentreprenører er ofte Statsbygg, en fylkeskommune og en eller to større kommuner riktig fokus.

Hvor finne deres utlysninger

Alle offentlige innkjøpere publiserer sine utlysninger på Doffin, men hver har også sine egne informasjonskanaler som er verdt å følge. Sykehusinnkjøp HF har en omfattende leverandørportal og publiserer markedsdialogrunder for kommende anskaffelser. Statens vegvesen har egen leverandørinformasjon på sin nettside. Statsbygg har omfattende prosjektoversikt over kommende bygg- og rehabiliteringsprosjekter.

For en strukturert SMB-leverandør er det praktisk å sette opp varsler både på Doffin-nivå (for konkrete utlysninger) og på de aktuelle innkjøpernes egne kanaler (for kommende prosjekter). Dette gir tidligere innsikt enn den formelle Doffin-publiseringen. En leverandør som først får varsel fra Doffin har som regel 30-50 dager til å forberede tilbud. En leverandør som har fulgt innkjøperens prosjektkalender i månedene før, har gjerne 6-12 måneder til å posisjonere seg, bygge relasjon og forstå konkrete behov.

Spesielt verdt å nevne er at flere store innkjøpere har innført pretenderfasen som formell del av prosessen. Markedsdialog er ikke lenger noe ad hoc, men en strukturert prosess hvor potensielle leverandører inviteres til å gi innspill 3-6 måneder før utlysning. Det er en kanal som mange SMB-leverandører ikke utnytter fullt ut.

Differansen mellom store og mindre innkjøpere

En av de viktigste innsiktene for SMB-leverandører er å forstå hvordan innkjøpsmønsteret skifter med oppdragsgiverens størrelse.

Store innkjøpere har som regel egne prosessspesialister, advokater og innkjøpsfaglige team. Tilbud må være formelt perfekte, dokumentasjon må være fullstendig, og selve evalueringen er strikt etter konkurransegrunnlaget.

Mellomstore innkjøpere (kommuner med 30 000 til 100 000 innbyggere, mindre etater) har ofte dedikerte innkjøpere men mindre spesialisering. Det gir noe mer fleksibilitet i prosessen, men forventningene til formell kvalitet er fortsatt høye.

Mindre innkjøpere (små kommuner, mindre etater) har ofte ingen dedikert innkjøpsfunksjon. Tjenestelederne gjør innkjøpene selv. Det gjør prosessen mer ad hoc, og personlige relasjoner teller mer.

For SMB-leverandører betyr det at strategien må tilpasses innkjøperstørrelsen. Hos store innkjøpere må man være formelt sterk og dokumentert. Hos små må man være tilgjengelig, ha lokal kjennskap og bygge relasjoner over tid.

Trender hos de store innkjøperne

To trender preger de store offentlige innkjøperne nå. Den første er øket sentralisering av innkjøp. Mange etater og kommuner har samlet innkjøpsfunksjonen i færre men større enheter. Sykehusinnkjøp HF er det tydeligste eksempelet, og lignende strukturer er etablert innen kommuner gjennom samarbeidsstrukturer.

Den andre er økt fokus på leveringssikkerhet etter pandemien. Innkjøpere vurderer i økende grad om leverandører har robust forsyningskjede, alternativ leveringskapasitet, og evne til å håndtere kriser. Det favoriserer ofte større leverandører med diversifisert produksjonsbase.

Hvordan oppdragsgivere prioriterer leverandører i minikonkurranser

Når en SMB-leverandør har vunnet plass på en rammeavtale hos en stor oppdragsgiver, blir minikonkurransene den daglige konkurranseflaten. Hvordan oppdragsgiveren prioriterer mellom de parallelle leverandørene er kritisk å forstå.

De fleste store offentlige innkjøpere bruker en blanding av strukturerte minikonkurranser og direkte tildeling basert på kompetanseprofil. På IT-konsulentrammeavtaler hos DFØ for eksempel er det vanlig at hvert avrop sendes til alle leverandørene, og at den med best matching kompetanseprofil og pris vinner.

På byggrammeavtaler hos Statsbygg er det mer geografisk fordeling: leverandører som har lokal tilstedeværelse i prosjektets område får oftere avrop enn de uten. For SMB-leverandører med god lokal forankring kan dette være en konkurransefordel mot nasjonale aktører. Det vi observerer er at SMB-leverandører som er gode på minikonkurranser kan ta 40-60 prosent av avropene i en rammeavtale med 4-5 deltakere, selv om totalverdien er fordelt likt på papiret.

Innovative innkjøpsformer

De store innkjøperne tester også nye innkjøpsformer. Innovasjonspartnerskap, der oppdragsgiver og leverandør utvikler en helt ny løsning sammen, har blitt mer vanlig. DFØ har gjennomført flere slike, og Sykehusinnkjøp HF har eksperimentert med innovasjonorienterte anskaffelser innen helseteknologi.

Konkurransepreget dialog er en annen prosessform som har vokst. Den brukes når oppdragsgiver vet hva slags problem som skal løses, men ikke nøyaktig hvilken løsning som er best. Statsbygg har brukt denne formen flere ganger for komplekse bygg- og rehabiliteringsprosjekter.

For SMB-leverandører som er nysgjerrige og kompetente på spesifikke teknologier, kan disse innovative formene være inngangsporter. Konkurransen er ofte mindre intens enn på standardiserte rammeavtaler, og innholdet er mer relasjonelt og prosessorientert.

Innkjøpsstrukturen og sektorforskjeller

De mest aktive innkjøperne er sektorspesifikke. Helse-sektoren er sentralisert under Sykehusinnkjøp HF. Forsvar er sentralisert under Forsvarets logistikkorganisasjon. Vei og samferdsel er konsentrert hos Statens vegvesen. Andre sektorer er mer fragmentert.

I utdanningssektoren er det fylkeskommunene som driver videregående skoler og som er hovedinnkjøperne. Kunnskapsdepartementet og Utdanningsdirektoratet har spesifikke innkjøp, men volumet er mindre. Universitetene og høyskolene har egen innkjøp.

I miljø og klima er det varierte innkjøpere, fra Klima- og miljødirektoratet til fylkeskommuner og kommuner. Spesialiserte miljørådgivere har ofte mange små oppdragsgivere over tid.

For en SMB-leverandør betyr disse sektorforskjellene at strategien må tilpasses ikke bare bransjen, men også sektorens innkjøpsstruktur. Helse er ekstremt sentralisert; bygg er mer distribuert.

Innkjøps-volum per innkjøper

For å gi konkret bilde av størrelsesforskjellene mellom de mest aktive innkjøperne, ligger Sykehusinnkjøp HFs årlige innkjøpsvolum anslagsvis over 100 milliarder kroner. NAVs er på rundt 25-30 milliarder. Politiet, Forsvaret og Statens vegvesen hver i området 15-25 milliarder. Statsbygg på rundt 10-15 milliarder.

Til sammenligning har de største kommunene (Oslo, Bergen) innkjøpsvolum på 15-20 milliarder årlig, mens mellomstore kommuner ligger på 1-3 milliarder. Det betyr at en innkjøper som Sykehusinnkjøp HF kjøper for samme beløp som hele Bergen kommunes innkjøp i ett enkelt år.

For en SMB-leverandør betyr disse volumforskjellene at strategisk fokus på de største innkjøperne kan være lønnsomt selv om konkurransen er hard. En 1 prosent markedsandel hos Sykehusinnkjøp HF tilsvarer omsetning på 1 milliard kroner, mer enn 30 prosent markedsandel i en mellomstor kommune. Men det krever også at man har kapasitet til å levere mot kvalitets- og volumkrav som store innkjøpere stiller, noe som ikke er trivielt for selskaper med 5-50 ansatte.

Den underliggende erkjennelsen er at de mest aktive offentlige innkjøperne i Norge er strukturelt forskjellige fra mindre. De har større volum, strengere prosesser og mer kompetente innkjøpsorganisasjoner. For SMB-leverandører er det enten en attraktiv mulighet hvis man er forberedt på kravene, eller en hindring hvis man underestimerer dem.

For mer om hvordan vinnersiden ser ut på tvers av oppdragsgivere, se vinnerehub og hvordan komme på en eksisterende rammeavtale.