Vedlegg til Veiledende kunngjøring: Transport og behandling av matavfall SOR IKS og GIR IKS 2025-2031
Fil: 2026-RIIK-samarbeidsavtale.pdf
Vedlegg til anbudet Veiledende kunngjøring: Transport og behandling av matavfall SOR IKS og GIR IKS 2025-2031 fra Kongsvinger Kommune.
Samarbeidsavtale
Administrativt vertskommunesamarbeid
RIIK
Regionalt innkjøp i Kongsvingerregionen
Vedtatt i samtlige kommuner :
Eidskog: 28/10
Grue: 15/12
Kongsvinger: 22/10
Nord-Odal: 5/11
Sør-Odal: 20/11
Våler: 15/12
Åsnes: 27/10
Trer i kraft fra januar 2026
Innhold
1. Grunnlag for samarbeid .............................................................................................................. 2
2. Formål.......................................................................................................................................... 2
3. Deltakende kommuner................................................................................................................ 2
4. Vertskommune og samarbeidskommuner .................................................................................. 3
5. Avtaleperiode .............................................................................................................................. 3
6. Vertskommunens oppgaver og ansvar ........................................................................................ 3
7. Om journal- og arkivansvar ......................................................................................................... 3
8. Ansvar og plikter for samarbeidskommunene og IKS-ene .......................................................... 3
9. Oppgaver og ansvar for alle kommunene ................................................................................... 3
10. Anskaffelser ................................................................................................................................. 4
11. Informasjon og opplæring ........................................................................................................... 4
12. Tidspunkt for overføring av oppgaver og myndighet .................................................................. 4
13. Økonomi og finansiering ............................................................................................................. 4
14. Samarbeid og innkjøpsråd ........................................................................................................... 5
15. Endringer i avtalen ...................................................................................................................... 5
16. Inntreden i samarbeidet .............................................................................................................. 5
17. Uttreden av samarbeidet ............................................................................................................ 6
18. Oppløsning................................................................................................................................... 6
19. Anskaffelsesstrategi .................................................................................................................... 6
Samarbeidsavtale
Om administrativt vertskommunesamarbeid
RIIK
Regionalt innkjøp i Kongsvingerregionen
1. Grunnlag for samarbeid
Etter vedtak i samtlige deltakeres kommunestyrer, danner denne avtalen grunnlag for
Regionalt innkjøp i Kongsvingerregionen (RIIK) som et administrativt
vertskommunesamarbeid etter kommuneloven kap. 20.
2. Formål
RIIK skal sørge for at større anskaffelser følger regelverket for offentlige anskaffelser og at
disse avtalene ivaretar pris og kvalitet.
RIIK skal ha et samlet fagmiljø og sørge for utvikling ved at antall leverandører reduseres, og
at flest mulig anskaffelser i kommunene gjøres gjennom felles avtaler.
3. Deltakende kommuner
• Kongsvinger kommune
• Nord-Odal kommune
• Sør-Odal kommune
• Eidskog kommune
• Grue kommune
• Åsnes kommune
• Våler kommune
I samarbeidet inngår også:
• GIVAS IKS
• GIR IKS
• GBI IKS
• GIV IKS
• SOR IKS
Interkommunale samarbeid som har deltakere utenfor Kongsvingerregionen, som Indigo IKT
IKS, Kontrollutvalgssekretariat Øst IKS og Revisjon Øst IKS, kan kjøpe tjenester fra RIIK etter
avtale for det enkelte oppdraget.
Andre organer som f. eks Kongsvinger boligstiftelse og de kirkelige fellesrådene kan delta i
enkeltavtaler etter eget ønske dersom:
• Virksomheten er underlagt regelverket for offentlige anskaffelser
• Anskaffelsen ligger under 20 % av totalvolumet
• Virksomheten ikke er deltaker i beslutningene knyttet til anskaffelsen
4. Vertskommune og samarbeidskommuner
Kongsvinger kommune er vertskommune.
De andre kommunene betegnes som samarbeidskommuner.
5. Avtaleperiode
Avtalen gjelder fra det tidspunktet at samtlige kommuner har vedtatt avtalen. Den gjelder
inntil det besluttes endring i samtlige kommunestyrer. Dette kan skyldes inntreden, uttreden,
oppløsning eller andre endringer, se punktene 15 – 18 etter denne avtalen.
6. Vertskommunens oppgaver og ansvar
Vertskommunen ved RIIK har myndighet til å gjennomføre anskaffelser etter
anskaffelsesregelverket og inngå avtaler, også databehandleravtaler. Dette innebærer å
inngå og forvalte avtaler, eventuelt prolongere og terminere.
RIIK skal utvikle arbeidet med anskaffelser og brukergrensesnitt. Antallet leverandører skal
ikke være flere enn nødvendig og det skal oppnås besparelser for den enkelte kommune.
RIIK skal på forespørsel fra deltakerne yte bistand i deres egne anskaffelser.
7. Om journal- og arkivansvar
Som vertskommune har Kongsvinger kommune journal- og arkivansvar knyttet til
vertskommunens oppgaver. Arkiv skapt før samarbeidet, har den enkelte
samarbeidskommune selv ansvar for.
Ved opphør av samarbeidet, skal arkivet avsluttes, periodiseres og deponeres til den til
enhver tid gjeldende depotløsning.
8. Ansvar og plikter for samarbeidskommunene og IKS-ene
Samarbeidskommunene har plikt til å overlate oppgavene, slik de er beskrevet under punkt
10, til vertskommunen.
IKS-ene må, når de deltar i anskaffelser, overlate oppgavene, slik de er beskrevet under
punkt 10, til vertskommunen.
9. Oppgaver og ansvar for alle kommunene
Alle kommunene er forpliktet til å foreta innkjøpene sine i henhold til de inngåtte
leverandøravtalene. Det er ikke anledning til å foreta anskaffelser hos andre leverandører i
strid med inngåtte avtaler.
Alle kommunene og IKS-ene skal delta i Innkjøpsrådet ved en egen innkjøpskoordinator, se
punkt 14.
10. Anskaffelser
Alle kommunene og IKSene kan foreslå felles anskaffelser. Der RIIK gjennomfører hele
prosessen for kommunene vil det bli avtalt sekretariatsbidrag. RIIK skal fungere som rådgiver
for deltakerne når de foretar anskaffelser i egen regi så langt de har kapasitet.
Anskaffelsens verdi beregnes til det totale volumet for hele avtaleperioden og for alle
deltakere samlet. Avtaleperioden er vanligvis 4 år. Det er ikke mulig å trekke seg fra en
pågående anskaffelsesprosess etter at anbudet er offentliggjort.
• Alle anskaffelser som gjelder behov for flere deltakere og som er over nasjonal
terskelverdi samlet sett (1,3 MNOK i 2024), skal utføres av RIIK. Alle deltakere skal
gjøre sine innkjøp i tråd med avtalen.
• Alle anskaffelser som gjelder behov for flere deltakere og som er under nasjonal
terskelverdi samlet sett (1,3 MNOK i 2024), kan utføres av RIIK. Alle som deltar i den
inngåtte anskaffelsen, skal gjøre sine innkjøp i tråd med denne.
• Anskaffelser som gjelder kun én deltaker, som f.eks. byggeprosjekter, ivaretas lokalt
av den enkelte kommune. RIIK kan bistå ved behov.
11. Informasjon og opplæring
Den enkelte kommune plikter å gi informasjon om innkjøpssamarbeidet til egne ansatte.
RIIK har ansvar for at alle deltakeres bestillere og innkjøpere, på en enkel måte, kan skaffe
seg kunnskap om hvilke leverandører av ulike varer og tjenester som skal benyttes. Avtalene
skal være tilgjengeliggjort på RIIKs webside og kan nås via lenke fra den enkelte kommunes
intranett.
Etter avtale med kommunedirektør i vertskommunen inviteres leder av RIIK årlig til
Kommunedirektørutvalget, KDU, for å orientere om samarbeidet. Våler inviteres inn til disse
møtene.
RIIK har ansvaret for at alle kommunene holdes løpende orientert om samarbeidet. Det skal
gjennomføres minst en årlig fagopplæring for innkjøpskoordinatorene, se punkt 14. RIIK har,
sammen med innkjøpskoordinatorene, ansvar for opplæring av ledere og innkjøpsansvarlige.
12. Tidspunkt for overføring av oppgaver og myndighet
Denne samarbeidsavtalen erstatter tidligere vedtatte samarbeidsavtale. Avtalen gjelder når
vedtatt i samtlige kommuner.
13. Økonomi og finansiering
Vertskommunen ved RIIK informerer samarbeidskommunene om kommende års budsjett
innen 1. november hvert år. Regnskapsavvik skal rapporteres til samarbeidskommunene
hvert tertial. Merforbruk skal rapporteres umiddelbart.
Samarbeidets kostnader finansieres med sekretariatsbidrag. Sekretariatsbidrag er
returprovisjon fra leverandører som det er inngått avtaler med.
Merforbruk blir fakturert og mindreforbruk blir tilbakebetalt årlig etterskuddsvis.
Mindreforbruk kan ikke settes på fond. Summen avregnes årlig mot faktiske kostnader ved
regnskapsavslutning i vertskommunen. Regnskapet skal vedlegges med siste
avregningsfaktura.
Merforbruk eller mindreforbruk fordeles i henhold til fordelingsnøkkel. Fordelingen
oppdateres i forhold til nye innbyggertall hvert fjerde år etter kommunevalg.
Fordelingsnøkkel
Innbyggere 01.01.23 Andel i %
Nord-Odal 5 010 9,5
Sør-Odal 8 069 15,4
Eidskog 6 028 11,5
Grue 4 572 8,7
Kongsvinger 17 966 34,2
Våler 3 625 6,9
Åsnes 7 267 13,8
SUM 52 537 100%
Vertskommunen beregner en pris for oppdrag for andre utenfor samarbeidet.
14. Samarbeid og innkjøpsråd
Forhold knyttet til samarbeidet skal drøftes i Innkjøpsrådet som er et organ bestemt for
dette.
Innkjøpsrådet består av ansatte i RIIK samt innkjøpsansvarlige fra deltakerkommunene og
IKSene. Rådet er et faglig nettverk for innkjøpssamarbeid. Leder av RIIK innkaller til møter
ved behov og minst tre ganger per år.
Innkjøpsrådet har besluttende myndighet med hensyn til produktområder som RIIK skal
inngå rammeavtaler på.
Eventuelle problemer knyttet til samarbeidet søkes løst ved samtaler om forståelsen av
denne avtalen.
15. Endringer i avtalen
Det kreves enighet for å endre denne avtalen. Alle endringer må vedtas i samtlige
deltakerkommuners kommunestyrer.
16. Inntreden i samarbeidet
Samarbeidet kan utvides til å omfatte flere kommuner. Dette forutsetter ny
samarbeidsavtale og vedtak i samtlige deltakerkommuners kommunestyrer.
17. Uttreden av samarbeidet
Denne avtalen kan sies opp med 12 måneders varsel regnet fra 1. januar i året etter at
oppsigelsen ble vedtatt i deltakerkommunens kommunestyre.
En oppsigelse eller uttreden vil ikke endre kommunens kontraktsforpliktelser i allerede
inngåtte avtaler.
18. Oppløsning
Dersom deltakerne er enige om det, kan vertskommunesamarbeidet oppløses med
øyeblikkelig virkning, (kommuneloven § 20-8).
19. Anskaffelsesstrategi
Anskaffelsesstrategi for regionalt innkjøp i Kongsvingerregionen vedtas av
kommunedirektørene som deltar i samarbeidet.
Kongsvingerregionen
dato 19 desember 2025
Sør-Odal kommune Nord-Odal kommune Eidskog kommune
20/11-25 5/11-25 28/10-25
Grue kommune Kongsvinger kommune Åsnes kommune Våler kommune
15/12-25 22/10-25 27/10-25 15/12-25
Tekst er automatisk ekstrahert fra originaldokumentet. For autoritativt innhold, se originalfilen.