Vedlegg til Rammeavtale for kjøp av forbruksmateriell

Personvernerklæring DRBV

Rettigheter til grunnleggende informasjon om behandling av personopplysninger
Denne erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger til vår
saksbehandling og generell informasjon om hvordan vi behandler disse opplysningene.
Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om brannvesenets behandling av
personopplysninger iht. Lov-2018-06-15-38 (personopplysningsloven). Drammensregionens
brannvesen IKS (DRBV) har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved
eventuelle forespørsler.

Generelt om DRBV behandling av personopplysninger
DRBV, ved brannsjef, er behandlingsansvarlig for brannvesenets behandling av personopplysninger.
Det daglige ansvaret for de forskjellige behandlingene er delegert til Avdelingssjef admin. I det
etterfølgende oppgis hvilke avdelingsledere som er delegert behandlingsansvarlig for de forskjellige
typene personopplysninger. Delegeringen omfatter kun oppgavene, ikke ansvaret.
Det øverste organet i sikkerhetsorganisasjonen er brannvesenets ledergruppe. Brannsjef er
sikkerhetsansvarlig med overordnet ansvar for å organisere, koordinere og styre sikkerhetsarbeidet i
brannvesenet.
DRBV er ansvarlig for at alle data blir behandlet på en sikker måte med hensyn til;
•       konfidensialitet - sikkerhet for at bare personer som har behov og er godkjent for det får
        tilgang til følsom eller gradert informasjon.
•       integritet - sikkerhet for at data er nøyaktige, fullstendige og gyldige
•       tilgjengelighet – sikkerhet for at aktuelle data er tilgjengelige når det er behov for dem

brannvesenet skal også ha kontroll på at oppgavene blir utført i samsvar med
personopplysningsloven og regler gitt i henhold til loven.

Hvis ikke annet er oppgitt lagres alle opplysninger som DRBV samler inn i systemer som driftes av
DRBV eget personell på DRBV egne dataservere. DRBV personell i denne sammenheng er personell i
det resultatområdet som er delegert behandlingsansvar og ansatte på ekstern IKT-avdeling.
Den som er delegert behandlingsansvarlig er som regel også systemeier. De ivaretar den
administrative driften av systemet og har dermed tilgang til personopplysninger. Der ett system
brukes av flere resultatområder er hver avdelingssjef informasjonseier for personopplysninger innen
sitt ansvarsområde. Personell ved D-IKT har ansvar for den tekniske driften av systemene, og vil
normalt ikke behandle personopplysninger. Alle ansatte har signert konfidensialitetserklæringer.
Brannvesenet servere er forsvarlig fysisk og teknisk sikret.


DRBV innhenter de personopplysninger vi trenger for å kunne utføre oppgavene og tjenestene våre.
Behandling av personopplysninger skjer i henhold til gjeldende lov, forskrift og direktiv. Du blir
varslet dersom vi henter inn opplysninger om deg, med mindre innsamlingen av opplysninger er
lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller er det er opplagt at du kjenner til
opplysningene som varselet skal inneholde.




Godkjent dato: 14.06.2018 08:32                                                         Dok.ID.: 2102
Utskriftsdato: 31.07.2018                                                                  Versjon: 1
Personvernerklæring DRBV.docx                                                             Side 1 av 4
Nettbasert behandling av personopplysninger
Hvis ikke annet er oppgitt er avdelingssjef forebyggende delegert behandlingsansvarlig for DRBV
nettbaserte behandlinger av personopplysninger på www.drbv.no. Systemansvaret er delegert til
Informasjonskonsulent. Løsningen driftes av DRBV eget personell med bidrag fra leverandøren innen
utvikling, drift og vedlikehold av nettstedet. DRBV har data behandleravtale med leverandøren. Det
er frivillig å oppsøke brannvesenets nettbaserte tjenester, og behandlingsgrunnlaget er samtykke fra
den enkelte med mindre annet er spesifisert.

Informasjonskapsler (cookies) og automatisk lagring av informasjon
Informasjonskapsler er små tekstfiler som lastes ned og lagres på datamaskinen din når du åpner en
nettside. De aller fleste nettsider bruker slike informasjonskapsler. DRBV bruker informasjonskapsler
til å forbedre brukeropplevelsen din og til å samle inn statistikk.
Bruken av informasjonskapsler utgjør ingen sikkerhetsrisiko for deg. Du kan avstå fra å samtykke til
lagring av informasjonskapsler, men det kan føre til at tjenestene på nettsiden ikke fungerer
optimalt. Ingen av opplysningene vi får inn via informasjonskapsler blir brukt til å identifisere
enkeltpersoner.

Web analyse
Vi ønsker at du som besøkende på nettsidene våre skal finne det du er ute etter raskest mulig. For å
lage og vedlikeholde et brukerrettet nettsted er vi avhengige av å kunne analysere brukermønsteret
til de som bruker sidene våre. Vi samler derfor inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på
www.drbv.no. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn, tilbake til
den enkelte bruker.
Hensikten er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet
på nettstedet. Eksempel på hva statistikken gir svar på er hvilke søkeord som er brukt, hvor mange
som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer og hvilke nettlesere som blir brukt. I tillegg blir
opplysningene anonymisert. Informasjonen kan ikke spores tilbake til den enkelte bruker.
Hvis du ikke ønsker å bidra til analyse av bruken av nettsidene våre, kan du reservere deg mot det
ved å slå av informasjonskapsler i nettleseren.


Informasjon lagret i elektroniske skjema
Vi bruker elektroniske skjema for å forenkle og effektivisere våre forvaltningsoppgaver. Når du fyller
ut elektroniske skjemaer på www.drbv.no vil informasjonen du gir fra deg, bli sendt sikkert til den
saksbehandler eller avdeling som trenger informasjonen til sin saksbehandling.

Bildebruk
Bildene vi bruker på nettsidene er som oftest illustrasjonsbilder. Ved bruk av bilder tatt i forbindelse
med våre tjenester innhenter vi samtykkeerklæring først.

Sosiale medier
DRBV driver ikke saksbehandling i sosiale medier, og samler ikke data i sosiale medier utover nevnte
cookies og web-analyse.




Godkjent dato: 14.06.2018 08:32                                                             Dok.ID.: 2102
Utskriftsdato: 31.07.2018                                                                      Versjon: 1
Personvernerklæring DRBV.docx                                                                 Side 2 av 4
Saksbehandling og arkiv
DRBV har et sakarkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av saksdokumenter.
Dette driftes av D-IKT. Arkivleder har et delegert ansvar for daglig drift av DRBV arkiv.
Sakarkivsystem følger offentlige standarder (NOARK) og er tilgangs- og rollestyrt. Det er utarbeidet
nødvendige rutiner og styrende dokumenter som sikrer at den faktiske saksbehandlingen er i
samsvar med gjeldende lovverk. I sakarkivsystemet behandler brannvesenet personopplysninger for
å oppfylle sine lovpålagte oppgaver etter bl.a. personopplysningsloven, forvaltningsloven,
offentlighetsloven og arkivloven.
Det registreres ulike typer personopplysninger i sakarkivsystemet. Dette er opplysninger som navn,
adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering,
lagring og oppbevaring skjer etter arkivlovgivningens regler. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde
sensitive personopplysninger. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter DRBV i noen
tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ etter lovhjemmel (forvaltningsloven §17).
DRBV offentlige journal ligger på DRBV hjemmeside. Korrespondanse med brannvesenet journalføres
etter arkivlovens retningslinjer, og vil bli gjort tilgjengelig i postlisten. Vi vil normalt gi innsyn i
korrespondansen om vi får en forespørsel om det og de aktuelle dokumentene ikke er unntatt
offentlighet.

E-post og telefon
Avdelingssjef admin er delegert behandlingsansvarlig for brannvesenets e-post og telefoni-løsninger.
Avdelingssjef forebyggende er delegert det daglige systemansvaret. E-post og telefoni løsninger
administreres og driftes av brannvesenets eget personell med teknisk bistand fra leverandøren.
DRBV har databehandleravtalen med leverandøren.
DRBV benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet, og det kan forekomme at
brannvesenet bruker e-post eller telefon til deler av saksbehandling. I slike tilfeller skal
saksbehandler journalføre relevant korrespondanse i tilhørende fagsystem.
Saksbehandling som inneholder sensitive personopplysninger gjøres ikke på e-post. Mottatte e-post
som inneholder sensitive opplysninger blir kryptert og skal ikke distribueres videre.
DRBV medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter.
Brannvesenet har egen rutine for e-post som gjelder alle ansatte. Ved fratreden slettes e-post
automatisk etter en kortere karantenetid, og e-post vil ikke bli rutet videre til annen mottaker i DRBV
DRBV ønsker å gjøre deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og vi oppfordrer deg derfor til
ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger til oss med e-post.
Telefonsamtaler logges med telefonnummer fra og til samt tidspunkt for samtalen i vår
telefonsentral. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en
telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som
journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan
identifiseres.

Besøk i DRBV lokaler
Alle besøkende på brannstasjonen hos DRBV må registrere seg i med navn, hvem som besøkes og tid
inn og ut i loggboken i resepsjonen. Formålet er oversikt over alle som er i bygget ved brann eller
liknende. Innsamlet data brukes ikke systematisk, og registreringene overføres heller ikke fra
loggboken til andre medier.




Godkjent dato: 14.06.2018 08:32                                                            Dok.ID.: 2102
Utskriftsdato: 31.07.2018                                                                     Versjon: 1
Personvernerklæring DRBV.docx                                                                Side 3 av 4
Innsynsrett
Alle har rett til å kreve innsyn i offentlige dokumenter, journaler, registre og liknende. Alle
interkommunale saksdokumenter er offentlige hvis det ikke er gjort unntak som er hjemlet i lov. Ved
informasjon som unntas fra offentlighet plikter brannvesenet å vurdere om informasjonen likevel bør
kunne gjøres helt eller delvis kjent.
Innsyn kan begjæres ved å sende en epost til [skjult]@drbv.no eller kontakte servicetorget i sin
respektive kommune.


Innsyn i egne opplysninger.
Alle om er registrert i en av DRBV systemer har rett til å be om innsyn i egne opplysninger. Ved krav
om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven.

Partsinnsyn
Med få unntak får alle se opplysninger som gjelder en selv. Familiemedlemmer eller andre har kun
rett til partsinnsyn dersom det forevises skriftlig fullmakt fra personen det gjelder.

Kriterier/vilkår
Det kan være en fordel for behandlingen om søknad om innsyn inneholder en presisering av hvilken
hjemmel som påberopes for kravet. Innsyn i dokumenter til og fra DRBV bestilles ved å sende e-post
til DRBV postmottak.

Retting og sletting
DRBV plikter på selvstendig grunnlag å slette personopplysninger som ikke lenger er relevante for
behandlingen. Dette selv om opplysningene ikke er feilaktige eller mangelfulle, og innen rimelig tid.
Iht. personlovgivningen har alle som er registrert i ett av DRBV systemer rett til å kreve at uriktige
eller ufullstendige opplysninger blir rettet eller supplert, og at opplysninger brannvesenet ikke har
adgang til å behandle blir slettet. Krav om retting eller sletting rettes til brannvesenets postmottak,
og skal besvares kostnadsfritt innen 30 dager.
Plikten til å slette personopplysninger er i noen tilfeller begrenset av annet lovverk som brann og
eksplosjonsvern loven, regnskapsloven og arkivloven. Det kan også gjøres unntak fra sletteplikten for
data som lagres for historisk, vitenskapelig eller statistisk formål. Hvis du får avslag på et krav om
innsyn i opplysninger, kan du sende en klage på dette til Fylkesmannen.


Annen relevant lovgivning
I tillegg til personvernlovgivningen har blant annet følgende lover betydning for DRBV behandling av
personopplysninger.
Brann og eksplosjonsvern loven med forskrifter inneholder hjemmelsgrunnlag og regler for utføring
av lovpålagte tjenester og brannvesenets oppgaver.
Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for
allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet..
Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i DRBV.
Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.
Arkivloven inneholder regler om hvordan sakens dokumenter skal oppbevares, herunder om lagring i
arkivinstitusjon.




Godkjent dato: 14.06.2018 08:32                                                            Dok.ID.: 2102
Utskriftsdato: 31.07.2018                                                                     Versjon: 1
Personvernerklæring DRBV.docx                                                                Side 4 av 4