Vedlegg til Matvarer storkjøkken i varegruppen: Brød og bakevarer til kommunene i Kongsvingerregionen

Personvernerklæring
Opplyser om innsamling og bruk av personopplysninger
Alle som spør har rett på grunnleggende
informasjon om kommunens behandling av
personopplysninger.
Eidskog kommune har gitt denne informasjonen i
denne erklæringen, og vil henvise til den ved
eventuelle forespørsler.
iht. personopplysningslovens §18, 1. ledd. Og personvernloven artikkel 15.




                                                                             2
Innhold
Generelt                                         4
Innsyn, retting og sletting                      4
       Innsyn i egne opplysninger                4
       Partsinnsyn                               5
       Interne dokumenter                        5
       Kriterier/vilkår                          5
       Retting og sletting                       5
Personvernombudsordningen                        5
Loggføring                                       5
Annen relevant lovgivning                        6
Nettbasert behandling av personopplysninger      7
Ansvar                                           7
Informasjonskapsler (cookies) og automatisk
       lagring av informasjon                    7
NETTanalyse                                      7
Informasjon lagret i elektroniske skjema         7
Bildebruk                                        7
Sosiale medier                                   7
Saksbehandling og arkiv                          8
Ansvar                                           8
Standarder                                       8
Hva registreres                                  8
Historisk arkiv                                  8
Offentlig postliste                              8
Direkte kommunikasjon                            9
E-post og telefon                                9
Besøk i Eidskog kommunes lokaler                 9
Videoovervåking                                  9
Nærmere om ulike typer personopplysninger        10
Ansattinformasjon                                10
Helseopplysninger om brukere generelt            10
Velferdsteknonogi                                10
Personopplysninger om elever, barnehagebarn og
foresatte                                        11
Personopplysninger om brukere i barnevernet      12




                                                      3
Generelt
Eidskog kommune ved rådmannen er behandlingsansvarlig for kommunens behandling
av personopplysninger. Det daglige ansvaret for de forskjellige behandlingene er
delegert i tråd med videredelegeringsreglementet. Delegeringen omfatter kun
oppgavene, ikke ansvaret. Overordnet administrering av oppgaven knyttet til
informasjonssikkerhet ivaretas av teamleder for digitaliseringsavdelingen.
Eidskog kommune er ansvarlig for at alle data blir behandlet på en sikker måte med
hensyn til konfidensialitet (at data kun skal være tilgjengelig for autoriserte personer og
prosesser), integritet (at data er nøyaktige, fullstendige og gyldige) og tilgjengelighet
(krav til service - alle berettigede krav om tilgang til korrekt informasjon dekkes ved
behov.) Kommunen skal også sikre at det foreligger internkontroll som viser at
oppgavene blir utført i samsvar med personopplysningsloven og regler gitt i henhold til
loven.
Hvis ikke annet er oppgitt lagres alle opplysninger som kommunen samler inn i
systemer som driftes av kommunens eget personell på kommunens egne dataservere.
Der annet ikke er oppgitt er kommunens personell i denne sammenheng
systemansvarlig (delegert administrativt ansvar tilknyttet det enkelte fagsystem) og
ansatte på kommunens IKT-enhet. Hvis ikke annet er oppgitt har systemansvarlig
ansvar for den administrative driften av systemet (og dermed tilgang til
personopplysninger),mens personell ved IKT-enheten har ansvar for den tekniske
driften av systemene (og skal dermed ikke tilgang til personopplysninger). Alle ansatte
har signert konfidensialitetserklæringer (taushetserklæring). Kommunens servere er
forsvarlig fysisk og teknisk sikret.
Eidskog kommune innhenter de personopplysninger vi trenger for å kunne utføre
oppgavene og tjenestene våre. Behandling av personopplysninger skjer i henhold til
gjeldende lov og forskrift. Du blir varslet dersom vi henter inn opplysninger om deg,
med mindre innsamlingen av opplysninger er lovpålagt, varsling er umulig eller svært
vanskelig, eller det er opplagt at du kjenner til opplysningene som varselet skal
inneholde.


INNSYN, RETTING OG SLETTING
Alle har rett til å kreve innsyn i offentlige dokumenter, journaler, registre og liknende.
Alle kommunale saksdokumenter er offentlige hvis det ikke er gjort unntak som er
hjemlet i lov. Ved informasjon som unntas fra offentlighet plikter kommunen å vurdere
om informasjonen likevel bør kunne gjøres helt eller delvis kjent.


Innsyn i egne opplysninger
Alle som er registrert i en av Eidskog kommunes systemer har rett til innsyn i egne
opplysninger.

Partsinnsyn
Med få unntak får alle se opplysninger som gjelder en selv. Familiemedlemmer eller
andre har kun rett til partsinnsyn dersom det forevises skriftlig fullmakt fra personen
det gjelder.


Interne dokumenter
Du kan nektes innsyn i interne dokumenter, men som hovedregel skal du likevel få
innsyn i saksliste eller saksdokumenter til kommunestyre eller annet kommunalt
folkevalgt organ, dokumenter til/fra kommunens kontrollutvalg, klagenemnd eller
kommunal revisjon, og dokumenter til/fra enheter i administrasjonen som har
selvstendig avgjørelsesmyndighet for saken dokumentet gjelder.




                                                                                          4
Kriterier/vilkår
Krever du innsyn i saksdokumenter, må kravet gjelde en bestemt sak, eller i rimelig
utstrekning saker av en bestemt art.
Søknad om innsyn bør inneholde en presisering av hvilken hjemmel som påberopes for
kravet. Innsyn i dokumenter til og fra Eidskog kommune bestilles via elektronisk
skjema for generell henvendelse eller ved å sende e-post til kommunens postmottak.
Tjenesten er i utgangspunktet gratis, men noen unntak finnes. Dette vil du få
informasjon om i det enkelte innsynskrav.


Retting og sletting
Eidskog kommune plikter på selvstendig grunnlag å slette personopplysninger som ikke
lenger er relevante for behandlingen. Dette selv om opplysningene ikke er feilaktige
eller mangelfulle, og innen rimelig tid.
Iht personopplysningslovens, har alle som er registrert i en av Eidskog kommunes
systemer rett til å kreve at uriktige eller ufullstendige opplysninger blir rettet eller
supplert, og at opplysninger kommunen ikke har adgang til å behandle blir slettet.
Krav om retting eller sletting rettes til kommunens postmottak, og skal besvares
kostnadsfritt innen 30 dager.
Plikten til å slette personopplysninger er i noen tilfeller begrenset av annet lovverk
(f.eks regnskapsloven, arkivloven) og det kan også gjøres unntak fra sletteplikten for
data som lagres for historisk, vitenskapelig eller statistisk formål.


PERSONVERNOMBUDSORDNINGEN
Iflg. Personopplysningslovens skal alle kommuner ha et personvernombud. Eidskog
kommune har felles personvernombud sammen med følgende kommuner:
Kongsvinger, Sør – Odal, Nord – Odal, Grue, Åsnes og Våler.

Et personvernombud er en ressursperson som styrker virksomhetens kunnskap og
kompetanse om personvern.
Personvernombudet jobber tett sammen med kommunens sikkerhetsansvarlige, som
har det overordnede ansvar for å organisere, koordinere og styre sikkerhetsarbeidet i
kommunen.
Rådmann er overordnet sikkerhetsansvarlig i kommunen. I tillegg er det sektorvise
ansvaret for å etterleve lov og forskrift videredelegert til
virksomhetslederne/avdelingsledere i kommunen.

Kontakt:
[navn skjult]
[skjult]@eidskog.kommune.no


LOGGFØRING
Eidskog kommune har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer og den enkelte
behandlingsansvarlig er delegert ansvaret for oppfølging av dette. Det er de ansattes
bruk av fagsystemet som blir registrert her, og det finnes egne rutiner for sjekklister og
kontrolltiltak i det enkelte fagsystem.
Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i
personopplysningsforskriftens §§ 2-8 og 2-14, for å ivareta virksomhetens sikring av
andre informasjonsverdier enn personopplysninger.
Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.




                                                                                         5
ANNEN RELEVANT LOVGIVNING
I tillegg til personopplysningsloven har blant annet følgende lover betydning for Eidskog
kommunes behandling av personopplysninger.

Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig
tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Eidskog
kommune praktiserer meroffentlighet, det vil si at kommunen så langt det er mulig
etterstreber at dokumenter skal være offentlige.

Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli
behandlet i Eidskog kommune. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om
innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven inneholder regler om hvordan sakens dokumenter skal oppbevares,
herunder om lagring i arkivinstitusjon.

Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil
bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan
utleveres til andre.




                                                                                         6
Nettbasert behandling av personopplysninger
Denne erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn
opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon
om hvordan vi behandler disse opplysningene (personopplysningsloven § 18 1.ledd).


ANSVAR
Rådmann er behandlingsansvarlig for Eidskog kommunes nettbaserte behandlinger av
personopplysninger på www.Eidskog.kommune.no, og systemansvaret er delegert til
fagleder IKT. Det er frivillig å oppsøke kommunens nettbaserte tjenester, og
behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.
Dersom det skal sendes søknad elektronisk, avkreves samtykkeerklæring (omtalt som
personvernerklæring for elektroniske skjermdialoger).


INFORMASJONSKAPSLER (COOKIES) OG AUTOMATISK
LAGRING AV INFORMASJON
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som lastes ned og lagres på
datamaskinen din når du åpner en nettside. De aller fleste nettsider bruker slike
informasjonskapsler. Eidskog kommune bruker informasjonskapsler til å forbedre
brukeropplevelsen din og til å samle inn statistikk. Bruken av informasjonskapsler
utgjør ingen sikkerhetsrisiko for deg. Du kan avstå fra å samtykke til lagring av
informasjonskapsler, men det kan føre til at tjenestene på nettsiden ikke fungerer
optimalt. Ingen av opplysningene vi får inn via informasjonskapsler, blir brukt til å
identifisere enkeltpersoner.


NETTANALYSE
Vi ønsker at du som besøkende på nettsidene våre skal finne det du er ute etter raskest
mulig. For å lage og vedlikeholde et brukerrettet nettsted er vi avhengige av å kunne
analysere brukermønsteret til de som bruker sidene våre. Vi samler derfor inn
avidentifiserte opplysninger om besøkende på www.Eidskog.kommune.no. Med
avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn, tilbake til den
enkelte bruker. Hensikten er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og
videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempel på hva statistikken gir svar
på er; søk, hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer og hvilke
nettlesere som blir brukt osv. Opplysningene blir behandlet i aggregert form, det vil si
at alle data blir slått sammen til en gruppe og blir ikke behandlet individuelt. I tillegg
blir opplysningene anonymisert. Informasjonen kan ikke spores tilbake til den enkelte
bruker.

INFORMASJON LAGRET I ELEKTRONISKE SKJEMA
Vi bruker elektroniske skjema for å forenkle og effektivisere offentlig forvaltning. Når
du fyller ut elektroniske skjema på www.Eidskog.kommune.no vil informasjonen du gir
fra deg, bli sendt sikkert til den saksbehandler eller avdeling som trenger informasjonen
til sin saksbehandling. På grunn av informasjonssikkerhet knyttet til sensitiv
informasjon er det ikke alle tjenester det er mulig å søke elektronisk på.


BILDEBRUK
Bildene vi bruker på nettsidene er som oftest illustrasjonsbilder. Ved bruk av bilder tatt
i forbindelse med bruk av våre kommunale tjenester innhenter vi samtykke først.


SOSIALE MEDIER
Eidskog kommune bedriver ikke saksbehandling i sosiale medier, og samler heller ikke
data i sosiale medier.

                                                                                         7
Saksbehandling og arkiv
Eidskog kommune bruker et saksarkivsystem med elektronisk journalføring og
elektronisk lagring av saksdokumenter. Vi bruker Websak levert av ACOS.


ANSVAR
Rådmann er delegert behandlingsansvaret for saksarkivsystemet, og leder for
dokumentsenter er delegert det daglige arkiv- og systemansvaret. Den daglige driften
gjøres av kommunens eget personell, men tidvis bidrar leverandøren innen utvikling,
drift og vedlikehold av systemet.


STANDARDER
Saksarkivsystem følger offentlige standarder (NOARK), er tilgangs- og rollestyrt, og har
særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon (f.eks
personalmapper og andre sensitive personopplysninger). Det er utarbeidet nødvendige
rutiner og styrende dokumenter som sikrer at den faktiske saksbehandlingen er i
samsvar med gjeldende lovverk.
I sakarkivsystemet behandler kommunen personopplysninger for å oppfylle sine
lovpålagte oppgaver etter bl.a. personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentleglova
og arkivloven.


HVA REGISTRERES
Det registreres ulike typer personopplysninger i sakarkivsystemet. Dette er
opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som
fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i hht
arkivlovgivningens regler.
Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Som en del av
den pålagte saksbehandlingen innhenter Eidskog kommune i noen tilfeller opplysninger
fra andre etater på eget initiativ etter lovhjemmel (forvaltningsloven §17).


HISTORISK ARKIV
Eidskog kommune har eget papirarkiv for historisk materiale. Noen historiske arkiver er
avlevert til IKA opplandene, som er et arkivdepot for kommunene i Hedmark og
Oppland. Tilgangen til arkivene er begrenset.

OFFENTLIG POSTLISTE
Eidskog kommune tilgjengelig gjør offentlige dokumenter i postlisten på kommunens
hjemmeside. Kommunen gjør oppmerksom på at korrespondanse med kommunen
journalføres etter arkivlovens retningslinjer, og vil således kunne bli tilgjengeliggjort i
postlisten. Dette betyr også at vi normalt vil gi innsyn i disse om vi får en slik
forespørsel.




                                                                                              8
Direkte kommunikasjon
E-POST OG TELEFON
Rådmann er delegert behandlingsansvaret for kommunens e-post og telefoniløsninger,
og fagleder for IKT er delegert det daglige systemansvaret. E-postløsningen
administreres og driftes av kommunens eget personell. Telefoni driftes av
kommunens eget personell med teknisk bistand fra leverandøren.
Eidskog kommune benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet, og det
kan forekomme at kommunen bruker e-post eller telefon til deler av saksbehandling. I
slike tilfeller skal saksbehandler journalføre relevant korrespondanse i tilhørende
fagsystem. Saksbehandling som inneholder sensitive personopplysninger gjøres ikke på
e-post. Mottatte e-post som inneholder sensitive opplysninger skal ikke distribueres
videre, og skal fjernes fra e-postsystemet.
Eidskog kommunes medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med
interne og eksterne kontakter.
Eidskog kommune ønsker å gjøre deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert, og
vi oppfordrer deg derfor til ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige
opplysninger til oss med e-post.
Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår
telefonsentral. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner.
Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat
etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av
telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres, bortsett fra telefonsamtaler til
legevakten blir loggført etter gjeldende lovverk.


BESØK I EIDSKOG KOMMUNES LOKALER
Vi registrerer besøkende til Eidskog rådhus.


VIDEOOVERVÅKING
Kommunen har et system for utendørs og videoovervåking av kommunal eiendom.
Formålet er å sikre bygningsmasse mot ildpåsettelse, hærverk og innbrudd.
Virksomhetsleder for teknikk, plan og miljø er behandlingsansvarlig for systemet, og
personell ved IKT er delegert systemansvaret.




                                                                                         9
Nærmere om ulike typer personopplysninger
ANSATTINFORMASJON
Eidskog kommune behandler personopplysninger om sine ansatte i sitt HR-system for å
administrere lønn og personalansvar. Det registreres nødvendige opplysninger for
utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent,
skattekommune og fagforeningstilhørighet mm.
Rådmann er delegert behandlingsansvarlig for HR-systemet, og enhet for HR er
delegert systemansvaret. Systemet administreres av kommunens HR-enhet og driftes
av kommunens IKT-enhet, men tidvis bidrar leverandøren innen utvikling, drift og
vedlikehold av systemet. Kommunen har databehandleravtale med leverandøren.
Tilganger er rollestyrte og registreres manuelt ved bruk av inn- og utmeldingsskjema til
kommunens katalogtjeneste som gir standard tilgang til pålogging, intranett og andre
ressurser. Ved opphør og innsendt utmeldingsskjema slettes alle tilganger, filområder
og brukerkontoer etter en kort karanteneperiode.
Rådmann er delegert behandlingsansvarlig for katalogtjenesten, og enhetsleder for
IKT er delegert systemansvaret. Systemet administreres og driftes av kommunens eget
personell.
Videre registrerer kommunen personopplysninger i sitt adgangskontrollsystem.
Loggingen brukes ikke systematisk, og har kun som formål å kunne ettergå bevegelser
i gitte tilfeller.
Det er delt ansvar for hvem som er behandlingsansvarlig for adgangskontrollen, og
enhet for teknikk plan og miljø er tildelt systemansvaret.

Alle opplysningene om ansatte innhentes fra de ansatte selv og utleveres kun i
forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for
personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn,
stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres.
Tilganger til øvrige fagsystemer administreres av den enkelte systemansvarlig iht
styrende dokumenter og gjeldene rutiner for det enkelte fagsystem.
Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.



HELSEOPPLYSNINGER OM BRUKERE GENERELT
Eidskog kommune behandler helseopplysninger knyttet til lovpålagte tjenester i flere
av sine fagsystemer innen helse og omsorg og innen oppvekst. Virksomhetsleder for
helse og omsorg er delegert behandlingsansvarlig innen pleie og omsorg, og
kommunalsjefen for oppvekst og utdanning er delegert behandlingsansvarlig innen
oppvekst.
Den daglige systemdriften gjøres av systemansvarlige for det enkelte fagsystem i
samarbeid med kommunens enhet for IKT. I noen tilfeller kan leverandøren være
involvert i utvikling, drift og vedlikehold – i slike tilfeller har kommunen inngått
databehandleravtale med leverandøren.
Alle data og systemer som inneholder sensitive helseopplysninger ligger i egen «lukket
sone» avskjermet fra kommunens øvrige miljø. Data fra lukket sone kan ikke
transporteres ut av kommunens systemer, og det finnes egne rutiner for opplæring,
tilgangsstyring, og kontrolltiltak til det enkelte fagsystem i lukket sone.
Både kommunalområde helse og omsorg og kommunalområdet oppvekst og utdanning
har egne sikkerhetskoordinatorer med særskilt ansvar for oppfølging av
informasjonssikkerheten i sine respektive kommunalområder.
Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.




                                                                                         10
Velferdsteknologi
Velferdsteknologi er brukerrettet teknologi som har til hensikt å understøtte og
forsterker brukernes trygghet, sikkerhet, muliggjøre økt selvhjulpenhet,
medbestemmelse og livskvalitet. Det betyr å kunne klare daglige gjøremål selv og
kunne få mer kontakt med andre, det være seg familie, venner eller naboer.
Velferdsteknologi deles inn i fire hovedkategorier:

    1. Trygghets- og sikkerhetsteknologi
    2. Kompensasjons- og velværeteknologi
    3. Teknologi for sosial kontakt
    4. Teknologi for behandling og pleie

I Eidskog kommune har man først og fremst fokusert på teknologi som gjør at eldre har
trygge rammer og selvstendighet til å bo lengst mulig hjemme i egen bolig.

Dette kan være:
Lokaliseringsteknologi (GPS)
Elektronisk medisindispenser
Elektroniske dørlåser
Digitalt tilsyn
Oppgradert pasientvarslingsystem
Loggistikkløsning for optimale kjøreruter
Responstjenester etc.

Denne typen teknologi innføres med samtykke fra brukeren selv eller hans/hennes
pårerende.



PERSONOPPLYSNINGER OM ELEVER, BARNEHAGEBARN OG
FORESATTE
Eidskog kommune behandler personopplysninger knyttet til lovpålagte tjenester (jfr.
opplæringsloven og barnehageloven med henvisninger til forvaltningsloven og
personopplysningsloven) i flere av sine fagsystemer innen i oppvekstsektoren.
Virksomhetsleder for Oppvekst er delegert behandlingsansvarlig, og systemdriften
gjøres av systemansvarlige for det enkelte fagsystem, i hovedsak i samarbeid med
kommunens enhet for IKT.
I noen tilfeller kan leverandøren være involvert i utvikling, drift og vedlikehold – i slike
tilfeller har kommunen inngått databehandleravtale med leverandøren.

Kommunen har et skoleadministrativt system som inneholder personopplysninger om
elever og foresatte. Kommunen har også et system for lærere og elever til arbeid i
klasserommet og et system for å kunne følge den enkelte elevs faglige utvikling.
Systemene registrerer navn, alder, klasse og resultater på tester og prøver. Systemene
er en skytjeneste og kommunen har databehandleravtaler med leverandørene.
Skolene har også et SMS-system som inneholder personopplysninger som navn,
adresser og telefonnummer til elever og foresatte, og formålet er at skolen skal kunne
ha et effektivt verktøy for kommunikasjon.
Det finnes egne rutiner for opplæring, tilgangsstyring, og kontrolltiltak i det enkelte
fagsystem.
Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.




                                                                                           11
PERSONOPPLYSNINGER OM BRUKERE I BARNEVERNET
Eidskog kommune behandler personopplysninger knyttet til lovpålagte tjenester (jfr lov
om barneverntjenester §6-7), i sitt fagsystem for barnevern. Fagsystemet har egen
sikker arkivenhet og ligger i sin helhet på egen «sikker sone».
Virksomhetsleder for Oppvekst er delegert behandlingsansvarlig, og
systemdriften gjøres av systemansvarlige for fagsystemet, i hovedsak i samarbeid med
kommunens enhet.



KONTAKTINFORMASJON
E-post: postmottak@Eidskog.kommune.no
Telefon: [skjult nummer]
Postadresse: Postboks 94, 2231 Skotterud
Besøksadresse: Rådhusvegen11, 2230 Skotterud




                                                                                    12