Vedlegg til Kurs- og konferansearrangementer, rammeavtale
Fil: Personvernerklaering-for-Konfliktradet-.pdf
Vedlegg til anbudet Kurs- og konferansearrangementer, rammeavtale fra KONFLIKTRÅDENE.
Personvernerklæring for Konfliktrådet
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til
deg som person (personvernforordningen – GDPR – artikkel 4 nr. 1). For eksempel kan det være navn,
adresse, fødselsnummer, telefonnummer etc. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning,
er om opplysningene direkte eller indirekte kan identifisere en konkret person.
Særlige kategorier personopplysninger er opplysninger som er særlig sensitive. Eksempler på slike
opplysninger er opplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, helseopplysninger, opplysninger om
religion, opplysninger om seksuell legning (personvernforordningen artikkel 9) og opplysninger om
straffedommer og lovovertredelser (personvernforordningen artikkel 10).
1. Behandlingsansvar
Konfliktrådet skal behandle personopplysningene dine på en lovlig og sikker måte. Sekretariat for
konfliktrådene, er konfliktrådenes sentrale administrasjon og øverste behandlingsansvarlig for
personopplysninger som vi behandler, jf. personvernforordningen artikkel 4 nr. 7. I denne
personvernerklæringen kan du lese om hvordan vi behandler personopplysningene dine.
2. Når behandler konfliktrådet personopplysninger?
Vi behandler i hovedsak opplysninger om deg i følgende tilfeller:
- Saksbehandling i konfliktrådssaker:
o Du er part, eller verge til en part, i en sivil sak du selv eller en annen privat part har meldt
inn.
o Du er part, eller verge til en part, i en sak vi har mottatt fra påtalemyndigheten eller andre
instanser.
o Du har en rolle i en konfliktrådssak, f.eks. ved å delta i et oppfølgingsteam.
- Du har søkt jobb hos oss.
- Du er oppgitt som referanse av en jobbsøker.
- Du har søkt meklerverv hos oss.
- Du har sendt oss en henvendelse eller klage.
- Du har bedt om innsyn etter offentlighetsloven.
- Du kontakter oss som journalist for en uttalelse.
- Du har søkt på en av våre tilskuddsordninger.
- Du er oppgitt som referanse av en jobbsøker
- Du har besøkt vår nettside.
3. Saksbehandling i konfliktrådssaker
I hovedsak behandler konfliktrådene personopplysninger som blir innhentet eller gitt til oss i forbindelse
med behandlingen av enkeltsaker. Personopplysningene kan være sendt oss fra påtalemyndigheten eller
domstolene eller fra andre offentlige instanser som for eksempel politi, lensmannskontor, kommuner og
kriminalomsorgen.
Vi mottar også personopplysninger fra privatpersoner. Dette kan være opplysninger som en part gir om seg
selv ved innmelding av en sivil sak, men også opplysninger om andre personer som inngår i saken. I
forbindelse med gjenopprettende møter sender saksbehandleren i konfliktrådet utvalgte saksdokumenter til
mekleren.
I meklersakene sendes saksdokumentene til mekleren i Meklerportalen, eventuelt som sikker digital post
eller fysisk post. Fysiske dokumenter returneres til konfliktrådet etter at saken er meklet. Saksdokumenter
som er mottatt som sikker digital post slettes når saken er meklet iht. Sikkerhetsinstruks for mekler i
konfliktrådet.
Fastsatte kriterier må være oppfylt for at saksdokumentene skal kunne deles med Meklerportalen. Meklerne
får tilgang til sakene, inkludert saksdokumentene, ved å logge seg inn i Meklerportalen med sin private
Bank-ID. Meklerne bruker saksdokumentene for å gjøre seg kjent med saken før det avholdes formøte med
partene og meklingen gjennomføres. Mekleren bruker også personopplysningene som tilgjengeliggjøres i
Versjon Tittel Type dokument Ansvar Dato Godkjent av
1.3 Personvernerklæring for Retningslinje Medarbeider personvern 21.08.2024 Leder stab
Konfliktrådet
Meklerportalen for å kalle partene inn til mekling, minne dem på tidspunkt for mekling, sende avtaleskjema
til konfliktrådet etter endt mekling og til å sende oppsummerings- og egenevalueringsskjema til konfliktrådet.
Formålet med Meklerportalen er bedre informasjonssikkerhet, sikre enhetlig praksis og legge til rette for
samhandling mellom saksbehandlerne i konfliktrådet og meklerne.
I straffegjennomføringssakene (oppfølging i konfliktråd, ungdomsoppfølging og ungdomsstraff) kan det
være nødvendig å dele personopplysninger med andre aktuelle samarbeidspartene (eks. medlemmer i
oppfølgingsteamet). Dette er det i så fall samtykket til av ungdommen/siktede i eget samtykkeskjema.
Utover dette kan deling av slike opplysninger ellers kun skje der det er hjemmel for det f.eks. i
forvaltningsloven §§ 13 a flg.
Personopplysninger benyttet i behandlingen er variert og kan omfatte alle kategorier nevnt i
personvernforordningen artikkel 9 (rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion,
filosofisk overbevisning, fagforeningsmedlemskap, genetiske opplysninger, biometriske opplysninger for
identifisering, helseopplysninger, seksuelle forhold og legning) samt artikkel 10 (opplysninger om
straffedommer og lovovertredelser). Dette i tillegg til behandling av vanlige personopplysninger som navn,
fødselsnummer og kontaktinformasjon. Utover dette vil sakens karakter være bestemmende for hvilke typer
personopplysninger som inngår i behandlingen.
Formålet med behandlingen
Formålet med behandlingen av personopplysninger i enkeltsakene er å sikre at konfliktrådets meklere og
saksbehandlere innehar alle nødvendige saks- og personopplysninger for å gjennomføre en korrekt mekling
og saksbehandling av saken i tråd med konfliktrådsloven. Det er nødvendig å behandle
personopplysningene for at konfliktrådet skal kunne ivareta våre oppgaver, dvs. gjennomføre hhv.
straffereaksjonene ungdomsstraff, ungdomsoppfølging og oppfølging i konfliktråd, gjennomføring av
mekling i konfliktråd og behandling av sivile saker.
Formålet med registrering av utfallet av en sak om brudd, som er returnert til påtalemyndigheten eller bragt
inn for retten, er både oppfølgingen av straffegjennomføringen i konfliktrådet og statistiske formål.
Behandlingsgrunnlaget
Sivile saker
Behandlingen av personopplysninger i konfliktrådet er nødvendig for å «utøve offentlig myndighet», jf.
personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. konfliktrådsloven § 1 og forskrift om
konfliktrådsbehandling § 1.
Unntak for behandling av særlige kategorier av personopplysninger finnes i personvernforordningen
artikkel 9 nr. 2 bokstav f.
Straffesaker – ungdomsstraff, ungdomsoppfølging, oppfølging i konfliktråd og mekling i konfliktråd
Det fremkommer eksplisitt i forskrift om overgangsregler for behandling av personopplysninger (FOR-2018-
06-15-877) § 1 bokstav b at personopplysningsloven av 2000 (LOV-2000-04-14-31) og
personopplysningsforskriften av 2000 (FOR-2000-12-15-1265) fortsatt gjelder for behandling av
personopplysninger i forbindelse med gjennomføring av strafferettslige reaksjoner i konfliktrådene.
Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i straffesaker er personopplysningsloven
2000 § 8 bokstav b, d eller e, jf. § 9 første ledd bokstav b eller h, jf. konfliktrådsloven § 1 og forskrift om
konfliktrådsbehandling § 1.
4. Behandling av personopplysninger i andre tilfeller
Jobbsøkere og søkere til meklerverv
Dersom du søker jobb hos konfliktrådet, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere søknaden
din og administrere rekrutteringsprosessen. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de
opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og
attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan konfliktrådet også gjennomføre egne undersøkelser, typisk
samtaler med jobbsøkerens referanser. Konfliktrådet behandler personopplysningene som er nødvendig for
å administrere rekrutteringsprosesser.
Side 2 av 5
Stillingssøknader oppbevares i JobbNorge sitt jobbsøkersystem. Søkerlister og innstillinger, samt
stillingssøknader på søkere som blir ansatt overføres til sak- og arkivsystemet vårt (Elements) og bevares
og oppbevares i tråd med arkivlovgivningen.
Dersom du søker om meklerverv, trenger konfliktrådet å behandle personopplysninger om deg for å vurdere
om du blant annet er egnet til å være mekler, jf. konfliktrådsloven § 5 første ledd. Eksempler på slike
personopplysninger er søknad, CV, vitnemål og attester.
Behandlingsgrunnlaget for personopplysninger som framkommer i jobbsøknader og søknader om
meklerverv er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b eller c. Hvis du blir ansatt eller får
meklerverv, gjelder en egen personvernerklæring for hhv. ansatte og meklere i konfliktrådet.
Telefon
Når du ringer til oss, vil telefonnummeret ditt bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor
lenge samtalen varte i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av
systemet. Loggen lagres i tre måneder fra samtalen. Etter tre måneder slettes informasjonen. I tillegg har
ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner.
Dersom telefonsamtalen er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat som journalføres etter
samtalen, se punkt 4 ovenfor. Dersom telefonsamtalen ikke dreier seg om en enkeltsak som behandles hos
oss, kan det lages et telefonnotat i vårt saksbehandlingssystem om samtalen.
Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å
behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn
hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen
er å kunne følge opp telefonsamtaler ved behov.
E-post
Konfliktrådet benytter e-post i den daglige kommunikasjon og for å utføre våre arbeidsoppgaver. Dersom en
e-post er/blir gjenstand for saksbehandling, vil denne arkiveres i saksbehandlingssystemet Elements. Den
enkelte saksbehandleren er ansvarlig for å slette e-poster i Outlook som ikke lenger er aktuelle. Ved
fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til leder eller den
leder bestemmer. Vi skanner all inn- og utgående e-post for virus og skadevare.
Behandlingsgrunnlaget vårt for behandling av personopplysninger i e-poster er personvernforordningen
artikkel 6 nr. 1 bokstav e som tillater oss å behandle opplysninger som er «nødvendig for utøvelse av
offentlig myndighet» jf. konfliktrådsloven § 1 og forskrift om konfliktrådsbehandling § 1. Hvis henvendelsen
din inneholder særlig kategorier personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen
artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g.
Vi oppfordrer til at særlig kategorier personopplysninger ikke sendes på e-post.
Personopplysninger innsamlet gjennom våre nettsider
Sekretariatet for konfliktrådene forvalter og administrerer nettstedene til konfliktrådet. Konfliktrådenes
nettsider er konfliktraadet.no, konfliktrådets intranett og konfliktrådets meklerportal.
Vidi leverer, drifter og er databehandler av nettsidene konfliktraadet.no, konfliktrådets intranett og
konfliktrådets meklerportal. Custom Publish AS, leverer, drifter og er databehandler på gammelt intranett og
gammelt meklernett.
På nettsidene har vi elektroniske skjemaløsninger for søknad på meklerverv, søknad på tilskuddsmidler,
rapportering av tilskuddsmidler og innmelding av sivil sak. Opplysningene som meldes inn lagres iht.
virksomhetens rutiner samt arkivlova med forskrifter.
Konfliktraadet.no informerer om bruk av informasjonskapsler i nettsidens bunntekst.
Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics til å gi generell statistikk om hvordan nettstedet brukes slik at
vi kan forbedre innholdet, les mer her: konfliktraadet.no. Analyseverktøyet gir oss blant annet informasjon
om hvor mange som besøker våre nettsider, hvor lenge besøket varer, og hvilke nettlesere som benyttes.
Google lagrer ikke data om hvilken side besøkeren kommer fra, og ingen av informasjonskapslene gjør at vi
kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson, ettersom IP-adressen som
lagres er en «oppkuttet-versjon» som ikke skal kunnes spores. Brukernavn og passord sendes ikke i
klartekst. Brukernavn og passord verken lagres eller brukes til annet enn å verifisere autentiseringen.
Side 3 av 5
Besøkende til våre lokaler / kamera i porttelefon
Konfliktrådene lagrer ikke opplysninger som navn og/eller bilder av besøkende. Noen konfliktråd leier
imidlertid lokaler i bygninger der utleieren registrerer og lagrer bilder av besøkende for en kortere periode.
Dette gjelder først og fremst konfliktråd som har kontor i samme bygg som politiet. Ta kontakt med det
lokale konfliktrådet, eller personvernombudet i Sekretariatet for konfliktrådet, dersom du ønsker nærmere
opplysninger om registrering av besøkende ved våre kontorer.
5. Arkivlovgivning, partsinnsyn og offentlighetslovgivningen
Som et offentlig organ har konfliktrådet plikt til å føre postjournal etter offentleglova § 10. All
korrespondanse i forbindelse med saksbehandling blir journalført. Hovedregelen etter offentleglova § 3 er at
forvaltningsorganers saksdokumenter, journaler og liknende registre er offentlig tilgjengelige. Det betyr at
alle kan gjøre seg kjent med blant annet innholdet i den korrespondansen vi har journalført. Dette med
mindre dokumentene eller enkeltopplysninger skal unntas offentlighet, for eksempel på grunn av
taushetsplikt. Konfliktrådet bruker sak- og arkivsystemet Elements til saksbehandling og arkivering.
Ved krav om innsyn i offentlige dokumenter utleverer vi personopplysninger i samsvar med offentleglova og
forvaltningsloven. Konfliktrådet publiserer ikke postjournal på internett.
Vi gjør oppmerksom på at det som regel er unntak fra partsrettighetene i forvaltningsloven i sivile saker og
mekling i konfliktråd. Begrunnelsen er at mekling ikke fører til et enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven § 3 første
ledd. Det betyr i denne sammenheng at forvaltningslovens regler om partsinnsyn (at partene har rett til
innsyn i sakens dokumenter) etter forvaltningsloven §§ 18 flg. ikke gjelder i disse sakene. Partene i en sivil
sak eller sak om mekling i konfliktråd kan imidlertid be om innsyn etter reglene i offentleglova.
Etter arkivloven § 6 har konfliktrådet, som en offentlig virksomhet, arkivplikt. Det innebærer bl.a. at
saksdokumenter lagres i vårt arkiv. Konfliktrådet vil oppbevare personopplysningene dine så lenge de er
nødvendige for å løse oppgavene i punkt 3 og 5. Etter det kan personopplysningene dine bli overført til
Riksarkivet etter arkivlova § 10.
6. Dine rettigheter
Du kan utøve dine rettigheter ved å sende e-post til post@konfliktraadet.no eller sende brev til Sekretariat
for konfliktrådene, Postboks 2110 Vika, 0125 Oslo.
Du kan også kontakte vårt personvernombud på post.personvern@konfliktraadet.no.
Vi fraråder å sende personsensitive opplysninger på e-post.
Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.
Innsyn i egne opplysninger
Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.
Les mer om retten til innsyn
Korrigering av personopplysninger
Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger
Sletting av personopplysninger
I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.
Les mer om retten til sletting
Begrensning av behandling av personopplysninger
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.
Les mer om retten til begrensning
Protestere mot en behandling av personopplysninger
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en
interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Les mer om retten til å protestere
Side 4 av 5
Dataportabilitet
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å
overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.
Les mer om retten til dataportabilitet
Klage
Dersom du mener konfliktrådet behandler dine personopplysninger i strid med personopplysningsloven,
personvernforordningen eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å levere en klage til Datatilsynet.
Klager kan leveres via kontaktfunksjonen på deres nettsider; Datatilsynet. Ta gjerne først kontakt med
Konfliktrådets personvernombud dersom du vurderer en klage.
Personvernombudet kan kontaktes på e-post post.personvern@konfliktraadet.no. Henvendelser på e-post
går til personvernombudet og personverngruppen, og vil behandles konfidensielt.
Side 5 av 5
Tekst er automatisk ekstrahert fra originaldokumentet. For autoritativt innhold, se originalfilen.