Tjenestebeskrivelse-og-ROS-grunnlag-%E2%80%93-KS-Bibliotek.pdf
Vedlegg til anbudet Forhåndskunngjøring: Digitale innholdstjenester gjennom norske bibliotek fra Vestfold fylkeskommune.
Tjenestebeskrivelse og ROS-grunnlag – KS Bibliotek
Dette dokumentet gir en beskrivelse av tjenesten KS Bibliotek, og danner grunnlag for
vurdering av risikoer og sårbarheter knyttet til implementering og drift. Dokumentet
beskriver også det service-nivået som folkebibliotekene og de offentlige videregående
skolebibliotekene (heretter kalt Bibliotekene) vil få fra KS Bibliotek, samt hva som forventes
av Bibliotekene.
Innhold
Tjenestebeskrivelse ...................................................................................................... 2
Omfang av tjenesten .................................................................................................. 2
Forhandlinger og administrasjon ................................................................................ 2
Fakturering................................................................................................................ 3
Tilknytning ................................................................................................................ 3
Brukerstøtte og lokal støtte ........................................................................................ 3
Statistikk................................................................................................................... 4
Bibliotekenes ansvar ................................................................................................. 5
ROS-grunnlag ............................................................................................................... 6
Tilgangsstyring Consortiamanager .............................................................................. 6
Tilgangsstyring BibStat (Frivillig) .................................................................................. 7
Tilgangsstyring Mediebanken (Frivillig) ........................................................................ 7
Underdatabehandler ................................................................................................. 7
Interessent- og personasoversikt ................................................................................ 9
Risikovurdering og personvernkonsekvensvurdering .................................................. 10
Tjenestebeskrivelse
KS Bibliotek er et forvaltnings- og utviklingsorgan i KS Digital som forhandler og
administrerer lisensavtaler på vegne av folkebibliotek og offentlige videregående
skolebibliotek i Norge. Formålet med aktiviteten er å samle, styrke og effektivisere
bibliotekenes digitale innholdstjenester for å sikre likere tilgang og bedre vilkår, samt
etablere felles infrastruktur som bidrar til dette.
Omfang av tjenesten
Systemer og tjenester som er omfattet av Servicekonseptet
Forhandlinger, administrasjon og fakturering
BibStat / Statistikk
Brukerstøtte og lokal støtte
Bibliotekenes ansvar
Personvernevaluering
Tilgjengelighetsvurdering
Forhandlinger og administrasjon
Gjennom å forhandle for alle folkebibliotek og offentlige videregående skoler skal KS
Bibliotek sikre best mulige betingelser og priser for Bibliotekene og dermed sikre alle
Bibliotekenes mulighet til å formidle og gi adgang til digitale innholdstjenester.
Gjennom ConsortiaManager kan Bibliotekene knytte seg opp mot ferdig forhandlede
avtaler med leverandører av digitale innholdstjenester. KS Bibliotek skal løpende holde
tilbud og priser for Bibliotekene oppdatert gjennom ConsortiaManager. KS Bibliotek skal
sørge for at FTE (innbyggertall og ansatt- / elevtall) for Bibliotekene er oppdatert i forkant av
hver forhandling.
Ved bestilling av en eller flere digitale innholdstjenester forplikter Bibliotekene seg til å
følge de lisensvilkårene som følger den enkelte avtale. KS Bibliotek skal tydeliggjøre
vilkårene i hver enkelt lisensavtale gjennom å presentere hovedpunktene fra
lisensavtalene til hvert enkelt produkt.
Fakturering
Gjennom året mottar KS Bibliotek fakturaer fra både norske og utenlandske leverandører,
som hovedsakelig viderefaktureres samlet til Bibliotekene 1 gang årlig i januar. For
tjenester hvor kostnadene er knyttet til bruk, etterfaktureres dette gjennom året.
Bibliotekene faktureres i NOK med et påslag på 5% for å dekke opp for valutasvingninger.
Påslaget returneres til sektoren i form av teknisk utvikling, markedsføring av tjenester eller
andre aktiviteter som kommer sektoren som helhet til gode.
Dersom valutasvingninger i perioden mellom bibliotekets faktura og KS Biblioteks
hovedfaktura for produktet overstiger påslaget, forbeholder KS Bibliotek seg retten til å
sende ut en ekstrafaktura for å dekke inn et eventuelt tap.
Tilknytning
Tilknytningsperioden for Bibliotekene pågår som hovedregel på høsten og kan vare frem til
midten av november.
KS Bibliotek varsler kontaktpersoner ved Bibliotekene når tilknytningsperioden begynner.
Bibliotekene har som hovedregel 4 uker på å ta stilling til hvilke avtaler de ønsker å knytte
seg til eller fornye. Fornyelser, nytegninger og/eller oppsigelser foregår samtidig.
I den grad den enkelte leverandør tillater det, vil det være mulig å knytte seg til en avtale i
etterkant.
Brukerstøtte og lokal støtte
Bibliotekene vil ha en primærkontakt for KS Bibliotek hos sitt lokale fylkesbibliotek. Den
lokale støtten skal kunne bidra til å holde informasjonen om Bibliotekene i eget fylke Commented [TG1]: fylkeskontakt
oppdatert i ConsortiaManager. Lokal støtte skal også bistå Bibliotekene rent praktisk i
anskaffelser, fornyelser og/eller oppsigelser gjennom ConsortiaManager.
Ved behov for brukerstøtte til lånere eller Bibliotekene selv til den enkelte digitale
innholdstjenesten skal KS Bibliotek sørge for oppdatert kontaktinformasjon gjennom
ConsortiaManager.
KS Bibliotek yter førstelinje-brukerstøtte til Bibliotekene i henhold til listen under og vil
gjøre sitt ytterste for å besvare alle henvendelser innen 72 timer på hverdager. Commented [TG2]: virkedager
Registrering av nye brukere i ConsortiaManager
Administrativ brukerstøtte
Fakturering
BibStat / Statistikk
Faglig brukerstøtte
Priser
Teknisk brukerstøtte
Galt oppsett hos leverandør
Manglende tilgang eller fjerntilgang
Mediebanken
Øvrige lignende spørsmål
Statistikk
Med utgangspunkt i det mulighetsrommet som finnes skal KS Bibliotek tilgjengeliggjøre
statistikk for den enkelte digitale innholdstjeneste på biblioteknivå. Muligheten til å ta ut
statistikk på biblioteknivå avhenger av den enkelte lisensavtale som er forhandlet frem.
KS Bibliotek bruker BibStat.no som publiseringskanal for statistikk. I den grad det er mulig
vil statistikken importeres automatisk fra leverandør til BibStat.no. I de tilfeller hvor
statistikken må håndteres manuelt fra leverandør og/eller KS Bibliotek skal tallene
tilgjengeliggjøres raskest mulig. Ved manuell håndtering av statistikken kan ikke KS
Bibliotek stilles ansvarlig for ujevn publiseringsfrekvens.
KS Bibliotek er ikke ansvarlig for innsamlingen av bruksstatistikk og kvaliteten på
statistikken fra eksterne løsninger hos leverandørene. I de tilfeller hvor et bibliotek deler ip-
adresser eller annen infrastruktur, vil de også risikere at statistikken ikke kan fordeles
automatisk mellom bibliotekene.
KS Bibliotek skal laste opp den offisielle folkebibliotekstatistikken til BibStat, slik at tall fra
både det fysiske medietilbudet, digitale innholdstjenester gjennom KS Bibliotek og annet
tallmateriell kan sees samlet.
Som hovedregel skal tallene være tilgjengelig for alle interessenter.
Bibliotekenes ansvar
Bibliotekene skal selv eller gjennom Lokal støtte ved fylkesbiblioteket sikre at KS Bibliotek
har en kontaktperson ved Bibliotekene. Dette gjøres ved å holde kontaktinformasjonen i
ConsortiaManager oppdatert.
Bibliotekene skal sikre at IP-adresser er korrekte og oppdateres ved endringer, slik at
leverandører kan gi tilgang til sitt innhold digitalt. Bibliotekene skal gjøre sitt ytterste for at
IP-adressene er avgrenset til de fysiske biblioteklokalene, slik at kun autoriserte brukere
(definert i ConsortiaManagers «Help section») får tilgang til innholdet. Leverandørene
avgjør selv i hvor stor grad de kan akseptere lekkasjer utover tilgangen som gis til
autoriserte brukere.
Det forventes at Bibliotekene setter seg tilstrekkelig inn i ConsortiaManager og/eller tildeler
Lokal støtte i eget fylkesbibliotek myndighet til å administrere konto på dets vegne.
Bibliotekene er selv ansvarlige for tilknytning og oppsigelser, som gjøres årlig gjennom
tilknytningsperioden, av lisensavtalene som til enhver tid er tilgjengelige fra KS Bibliotek
gjennom ConsortiaManager. Avtalene som bibliotekene knytter seg til vil automatisk
fornyes for ett år av gangen. Bibliotekene plikter å løpende kontrollere at priser på
tilknyttede avtaler er korrekte.
Hovedpunktene fra avtalene som tydeliggjøres gjennom ConsortiaManager representerer
kun et utsnitt av den enkelte lisensavtales innhold. Det er Bibliotekenes ansvar å sikre at
Bibliotekene overholder alle vilkår i det enkelte innkjøpte produkts lisensavtale.
ROS-grunnlag
KS Bibliotek følger databehandleravtalen mellom KS Digital og den enkelte
fylkeskommune/kommune.
Behandlede datatyper:
Grunnleggende personopplysninger: navn, e-postadresse, jobbtittel,
organisasjon/avdeling.
Brukeradministrasjon: E-postadresse og passord (hashet og kryptert)
Tekniske data: IP-adresser, enhetsinformasjon, systemlogger
Kommunikasjonsdata: meldinger og kommentarer i samhandlingsverktøy
Det behandles ingen særlige kategorier av personopplysninger (GDPR art. 9)
Tilgangsstyring Consortiamanager
Tilgang til Consortiamanager tildeles fortløpende for det enkelte bibliotek gjennom
fylkeskontakt eller KS Bibliotek. Det er også anledning for biblioteket til å legge
til/oppdatere og fjerne egne brukere tilknyttet eget bibliotek.
Fylkeskontakter og relevante ansatte i KS Digital har administrator-tilgang på KS
Bibliotek/konsortium-nivå. Øvrige brukere har tjenesten har administrator-tilgang på eget
bibliotek, evt. Bruker eller lese-tilgang.
Det finnes tre nivåer av roller i løsningen:
1. Administrator – Full tilgang til alle funksjoner, inkludert brukeradministrasjon,
systeminnstillinger og overordnet konfigurasjon.
2. Bruker – Kan oppdatere data, administrere avtaler og utføre operasjoner innenfor
tildelte rettigheter.
3. Lese – Kan se avtaler, priser og dokumenter, men ikke gjøre endringer.
Tilgangsstyring BibStat (Frivillig)
Tilgang til BibStat gis gjennom henvendelse til brukerstøtte i KS Digital.
Det finnes to nivåer av roller i løsningen:
1. Administrator – Full tilgang til alle funksjoner, inkludert brukeradministrasjon,
systeminnstillinger og overordnet konfigurasjon.
2. Abonnent – Kan logge seg på nettsiden og se bruksdata for alle digitale
innholdstjenester som forvaltes av KS Bibliotek.
Tilgangsstyring Mediebanken (Frivillig)
Medeibanken er åpen og tilgjengelig for alle, men har også en brukerinnlogging hvor
bibliotekene kan samhandle om deling av markedsføringsmateriell utover den åpne
tilgangen. Tilgang til Mediebanken gis gjennom henvendelse til brukerstøtte i KS Digital.
Det finnes to nivåer av roller i løsningen:
1. Administrator – Full tilgang til alle funksjoner, inkludert brukeradministrasjon,
systeminnstillinger og overordnet konfigurasjon.
2. Abonnent – Kan logge seg på nettsiden og se bruksdata for alle digitale
innholdstjenester som forvaltes av KS Bibliotek.
Underdatabehandler
Navn Org.nr. Adresse Beskrivelse av Behandlings Kontaktinfo
handlingen sted
Intility AS 981 96 Schweig Driftsleverandør. Norge https://intility.com/
7 070 aards Håndterer no/kontakt/.
gate 39 infrastruktur,
nettverk, DNS og
drift av
komponenter for
KS Digital
Subscript DK- Lergravs Leverandør av Danmark https://consortia
ion 345763 vej 61, 3. ConsortiaManager manager.com/co
People 35 2300 ntact
ApS Copenh
agen S.
NTB AS 914 Skipperg Leverandør av Norge https://www.ntb.n
797 ata 24, Mediebanken o/kontakt
497 0154
Oslo
GROUP. 984 10 Jernbane Leverandør av Norge https://www.prois
ONE 6 211 gaten 3 server-løsning for p.no/om-
NORWAY 3111 BibStat oss/kontakt/
AS Tønsber
g
Interessent- og personasoversikt
Personas/interessent Rolle Kommentar
Representanter for de registrerte / innbyggere
Representerer innbyggere i en
Inger Innbygger kommune som har en
tilknytning til løsningen.
Organisasjonens representanter i bruken av løsningen
Ansvarlig for å ivareta oppsett
Turid Tjenesteadministrator og brukeradministrasjon i én
bestemt Fiks-tjeneste.
Ansvarlig for å følge de rutiner
og retningslinjer kommunen
Berit Bibliotekar
har for bruk av system/tjeneste
for bibliotekfaglig arbeid.
Ansvarlig for å følge de rutiner
og retningslinjer som foreligger
Frode Fylkesansatt
for bruk av Fiks-tjenesten i
kommunen
Ansvarlig for å ivareta teknisk
konfigurasjon og
Siri Systemadministrator
administrasjon av kommunens
fagsystem
Representanter for KS Digital i utvikling, drift og vedlikehold
KS Digitals ansvarlige for å
følge opp kommunene og Har ansvar for å ha løpende
Polly Produktansvarlig
deres behov for å bistand med dialog og kommunikasjon
tjenesten. med kommunene. Ansvar
for videre forbedring og
forvaltning av tjeneste.
Har ansvaret for å
KS Digitals brukerstøtte.
utarbeide veiledere og
Jobber med å løse problemer
Bror Brukerstøtte prosedyrer, og være
og veilede brukere av
support for de som har
løsningen.
problemer med løsningen.
Ansvarlig for sikkerheten på
Sjur Sikkerhet Sikkerhetsansvarlig
Fiks-plattformen
Har ansvar for å sikre, drifte
Ansvarlig for drift og
Dagny Driftsleverandør og vedlikeholde
vedlikehold av KS Digital
driftsmiljøet til KS Digital.
Utvikler en løsning som brukes Ansvarlig for å utvikle sikre
Terje Tredjepartsutvikler
av KS Bibliotek. løsninger og programvare.
Ansvarlig for ett eller flere
av Digitale
Larry Leverandør
Innholdstjenester levert av
KS Bibliotek
Representanter for uvedkommende trusselaktører
Felles betegnelse for
Har ikke noe ansvar, bare
Harry Hacker angripere, brukt for å illustrere
muligheter.
CAPEC-trusler
Risikovurdering og personvernkonsekvensvurdering
KS Digital har utarbeidet maler som kan benyttes som utgangspunkt ved gjennomføring av
risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS) og vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA).
Malene er ment som støtteverktøy, men hver kommune er selv ansvarlig for å gjøre egne
vurderinger og tilpasse innholdet til lokal kontekst. Malen for risikovurderingen kan lastes
ned fra hjemmesiden til KS Digital.
Malen er i Excel-format og det kan enkelt legges til, fjerne eller endre risikoer.
Løpenummeret eller IDen som blir tildelt er avhengig av et sentralt register, men om noen
skal legges til eller endres er det bare å legge til en ID som ikke er i bruk. Løpenumrene for
risiko er for eksempel R001, for tiltak er det T001 og for foreslåtte tiltak er FT001.
For å endre eksisterende risikoer eller legge til nye, må man enkelt legge til en ny rad i
"Risiko"-tabellen under "Risikofanen" i regnearket. Man tildeler risikoen et løpenummer, gir
den en beskrivelse, kobler den til nødvendige tiltak og gir en vurdering av gjenværende
risiko ved hjelp av en kalkulert risikoverdi basert på skjønnsmessig vurdering av
sannsynlighet og konsekvens.
Endring av eksisterende tiltak og behovet for å legge til nye følger samme prosedyre. Disse
tiltakene kan deretter kobles til en eller flere risikomomenter, som vi kaller risikohistorier i
KS Digital.
Ta gjerne kontakt med [skjult]@ksdigital.no om noe er uklart.
Tekst er automatisk ekstrahert fra originaldokumentet. For autoritativt innhold, se originalfilen.