Vedlegg til Anskaffelse av nytt system for EPJ (elektronisk pasientjournal) til Sør-Fron kommune

Personvernerklæring for Sør-Fron kommune

Denne personvernerklæringen handler om hvordan Sør-Fron kommune samler
inn og bruker informasjon om brukere av kommunens nettsted og digitale
publikumstjenester samt saksbehandling og arkiv.

Ansvarlig

Det er Sør-Fron kommune som har hovedansvaret for behandlingen av
personopplysningene. Det er også kommunen som er databehandler i tillegg til
forskjellige systemleverandører. Det foreligger databehandleravtaler mellom
SørFron kommune og leverandørene som regulerer hvilken informasjon
leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Avtalene skal ivareta
personopplysningsloven, herunder personvernforordningen, og sikre at praksis
for behandling av personopplysninger er i tråd med Datatilsynets anbefalinger.

Innsamling av webstatistikk

Sør-Fron kommune benytter per i dag ingen analyseverktøy for å samle inn
opplysninger om besøkende på våre hjemmesider. Vi har kun «fikk du vite det
du ville?» hvor brukere kan gi tilbakemeldinger dersom de ønsker det, men disse
kan da ikke identifisere hvem som gir tilbakemeldingen. Opplysningene er såkalt
avidentifisert.

Informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som lagres på din datamaskin
når du laster ned en nettside. De aller fleste nettsider bruker slike
informasjonskapsler. SørFron kommune bruker ikke cookies til å generere
statistikk. Vi kan dermed ikke spore din bruk av nettstedet tilbake til deg som
enkeltperson.

Sikkert nettsted

Sør-Fron kommune benytter HTTPS for å sikre våre nettløsninger mot hacking.
HTTPS gjør at kommunikasjonen skjer sikkert mellom nettleseren din og
datamaskin/mobil enhet og serveren som driver nettstedet.

Elektroniske skjema og digitale tjenester

Når du fyller ut digitale skjema, elektroniske webskjema i elektronisk
søknadssenter eller benytter deg av andre innloggende tjenester, vil dine
personopplysninger (for eksempel navn, telefonnummer eller e-postadresse) bli
registrert av Sør-Fron kommune. Informasjonen som blir sendt inn vil bli
behandlet som fortrolig så sant du ikke har gitt samtykke til noe annet.
Opplysningene vil være tilgjengelig for saksbehandlende enhet i Sør-Fron
Sør-Fron kommune                Tlf. [skjult nummer]
Kommunevegen 1, 2647 Sør-Fron   E-post: postmottak@sor-fron.kommune.no
Org.nr. 941 827 195             Web: www.sor-fron.kommune.no             Side 1 av 2
kommune og benyttes til sakens opprinnelige formål. Avsluttede saker vil være
tilgjengelig i kommunens sentrale arkiv.

E-post til Sør-Fron kommune

Vi lagrer opplysninger om deg når du sender e-post direkte til oss.
Eposthenvendelsen mottas av vårt postmottak som tar stilling til om den skal
journalføres eller ikke. Dersom den skal det, overføres den til vårt arkivsystem.
Dersom den ikke skal journalføres videresendes den for eksempel til
tjenesteleder som informasjon eller liknende. Vi gjør deg oppmerksom på
følgende: Henvendelser du sender direkte via e-post, sendes ikke kryptert.
Kryptering vil si at data er omformet slik at informasjonen den inneholder ikke
kan leses av en utenforstående tredje part. Vi oppfordrer deg derfor om ikke å
sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Personvernombud

Sør-Fron kommune har eget personvernombud. Denne skal gi ledelsen råd og
veiledning i personvernspørsmål, men skal også på en uavhengig måte vurdere
kommunens regeletterlevelse på personvernområdet.

Opplysninger kommunen har samlet inn om deg

Du kan ved forespørsel få se alle opplysningene Sør-Fron kommune har
registrert om deg. Dersom opplysningene ikke er korrekte eller relevante, kan
du be om at de slettes. Det er også slik at alle har rett til å kreve innsyn i
offentlige journaler, registre og liknende fordi alle kommunale saksdokumenter
er offentlige dersom det ikke er gjort unntak i lov.

Saksbehandling og arkiv

Sør-Fron kommune bruker et sakarkivsystem med elektronisk journalføring og
elektronisk lagring av saksdokumenter. Systemet er tilgang og rollestyrt ut fra
de ansattes faktiske behov i forbindelse med utførelsen av arbeidet sitt. Det
registreres ulike typer personopplysninger i sakarkivsystemet som navn,
adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som fremgår av
henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til
arkivlovgivningens regler.

Sør-Fron kommune tilgjengeliggjør offentlige dokumenter i postlisten på
kommunens hjemmeside.

Kontaktinformasjon

Har du spørsmål om denne personvernerklæringen, kan du kontakte oss på
telefon [skjult nummer] eller e-post: postmottak@sor-fron.kommune.no
Sør-Fron kommune                Tlf. [skjult nummer]
Kommunevegen 1, 2647 Sør-Fron   E-post: postmottak@sor-fron.kommune.no
Org.nr. 941 827 195             Web: www.sor-fron.kommune.no             Side 2 av 2