Rammedokument_Fellesavtale%20for%20Flyreiser.pdf
Vedlegg til anbudet Reisebyråtjenester fra KRISTIANSAND KOMMUNE.
Saksbehandler Deres dato Vår dato
Frederik Hanses 13.06.2022
Telefon Deres referanse Vår referanse
483 38 193 22/637
Mottaker
Virksomhetsleder
med kopi til lokal avtaleforvalter for reiseavtaler
Rammedokument – Fellesavtale om kjøp av flyreiser
Om dette dokumentet
DFØ/Statens innkjøpssenter er i fullmakten1 til å inngå og forvalte felles innkjøpsavtaler blitt bedt
om å utarbeide et rammedokument for hver enkelt felles innkjøpsavtale.
Rammedokumentet skal gi virksomhetene retningslinjer for hvordan fellesavtalen bør brukes.
Riktig bruk av avtalen er sentralt for virksomhetens realisering av potensialet for gevinster i
fellesavtalen. For å oppnå gevinstene, er det viktig at deltagende virksomheter innretter sin bruk av
avtalen i samsvar med føringene i dette rammedokumentet.
Om fellesavtalen
DFØ v/ Statens innkjøpssenter har inngått avtale med 8 leverandører om kjøp av flyreiser.
Avtalene er inngått per flystrekning og kabinklasse (økonomi, premium økonomi og business), og
dekker 327 strekninger med 629 tilhørende avtaleområder, både innenlands og utenlands.
Det er inngått rabattavtaler, dvs. den til enhver tid gjeldende billettprisen fratrekkes en rabatt i %.
Prisen som vises til den enkelte reisende i bestillingsøyeblikket er den endelige prisen etter
fratrukket rabatt.
Følgende leverandører er valgt:
• KLM ROYAL DUTCH AIRLINES, 244 avtaleområder
• Scandinavian Airlines System Denmark-Norway-Sweden, 236 avtaleområder
• Turkish Airlines, 215 avtaleområder
• Qatar Airways, 138 avtaleområder
• Widerøe AS, 93 avtaleområder
• Norwegian Air Shuttle ASA, 58 avtaleområder
• Ethiopian Airlines, 44 avtaleområder
• Flyr AS, 19 avtaleområder
Ytterligere informasjon om fellesavtalen(e) finnes her.
Hvilke potensielle gevinster ligger i fellesavtalen
Økonomiske gevinster
• Lavere transaksjonskostnader som følge av færre anskaffelsesprosesser
1
Fullmakt til å inngå og forvalte felles innkjøpsavtaler som er obligatoriske for sivile virksomheter i statsforvaltningen
Postadresse: Postboks 7154 St. Olavs plass, 0130 Oslo
Kontoradresse: Karl Johans gate 37b, 0162 Oslo, Org. nr. 986252932
Sentralbord: [skjult nummer]
E-post: postmottak@dfo.no
Side 2 av 3
• Lavere reisekostnader som følge av inngåtte rabattavtaler på utvalgte strekninger
Miljø- og klimagevinster
• Bevisstgjøre CO2 utslipp knyttet til reisevirksomheten.
• Oppfølging av CO2 utslipp knyttet til flyreiseaktiviteten gjennom miljørapporter fra både
flyselskap og reisebyråleverandøren
Andre gevinster
• Sikre etterlevelse av statlige reiseregulativer og øvrige lover og regler
Hvordan bruke avtalen for å oppnå fellesavtalens gevinster
Avtalelojalitet
Fellesavtalens andel av realiserte gevinster er avhengig av i hvor stor grad den enkelte virksomhet
benytter seg av avtalene. Gevinstene øker forholdsmessig med avtalelojaliteten og reiseatferden.
Følge retningslinjene for bestilling av flyreiser
Med enkle felles retningslinjer for bestilling av flyreiser, er potensialet for å oppnå gunstige priser
betydelig. Nedenfor er det listet opp viktige punkter som bør etterleves for å kunne utnytte
gevinstpotensialet i fellesavtalen.
Avrop på denne fellesavtalen skjer gjennom bruk av følgende fordelingsnøkkel: Den reisendes
behov/valg. Dette innebærer at den enkelte reisende, i bestillingsøyeblikket, velger alternativet
med lavest pris innenfor valgt kabinklasse som oppfyller den reisendes behov.
Det er viktig å legge merke til at bestillingen skal foretas gjennom reisebyråportalen, evt. et GDS
bookingsystem for oppdragsgivere som ikke benytter seg av reisebyråenes onlineportal.
Følgende kriterier vil ligge til grunn for den reisendes valg:
• Avreisebyens flyplass
• Destinasjonens flyplass
• Rutetider (avreisetid, ankomsttid)
• Total reisetid
• Antall mellomlandinger, hvis aktuelt
Husk i tillegg de til enhver tid gjeldende føringer for bestilling av tjenestereiser for å oppnå lavest
mulig totalkostnad. For detaljer, se rammedokument for fellesavtalen for reisebyråtjenester:
• Reisende bestiller reiser så langt i forkant som mulig for å sikre lavest mulige priser,
minimum 14 dager i forkant.
• Reisende velger det rimeligste billettalternativet. Det er ofte billigere å velge en restriktiv
billett og bestille en ny restriktiv billett hvis reiseplaner endrer seg, i stedet for å velge en
fleksibel billett som senere må ombookes.
Side 3 av 3
Roller og ansvar
Statens innkjøpssenter
Statens innkjøpssenter er avtaleeier med ansvar for den sentrale avtaleforvaltningen. Avtaleeier
følger opp at leverandørene oppfyller de generelle kontraktsvilkårene, og har ansvar for å gi
virksomhetene veiledning om hvordan fellesavtalen skal brukes. Innkjøpssenteret bistår også den
enkelte virksomhet ved eventuelle utfordringer med avtalen.
Virksomhetene
Din virksomhet er sammen med øvrige oppdragsgivere ansvarlig for realisering av de potensielle
gevinstene i avtalene. Den enkelte statlige oppdragsgiver/virksomhet er ansvarlig for den lokale
avtaleforvaltningen, herunder å følge opp kontraktsvilkår om leveringstid, produkt- og
tjenestekvalitet og lignende som er relatert til den enkelte bestilling.
Aktiviteter i avtaleperioden
Statens innkjøpssenter anbefaler den enkelte virksomhets ledelse, i samarbeid med sin lokale
avtaleforvalter, å ha fokus på og følge opp de viktigste forutsetningene for å realisere
fellesavtalens gevinster, herunder:
• Etterlevelse av dette rammedokumentet
• Avtalelojalitet
• Overvåke reiseatferden gjennom statistikk fra reisebyråene
Statens innkjøpssenter vil ved behov bistå og veilede virksomheten på dette i hele avtaleperioden.
Kontaktinformasjon Statens innkjøpssenter
Spørsmål knyttet til dette dokumentet kan per e-post til [skjult]@dfo.no.
Avtaleforvalter for avtalen er prosjektleder Frederik Hanses. Han kontaktes på
[skjult]@dfo.no eller mobil [skjult nummer].
Vennlig hilsen
Jan Henrik Skogen Frederik Hanses
Seksjonssjef Prosjektleder
Tekst er automatisk ekstrahert fra originaldokumentet. For autoritativt innhold, se originalfilen.