Deling-av-fossilfrie-biler-og-elsykler-i-Halden-kommune_v2.pdf
Vedlegg til anbudet Rammeavtale lås og beslag fra Lier Eiendomsselskap KF.
KOKEBOK
Deling av fossilfrie biler og elsykler i Halden
En informasjonspakke og tips til implementering i kommuner
Halden kommune har anskaffet en tjeneste hvor 20 – 40 fossilfrie biler leies innenfor ordinær
arbeidstid til tjenestereiser for ansatte. På kvelder og ettermiddager leies bilene ut rimelig til
innbyggerne. Det er også anskaffet elsykler med samme utleiemodell. Deleordningen har en rekke
positive effekter, blant annet for klima og miljø, sosialt og økonomisk.
Prosjektet har særdeles stor overføringsverdi til andre kommuner og fylkeskommuner i Norge. Dette
dokumentet inneholder informasjon om prosjektet, hvilke fordeler det medfører og hvordan Halden
kommune har gjennomført og implementert prosjektet. Formåleter at notatet kan brukes som støtte når
andre kommuner ønsker å gjennomføre tilsvarende. Det er derfor lagt inn tips til andre kommuner
underveis og på slutten av notatet.
1. 2. 3. 4.
Prosjektbeskrivelse Fordeler med Gjennomføringen av Barrierer og
delingsordningen prosjektet suksesskriterier
Deling av fossilfrie biler og elsykler i Halden
1.0 Prosjektbeskrivelse 3
2.0 Fordeler med delingsordningen 3
2.1 Redusert klima- og miljøbelastning 3
2.2 Mindre sosiale forskjeller mellom innbyggerne 4
2.3 Økonomisk gevinst 4
2.4 Andre fordeler 4
3.0 Gjennomføringen av prosjektet 5
3.1 Fremgangsmåte - prosessen steg for steg 5
3.1.1 Politisk forankring 5
3.1.2 Datainnsamling 5
3.1.3 Finansiering 7
3.1.4 Gjennomføring av anskaffelse 7
3.2 Finansiering i Halden kommune 8
3.2.1 Mindre sosiale forskjeller mellom innbyggerne 8
3.2.2 Parkeringskort 8
3.2.3 Kostnadsestimat 9
3.2.4 Ladeinfrastruktur 9
3.2.5 Finansiering av elsykkelinnkjøp 9
4.0 Barrierer og suksesskritierier - tips til andre kommuner 9
4.1 Omgjøring av kommunalt leasede biler til delingsbiler 9
4.2 Omgjøring av kommunalt eide biler 10
4.3 Generelle tips 10
2
Deling av fossilfrie biler og elsykler i Halden
1.0 Prosjektbeskrivelse
Halden kommune leier 20 – 40 fossilfrie biler på hverdager innenfor ordinær arbeidstid. De har også
gått til innkjøp av 20 elektriske sykler. Bilene og syklene brukes av ansatte som erstatning for bruk av
private biler til tjenestereiser. På ettermiddager og i helger leies bilene rimelig ut til innbyggerne i
kommunen. En app brukes som bookingsystem og som nøkkel.
Deleordningen er levert av en privat aktør og er et resultat av to offentlige anskaffelser. Rammer, krav
og kriterier ble stilt i anbudsdokumentene, som blant annet ordninger for tilsyn, vedlikehold,
vinterservice og represjon. Alt dette er leverandørens ansvar.
Kommunen leier i første omgang 20 fossilfrie biler, men har opsjon på ytterligere 20. Det er ulike typer
biler som leies inn for å dekke kommunens og innbyggernes behov; personbiler, varebiler og 7-setere.
Per juni 2019 er det bare elektriske biler i ordningen, men kommunen har også mulighet å leie biogass-
og hydrogenbiler dersom de ønsker det.
Prosjektet hadde offisiell åpning januar 2019 og er nå i full drift. Ved oppstart var bilene fordelt på to
lokasjoner; ved Rådhuset og Fisketorget. Her ble det etablert normalladere for bilene. Neste steg i
prosjektet er å etablere flere ladepunkt ute i boligområdene, slik at bilene kan plasseres mer spredt ute
blant befolkningen.
2.0 Fordeler med delingsordningen
Delingsordningen i Halden er et pilotprosjekt som har fått både nasjonal og internasjonal
oppmerksomhet. Kommunen har et uttalt ønske om å gjøre byen mer attraktiv for sine innbyggere og
tiltrekke seg flere folk. Et av tiltakene for å oppnå dette er å tilrettelegge for klimavennlige tiltak som
sikrer innbyggernes mobile behov, samtidig som antall biler i sentrum reduseres. Prosjektet medfører
en rekke fordeler innen blant annet klima- og miljø, sosiale forskjeller mellom innbyggerne og
kostnader for kommunen.
2.1 Redusert klima- og miljøbelastning
Deling av fossilfrie biler er med på å direkte kutte klimagassutslipp ved at de erstatter bruk av fossile
biler. I 2017 var 98% av utbetalt kjøregodtgjørelse i til ansatte i kommunen til fossile biler, noe som
tilsvarer utslipp av ca. 100 tonn CO2 per år.
Fossilfrie biler har dessuten ingen eller svært lave utslipp fra bruk, og bedrer luftkvalitet i byen. Det gir
en positiv effekt på folkehelsa. Elsykler er ofte det mest effektive transportmiddelet for å bevege seg i
byer og kan erstatte mange av bilreisene. Det er bra både for klima og folkehelsa.
Prosjektet er også ventet å ha en betydelig påvirkningskraft for brukere av fossilfrie biler og elsykler
ettersom ansatte og innbyggere vil få mulighet til å teste det ut, og på den måten trolig endre sine vaner
knyttet til transport. Dette vil føre til ytterligere reduksjon av klimagassutslipp fra transport.
3
Deling av fossilfrie biler og elsykler i Halden
2.2 Mindre sosiale forskjeller mellom innbyggerne
Prosjektet tilrettelegger for at innbyggere som ikke eier egen bil blir mer mobile og minsker
de sosiale forskjellene mellom innbyggerne. NAV Halden er involvert i prosjektet og er svært
positive. Leder i NAV Halden, Astrid Nordstrand, uttalte seg på den offisielle åpningen i januar:
– Vi vet at det ikke er mulig for mange familier i Halden å eie en bil i dag. Dette prosjektet gir
flere muligheten til å kjøre ungene på trening, ukehandle eller å komme seg til et jobbintervju.
2.3 Økonomisk gevinst
Prosjektet er økonomisk gunstig for kommunen. I 2018 ble det budsjettert med 3,4 millioner
NOK i kostnader til kjøregodtgjørelse til ansatte, og en kommunal bilpool og tilgjengelige
elsykler vil redusere disse utgiftene. Reduserte kostnader til kjøregodtgjørelser bidrar til å
finansiere ordningen.
I tillegg bidrar ordningen til kostnadsreduksjoner målt i arbeidstid. Halden kommune har
estimert at hver reiseregning i gjennomsnitt tar 20 minutter i administrasjon. Til
sammenligning tar det ca. ett minutt å booke en fossilfri bil eller elsykkel i den innkjøpte
applikasjonen. Sammen med reduserte kostnader til parkeringskort gir dette betydelig
kostnadskutt for kommunen.
2.4 Andre fordeler
Bil- og sykkeldeling mellom ansatte og innbyggere er en måte å utnytte tilgjengelige ressurser
ved at behovet for antall biler reduseres. Tilgang til en leiebil på ettermiddager og i helger vil
kunne redusere manges innbyggers behov for å eie en bil nummer 2.
Løsningen er også med på å løse et transportbehov for ansatte og innbyggere som ellers ville
fylt byen med hver sin privatbil, og reduserer antall biler i sentrum av byen.
Det gir også en rekke sosiale muligheter. Halden kommune ønsker å satse på frivilllighet og
forebygge ensomhet og utenforskap. Derfor har de startet opp en ordning hvor kommunen
sørger for gratis bil på søndager dersom sjåføren tar med en ensom på tur. Det er den lokale
Frivilligsentralen som koordinerer tilbudet.
4
Deling av fossilfrie biler og elsykler i Halden
3.0 Gjennomføringen av prosjektet
Halden kommune har få kontorbiler som de leaser eller eier. De ansatte brukte i stor grad sine
private biler og mottar kjøregodtgjørelse. Løsningen erstatter derfor bruk av privates biler til
tjenestereise og gjorde implementeringen av løsningen relativt enkel.
3.1 Fremgangsmåte - prosessen steg for steg
Prosjektet startet ved at kommunen ønsket å gjøre noe med transportforbindelsen mellom
togstasjonen i byen og Høgskolen i Østfold, men ambisjonene vokste raskt etter at man så
hvor store muligheter deleordninger kan ha. Blant annet oppdaget kommunen at biler og
sykler enkelt kan integreres og deles gjennom felles bookingløsning, og idéen om å dele med
innbyggerne dukket raskt opp.
Prosessen for gjennomføring av prosjektet kan oppsummeres i fire steg:
1. Politisk forankring
2. Datainnsamling
3. Finansiering
4. Gjennomføring av anskaffelse
3.1.1 Politisk forankring
Første steg var å forsikre at prosjektet hadde god forankring i kommunens ledelse. For andre
kommuner kan være smart å begynne med forankring i rådmannens ledergruppe,
økonomiansvarlige og ledere for ansatte som skal bruke bilene og syklene.
3.1.2 Datainnsamling
Deretter startet datainnsamlingen. 3 hovedpunkter ble sett nærmere på:
• Kostnader til kjøregodtgjørelser for ansatte
• Kjørelengde på reisene
• Parkeringsutgifter
5
Deling av fossilfrie biler og elsykler i Halden
Dette var noen av hovedfunnene:
• Halden kommune budsjetterte i 2018 med 3,4 millioner NOK i kjøregodtgjørelse til
ansatte.
• 98% av utbetalinger av kjøregodtgjørelse i 2017 gikk til fossile biler.
• 1 av 3 kjøreturer var på under 3 km – noe som kategoriseres som (el)sykkelavstand.
• Noen av kjøreturene var relativt lange slik at kommunen så at det også var nødvendig
med 2 biler med relativt lang rekkevidde. Resten av reisene kunne fint gjennomføre
med biler med «normal» elbilrekkevidde.
I 2018 ble det internfakturert ca. 2,3 millioner NOK til parkeringskort for at ansatte skulle ha
gratis parkering ved blant annet Rådhuset.
Tips til andre kommuner er å sjekke ut:
• Eier/leaser kommunen mange kontorbiler eller bruker de ansatte i stor grad private
biler til tjenestereiser?
• Hva betaler kommunen i leasingkostnader og/eller leiekostnader for biler?
• Budsjettert midler til kjøregodtgjørelse og hvor mye utbetales
• Kjøremønstre på turene
1. Hvor mange turer er under 3 km hvor elsykkel kan være et alternativ
2. Hvor mange turer er under 200 km hvor biler med «normal» rekkevidde er
tilstrekkelig
3. Hvor mange turer er over 200 km hvor det trenges biler med lang
rekkevidde for å tilfredsstille behovet
• Hvor store er kostnadene for parkeringskort til ansatte?
• Ut fra kartlegging – gjør en vurdering av hvor mange fossilfrie biler og elsykler
kommunen trenger. Se også punkt 4.2
6
Deling av fossilfrie biler og elsykler i Halden
3.1.3 Finansiering
For å finansiere prosjektet fant kommunen midler fra egne budsjetter:
• Budsjetterte kjøregodtgjørelser
• Ladeinfrastruktur til elbiler
Det ble videre gjort økonomiske estimater som viste at prosjektet kunne være lønnsomt. Derimot er
det ikke var gjort tilsvarende prosjekter andre steder, noe som gjorde det uforutsigbart å forutse
kostnadene. Kommunen søkte derfor om midler fra Klimasats og skjønnsmidler fra
Fylkeskommunen på til sammen 2,8 millioner kroner. Midlene var avgjørende for at kommunen
satset videre med prosjektet, men det har i ettertid vist seg å ikke være avgjørende for å sikre en
økonomisk gevinst. Se punkt 3.2 for ytterligere finansieringsdetaljer.
Tips til andre kommuner:
• Undersøk hvilke midler det er mulig å legge inn i finansiering av prosjektet. Start med
kostnader knyttet til kjøregodtgjørelse og ladeinfrastruktur.
• Sjekk også ut om det finnes andre midler som kan bruke på prosjektet.
• Det kan søkes om støtte til finansiering. Miljødirektoratets støtteordning for lokale
klimatiltak, Klimasats, er det mest åpenbare alternativet.
• Salg av typiske «kontorbiler» som kommuner allerede eier kan bidra med finansiering.
• Undersøk hvor mye kommunen kan spare på å redusere kostnadene til parkeringskort
3.1.4 Gjennomføring av anskaffelse
Det ble utarbeidet og gjennomført to separate anbud:
1. Innkjøp av 20 elsykler med krav om de skulle kunne integreres i digitale bookingsystemer.
2. Leie og drift av 20 fossilfire biler i ordinær arbeidstid, med krav om at de samme bilene skulle
kunne leies ut til innbyggerne på kveldstid og i helger.
I det andre anbudet var det også inkludert at det skulle være en enkel bookingløsning for bilene og
hvor allerede innkjøpte elsykler kunne legges inn i systemet. Til slutt ble kontrakt inngått og
løsningen hadde offisiell åpning januar 2019.
7
Deling av fossilfrie biler og elsykler i Halden
Tips til andre kommuner:
• Se til anbudsdokumentene til Halden kommune. Trolig kan nesten alt gjenbrukes.
• Anskaffelse av fossilfrie biler, elsykler og bookingløsning anbefales å gjøre i ett samlet
anbud. Selv om Halden delte dette opp i to anbud, anbefales det å gjøre det samlet ettersom
det forenkler prosessen og markedet nå er klart til å levere dette.
• Kontraktlengde på 2 – 3 år kan være hensiktsmessig med tanke på rask teknologiutvikling.
• Be leverandørene inkludere flest mulig av kostnadene i anbudet, også forsikring. Da inngår
man uforutsette kostnader.
3.2 Finansiering i Halden kommune
Halden kommune budsjetterte i 2018 med 3,4 millioner NOK i kjøregodtgjørelse til ansatte. 1,5
millioner NOK av disse er tatt inn i finansiering av prosjektet. I tillegg er det lagt inn 1,4 millioner
fra budsjettert investering til elbillading, til sammen 2,9 millioner. Kommunen fikk også tilskudd på
til sammen 2,8 millioner fra Klimasats og Fylkesmannen.
3.2.1 Reiseregninger og tidsbruk
I 2018 utbetalte Halden kommune kjøregodtgjørelse for ca. 15 000 reiser. Det er antatt at det i
gjennomsnitt tar ca. 20 minutter per reise i administrativt arbeid knyttet til å skrive og
administrere reiseregninger. Halden kommune regner med at prosjektet vil halvere antall
reiseregninger. Omregnet i kroner og øre tilsvarer dette ca. 900 000 NOK eller 1,3 årsverk.
Spart tidsbruk på reiseregninger kan ikke trekkes direkte ut som en post i budsjettet, men med 1,3
sparte dagsverk bør det likevel synliggjøres ettersom det bør føre til økt produktivitet blant de
ansatte. Til sammenligning tar det ca. ett minutt å booke delingsbil gjennom appen.
3.2.2 Parkeringskort
Ansatte i Halden kommune har gratis parkering ved blant annet Rådhuset. Kommunen
internfakturerte i 2018 ca. 2,3 millioner til parkeringskontoret for å ha denne løsningen. Det er
estimert at denne kostnaden kan reduseres med 1 millioner NOK, ettersom arbeidsgiver ikke vil
måtte betale for parkering for innleide delingsbiler.
8
Deling av fossilfrie biler og elsykler i Halden
3.2.3 Kostnadsestimat
Kommunen regner med at prosjektet vil medføre ca. en halvering av utbetalt kjøregodtgjørelse til
ansatte. Det er da gjort følgende kostnadsestimat for 2019:
• Sparte kostnader til kjøregodtgjørelse: 1,6 millioner NOK
• Spart tidsbruk: 0,9 millioner NOK
• Reduksjon parkeringskort: 1 millioner NOK
• Totalreduksjon: 3,5 millioner NOK
• Leie av 40 elektriske biler: ca. 2,5 millioner NOK
Dette gir en økonomisk gevinst på ca. 1 millioner NOK per år.
3.2.4 Ladeinfrastruktur
Det ble også gjort engangsinvesteringer med å etablere ladestasjoner ved holdepunktene for bilene.
Kostnadene for å etablere ladepunkter varierer veldig, og avhenger blant annet av avstand og
tilgjengelig i bygget. Halden kommune betalte i gjennomsnitt ca. 25 000 NOK per ladepunkt, til
sammen ca. 500 000 NOK. Finansiering av ladepunktene ble gjort med egne- og klimasatsmidler.
3.2.5 Finansiering av elsykkelinnkjøp
Anskaffelse av 20 elsykler ble gjennomført som et selvstendig anbud, og ble finansiert med egne
midler avsatt i budsjettet og Klimasats. Totalt betalte kommunen 900 000 kr for 20 elsykler,
inkludert ladestasjoner. Dette innkjøpet gir ingen økonomisk gevinst i seg selv, men vil kunne
medføre redusert utbetaling til kjøregodtgjørelse dersom de ansatte tar disse til bruk som
erstatning for fossile biler. Elsyklene leies ut til innbyggerne for 20 kr/time.
4.0 Barrierer og suksesskriterier – tips til andre kommuner
Under følger noen punkter på nødvendige avklaringer og tips for implementering av en deleordning
i andre kommuner.
4.1 Omgjøring av kommunale leasede biler til delingsbiler
En del kommuner leaser biler som brukes til tjenestereiser for de ansatte og har dermed mindre
budsjetterte midler til kjøregodtgjørelse. Det anbefales å gå i dialog med leasingselskapet for å se på
muligheten for å omgjøre disse bilene til delingsbiler. Disse bilene er som regel ikke i bruk utenfor
ordinær arbeidstid. Det kan tenkes at det er mulig å tilby en kommersiell aktør tilgang til å leie ut
bilene til befolkningen, gitt at leasingselskapet tillater dette. Forsikring må trolig reforhandles, men
det totale regnskapet antas å være positivt for kommunen ettersom kommersielle aktører kan være
interessert i at flere får tilgang til å bruke bilene og på den måten kunne øke inntekten.
9
Deling av fossilfrie biler og elsykler i Halden
4.2 Omgjøring av kommunalt eide biler
Det kan være mulig å gjøre om kommunalt eide biler til delingsbiler. Det er relativt enkelt og ikke
særlig kostbart å omgjøre bilene nøkkelløse, og det bør undersøkes om det finnes leverandører som
er interessert i å omgjøre kommunalt eide biler til delingsbiler. Det anbefales å tilknytte seg private
aktører som håndterer dette. For eksempel kan kommunalt eide biler tilbyes til en fast pris per
måned til en privat aktør som leier de ut. Aktøren bør da står for drift og vedlikehold av bilene.
4.3 Generelle tips
Prosjektet har en særdeles stor overføringsverdi til andre kommuner, og Halden kommune har
mottatt en rekke spørsmål fra andre kommuner som ønsker å innføre noe tilsvarende. Under er
listet noen viktige barrierer og suksesskriterier fra prosjektet i Halden.
• Tenk gjennom hvor bilene skal plasseres og om det er tilgjengelig lade-/fylleinfrastruktur.
Investering av ladeinfrastruktur må tas med i beregningen.
• Det er essensielt å leie nok biler og ikke underestimere behovet. Dersom det er for få biler vil
de til enhver tid være opptatt og oppleves som utilgjengelige. Husk at bilene skal erstatte
bruk av private biler av ansatte, og ikke bare kontorbiler. Kommuner på størrelsen med
Halden (ca. 31 000 innbyggere) kan trygt starte med å leie 10 biler. Ha også med opsjon
på flere biler for å sikre rask tilgang til flere biler dersom man ser at det er nødvendig. Det
er også avgjørende å ha nok biler tilgjengelig for de ansatte slik at man får en betydelig
reduksjon i utbetaling av kjøregodtgjørelser for å sikre finansiering.
• For å sikre økonomisk gevinst må kommunen være svært restriktive med utbetaling av
kjøregodtgjørelse. Delingsbilene skal brukes i tjeneste dersom de er tilgjengelige.
• Dersom kommunen leaser biler anbefales det å gå i dialog med leasingselskap for i det minste
få bilene nøkkelløse. Dette er ikke kostbart, og muliggjør bildeling internt i organisasjonen
i mye større grad enn med tradisjonelle nøkler. Neste steg er å undersøke om bilene kan
deles med befolkningen.
• Halden fikk gode priser fra leverandør i sin bildelingsanskaffelse. Det er ikke uten videre
sikkert at tallene er direkte overførbare, og det må tas høyde for risiko for at kostnadene
kan bli høyere enn for Halden kommune.
• Mer informasjon fra Halden kommune om prosjektet finnes her:
https://www.halden.kommune.no/smartcity/prosjekter/Sider/Startside.aspx
• Konkurransegrunnlaget finnes på Klima Østfolds hjemmesider:
https://klimaostfold.no/innkjop-av-klimalosninger/
10
UTGITT AV KLIMA ØSTFOLD
Tekst er automatisk ekstrahert fra originaldokumentet. For autoritativt innhold, se originalfilen.