Kravspesifikasjon_Persontransport.pdf
Vedlegg til anbudet Rammeavtale lås og beslag fra Lier Eiendomsselskap KF.
Vedlegg 1 Kravspesifikasjon delleveranse A (bilag 1 i avtalen)
Vedlegg 1 Kravspesifikasjon delleveranse A (bilag 1 i
avtalen)
Revidert 27.05.2019 12.27.36
Vedlegg 1 Kravspesifikasjon delleveranse A (bilag 1 i avtalen)
Innholdsfortegnelse
KRAVSPESIFIKASJON
Revidert 27.05.2019 12.27.36
Vedlegg 1 Kravspesifikasjon delleveranse A (bilag 1 i avtalen)
KRAVSPESIFIKASJON
1.0 Innledning (Informasjon)
Kravspesifikasjonen definerer hvilke områder det skal inngås avtale på og hvilke krav oppdragsgiver stiller til
den varen som skal leveres.
Minimumskrav må være oppfylt i hele avtaleperioden. Leverandører som svarer "dekker ikke krav" på
minimumskrav, kan avvises fra konkurransen.
Leverandør bes besvare kravene i dokumentet, men det åpnes for at enkelte krav kan beskrives nærmere i
vedlegg. Det må klart fremkomme av utfylt kravspesifikasjon hvor nærmere informasjon i tilknytning til kravet
finnes. En generell henvisning til vedlegg godtas ikke. Det skal da være tydelig henvisning til kravnummer.
Fredrikstad kommune og Hvaler kommune betegnes som oppdragsgiver videre i dokumentet.
2.0 Generelt (Informasjon)
2.1 Oppdragsgiver ønsker tilbud på følgende (Informasjon)
Oppdragsgiver inviterer til konkurranse på rammeavtale for kjøp av persontransporttjenester for kommunene
Fredrikstad og Hvaler. Avtalen gjelder for alle virksomheter i kommunene og omfatter både faste, planlagte
oppdrag, og enkeltoppdrag.
2.2 Estimat på avtale (Svar er påkrevd)
Rammeavtalens varighet vil være 3 år med opsjon for oppdragsgiver med 1 + 1 år.
Det siste opsjonsåret vil kun bli benyttet dersom tilbyder investerer i nye biler i henhold til kapittel 6.
Estimert verdi pr. år er ca kr 12 000 000 - 15 000 000 eks. mva. Hvaler kommune sine andel av estimert verdi
utgjør ca 4 %.
Estimert verdi skal anses som veiledende og er ikke bindende for oppdragsgiver.
3.0 Beskrivelse av oppdrag (Informasjon)
De faste oppdragene er en kombinasjon av oppdrag som går gjennom hele året, og oppdrag som går over en
kortere periode. Det omfatter kjøring for alle virksomheter i kommunen, men hovedtyngden av oppdrag er for
virksomheter i seksjonene Utdanning og oppvekst og Helse og velferd. Det omfatter kjøring til og fra skole,
SFO, barnehage, avlastning, dagsentrene m.m.
Enkeltoppdrag vil være ordinær taxikjøring av brukere knyttet til kommunens sykehjem, omsorgsboliger, skoler
og barnehager, samt diverse kjøreoppdrag av kommunens ansatte.
Faste oppdrag med kjøring av skoleelever, barnehagebarn, eldre og funksjonshemmede er i første rekke knyttet
til brukere som har vedtak på transport dekket av kommunen. Mange av disse oppdragene er transport av
brukere med spesielle behov på grunn av sykdom, diagnoser og/eller funksjonshemming. Slike oppdrag vil
kreve spesialutstyr og det kan være behov for ekstra stabilitet i form av faste sjåfører og biler. I slike tilfeller
kreves det at sjåfør er behjelpelig med å få bruker og eventuelt utstyr inn og ut av bilen, og det kreves også at
sjåfører har forståelsen for at det ofte er brukere som trenger ekstra oppmerksomhet og omsorg.
Ved mange av oppdragene vil det stilles krav til sjåførs opptreden utover det som oppfattes som vanlig
høflighet.
Mange av oppdragene gjennomføres i noenlunde samme tidsperiode på morgen og ettermiddag.
4.0 Omfang av faste oppdrag (Informasjon)
Beskrivelsen av faste oppdrag skal anses som veiledende, og er ikke bindende. Beskrivelsen er basert på
d b h d å l d f å lå l å
Revidert 27.05.2019 12.27.36
Vedlegg 1 Kravspesifikasjon delleveranse A (bilag 1 i avtalen)
oppdragsgivers behov det siste året. Det vil være endringer fra år til år, og i løpet av året.
Borge skole, M-klassen
14 elever som trenger skyss. 5 av disse sitter i rullestol. Det er også et par av elevene som må ha noe
skjerming i bilen, for eksempel skillevegg i baksetet. Det er behov for pute til et par elever, og en til to elever
trenger barnesete. Alle kan samkjøre der det er mulig i forhold til bosted og tider. Alle elevene trenger fast
sjåfør. Det er også en elev som har behov for ledsager i bilen.
En elev har respirator som skal være med. Eleven trenger fast sjåfør og må kjøre alene sammen med ledsager.
Råkollen skole
Råkollen skole er lokalisert på tre ulike steder i kommunen. Det er på Nabbetorp skole, Fredenlund på
Mineberget, og Kjøkøy.
Det er behov for skyss til 46-48 elever. Det er 3 elever som sitter i rullestol, og det er også planlagt noen
operasjoner i løpet av skoleåret på andre elever som gjør at disse trenger krykker eller rullestol i perioder.
Det er 8 - 10 elever som har behov for å kjøre alene i bilen. Det vil være 10 - 12 elever som trenger barnesete på
grunn av alder/vekt. Det er 2 - 3 elever som trenger bilbeltelås.
Autismetilbudet ATT, Hurrød skole
Det er 7-9 elever som trenger taxi. Elevene er fordelt på alle i trinn i barneskolen. De minste barna har behov for
barnesete eller sittepute. Utover dette er det ingen har spesielle behov eller trenger ekstrautstyr.
Andre skoler
Gudeberg barne- og ungdomsskole: 5 brukere kjører alene i personbil, 3 brukere samkjører i personbil.
Kvernhuset ungdomsskole: 4 brukere samkjører i minibuss. 2 brukere kjører alene i personbil.
Kråkerøy ungdomsskole: 5 brukere kjører alene i personbil.
Nøkleby skole: en bruker med rullestol.
Barnehage
Det er 15 barn som har behov for transport til og fra barnehage.
Oppdragene er fordelt mellom ulike barnehager i kommunen. Det er ingen spesielle behov utover sikring med
barnesete og bilbeltelås i enkelte tilfeller.
Dagtilbud Østsiden sykehjem
Det er ca 12 brukere som har behov for transport daglig til og fra sykehjemmet. Alle brukere har
demensdiagnose. De fleste kan samkjøre, men 1 til 2 brukere må kjøres i egen bil og ha fast sjåfør. De som kan
kjøre sammen bor spredt i kommunen og det legges opp til samkjøring for de som har adresse i nærheten av
hverandre. Det er en bruker som har med rullestol.
Dagtilbud Glemmen sykehjem
Det er fra 8 til 19 brukere som har behov for transport daglig til og fra sykehjemmet. Det er behov for transport
7 dager i uken. Alle brukere har demensdiagnose. Alle kan samkjøre og det blir brukt både minibuss og
personbiler for å dekke behovet i dag. Nesten hver dag er det 1 til 2 brukere som har med rullator.
5.0 Minimumskrav (Informasjon)
5.1 Generelle krav (Svar er påkrevd)
Oppdragsgiver kan i hele avtaleperioden be om innsyn og dokumentasjon på at kravene nedenfor er oppfylt.
5.2 Krav til pris (Svar er påkrevd)
Prisskjema skal være korrekt utfylt og alle priser skal fremkomme av prisskjemaet.
Prisene skal inkludere samtlige kostnader tilbyder vil ha for å oppfylle kontrakten. Det er ikke anledning til
å fakturere administrasjonskostnader, deltagelse i møter, henvendelser om møtetidspunkt osv.
For nye og andre tjenester som ikke er definert i prisskjemaet skal leverandøren benytte samme priskalkyle
som for sortiment som er definert i prisskjemaet. Oppdragsgiver kan be om innsyn i leverandørens
priskalkyle. Leverandøren forplikter seg, ved eventuell kontroll fra oppdragsgiver, å utarbeide bekreftelse på
forholdet. Bekreftelse skal være utarbeidet av selskapets revisor.
Revidert 27.05.2019 12.27.36
Vedlegg 1 Kravspesifikasjon delleveranse A (bilag 1 i avtalen)
5.3 Krav til sjåfører (Svar er påkrevd)
Sjåfører skal til enhver tid ha gyldig kjøreseddel og løyve.
Sjåfører må ha god kjennskap til trafikkområdet i Fredrikstad og på Hvaler.
Sjåfører skal til enhver tid ha gyldig politiattest.
Sjåfører skal ha uniform eller arbeidsantrekk som skal være ordnet, helt og rent.
Sjåfører skal alltid bruke handsfree ved bruk av mobiltelefon under kjøring.
Sjåfører må kunne legitimere seg og bekrefte at han/hun utfører oppdrag etter avtale med Fredrikstad
kommune/Hvaler kommune.
Sjåfører skal beherske norsk muntlig og skriftlig. Sjåfører skal minimum være på nivå A2 skriftlig
fremstilling, og B1 muntlig fremstilling. Nivåene er i henhold til Europarådets nivåskala for språk.
Sjåfører skal opptre korrekt og vennlig ovenfor passasjerer.
Sjåfører skal påse at passasjerer er forsvarlig sikret under kjøring.
Sjåfører skal ikke unødvendig kjøre motoren på tomgang.
Sjåføren skal ikke røyke under oppdrag.
Sjåfører skal signere taushetsplikt hos arbeidsgiver.
Sjåfører skal ha gjennomført førstehjelpskurs, og til enhver tid ha oppdaterte kunnskaper om førstehjelp.
Sjåfør må påregne og forholde seg til ulik medisinsk informasjon, og yte førstehjelp.
Sjåførene skal i alle situasjoner opptre på en trygghetsskapende og vennlig måte overfor
brukerne/passasjerene og oppdragsgiver, og aktivt medvirke til at de får en positiv reiseopplevelse. For
brukere/passasjerer med spesielle behov, er det spesielt viktig at sjåførene er erfarne og trygge i møte
med brukeren.
Det skal benyttes sjåfører som er personlig egnet for oppdraget. Sjåfør må kunne håndtere vanskelige og
uforutsette situasjoner, være villig til å yte særlig god service og bistå personer med spesielle behov.
Dersom oppdragsgiver mener at enkelte sjåfører er uegnet til ett eller flere oppdrag, skal disse erstattes
med nye sjåfører.
5.4 Krav til kjøretøy (Svar er påkrevd)
Kjøretøy skal minimum tilfredsstille Euroklasse 6/VI. Kjøretøy som går på elektrisitet og hydrogen
tilfredsstiller Euroklassekravet.
Kjøretøy skal være tilpasset det enkelte oppdrag.
Leverandør må ha kjøretøy som er tilpasset transport av personer med rullestol og eventuelt annet
spesialutstyr.
Passasjerplasser skal være utstyrt med sikkerhetsbelter, sitteputer/barneseter, bilbeltelås og annet utstyr
der dette er påkrevd.
Rullestolbrukere skal være forsvarlig sikret i tråd med gjeldende regelverk.
Dører og trinn i innsteget, holdepunkter m.m. skal være utformet og dimensjonert slik at alle brukere får
enkle og trygge inn- og utstigningsforhold. Setene skal gi alle passasjerer en komfortabel og sikker
sittestilling.
Kjøretøyet skal ha god temperatur og være rent innvendig og utvendig.
Kjøretøyene som benyttes i oppdrag skal til enhver tid være røykfrie.
Det skal være mobiltelefoner i alle kjøretøy.
Kjøretøyene som benyttes i oppdrag skal til enhver tid være EU-godkjent og tilfredsstille krav til sikker
persontransport.
Alle kjøretøy skal være under kontinuerlig vedlikehold som sikrer at de er i forskriftsmessig stand.
5.5 Krav til gjennomføring av oppdrag (Svar er påkrevd)
Det forventes at det leveres og hentes i henhold til bestilt tid.
På en del av de faste oppdragene er det behov for fast sjåfør og fast bil. Det er tilstrekkelig at inntil 3
sjåfører rullerer på oppdraget. Bestillende virksomhet skal før oppstart av faste oppdrag motta
informasjon med navn på sjåfører som skal rullere på oppdraget. Ved utskifting/bytte av sjåfør skal dette
varsles i god tid
Ved samkjøring av flere brukere skal neste bruker som skal hentes varsles via telefon dersom det oppstår
f i k l
Revidert 27.05.2019 12.27.36
Vedlegg 1 Kravspesifikasjon delleveranse A (bilag 1 i avtalen)
forsinkelser.
Bestillende virksomhet skal varsles ved forsinkelser. Dersom det oppstår forsinkelser på hjemtur skal
foresatte varsles.
Dersom det er behov for ytterligere koordinering skal sjåfør ta ansvar for det.
Sjåfør skal alltid forsikre seg at brukere blir tatt i mot av omsorgspersoner ved ankomststed.
Ved kjøring av eldre, syke eller brukere med nedsatt funksjonsevne skal sjåfør ved behov hjelpe brukeren
inn og ut av bilen, og inn ved ankomststedet. Det kan avtales at bruker skal følges til heis.
Sjåfør skal påse att all bagasje og utstyr kommer inn og ut av bilen.
Ved samkjøring av flere brukere skal ingen sitte lenger enn 45 minutter i bilen pr. tur. Dette skal inkludere
kjøretid og opphenting av øvrige passasjerer.
Sjåfør skal ha liste med navn og adresser på brukere som til enhver tid skal transporteres.
5.6 Krav til kommunikasjon (Svar er påkrevd)
Bestillinger på vegne av kommunen skal sendes fra skole, barnehage eller andre virksomheter i
kommunen. Foresatte, eller andre pårørende har ikke anledning til å bestille på vegne av kommune.
Ved endringer i planlagte oppdrag skal kommunikasjon med leverandør skal foregå mellom bestillende
virksomhet og leverandørs transportsentral. Unntak fra dette er at foresatte kan avbestille oppdrag.
5.7 Krav til bestilling og avbestilling (Svar er påkrevd)
Leverandør må kunne ta i mot både direktebestillinger med hentetid snarest, og forhåndsbestillinger hvor
hentetidspunkt er angitt til senere samme dag eller dager frem i tid.
Frist for avbestilling av oppdrag hvor det kreves fast bil og fast sjåfør: minst 60 minutter før avtalt
hentetidspunkt.
Frist for avbestilling av andre oppdrag: minst 30 minutter før avtalt hentetidspunkt.
Oppdrag som avbestilles innen fristene skal ikke faktureres.
Dersom avbestilling gis om morgenen, men for sent i henhold til fastsatt frist for avbestilling, skal returen
ikke faktureres dersom avbestillingen gjelder tur/retur.
5.8 Krav til faktura (Svar er påkrevd)
For faste oppdrag skal det sendes faktura pr. bruker pr. måned.
For faste oppdrag der det er samkjøring av flere brukere, skal det sendes samlet faktura for alle brukere pr.
måned.
All dokumentasjon/spesifikasjon av faktura skal følge den elektroniske faktura (EHF)
Dokumentasjon/spesifikasjon skal ikke følge med fakturaen som kvitteringer eller løse bilag.
Fakturaer skal som består av flere varelinjer skal inneholde en oppsummering som viser antall oppdrag og
kilometer som er utført med ulike biltyper.
6.0 Overgang til fossilfrie kjøretøy (Informasjon)
Oppdragsgiver ønsker å stimulere drosjenæringen til å bytte ut hele eller deler av bilparken med fossilfrie
alternativer. For å stimulere til dette tilbyr Fredrikstad kommune følgende tiltak:
Tiltak 1: Etablering av hurtig- og lynlader med prioritet for drosjer
Tiltak 2: Økonomisk støtte til hjemmeladere
Forutsetninger og krav for gjennomføring av tiltakene er beskrevet i punkt 6.1 og 6.2.
6.1 Etablering av hurtig- og lynlader med prioritet for drosjer (Svar er
påkrevd)
Ett tiltak for å stimulere til overgang til elektriske drosjer er at det etableres én hurtiglader og én lynlader som
skal være prioritert for drosjer. Laderne vil være sentralt plassert i Fredrikstad sentrum.
Prioritet betyr at drosjer skal ha førsteprioritet på ladeinfrastruktur for å unngå ladekø og sikre forutsigbarhet.
Oppdragsgiver forplikter seg til å ha etablert laderne innen 1.8.2020.
Effekt for hurtiglader vil være minimum 50 kW. Effekt for lynlader vil være minimum 150 kW.
Revidert 27.05.2019 12.27.36
Vedlegg 1 Kravspesifikasjon delleveranse A (bilag 1 i avtalen)
Forutsetningen for at slike ladere skal bli etablert, er at valgt leverandør forplikter seg til en opptrappingsplan
for et minimum antall elektriske drosjer i avtaleperioden. Dersom leverandør ikke vil forplikte seg til denne
opptrappingsplanen, vil ladere ikke bli etablert.
Opptrappingsplan
Innen 1.8.2020: leverandør skal ha minimum 5 helelektriske drosjer i oppdrag for Fredrikstad kommune.
Innen 1.8.2021: leverandør skal ha minimum 13 helelektriske drosjer i oppdrag for Fredrikstad kommune.
Innen 1.8.2022: leverandør skal ha minimum 22 helelektriske drosjer i oppdrag for Fredrikstad kommune.
Innen 1.8.2023: leverandør skal ha minimum 35 helelektriske drosjer i oppdrag for Fredrikstad kommune.
Dokumentasjonkrav
Tilbyder skal beskrive kjøretøyparken som skal brukes i oppdrag for Fredrikstad kommune i vedlegg 4 Kjøretøy.
Utfylt skjema vil også bli brukt i evalueringen av kriteriet miljø og klima.
6.2 Økonomisk støtte til hjemmeladere (Svar er påkrevd)
Et annet tiltak for å stimulere til overgang til elektriske drosjer er å sikre mulighet for hjemmelading.
Oppdragsgiver tilbyr økonomisk støtte til dette.
Leverandør kan motta økonomisk støtte fortløpende i kontraktsperioden for de 10 første helelektriske
kjøretøyene i oppdrag for Fredrikstad. Den økonomiske støtten skal brukes til å etablere hjemmeladepunkt.
Støtten er begrenset til kr 10 000 per hjemmelader. Faktiske kostnader knyttet til etablering av hurtig- og
lynlader beskrevet i punkt 6.1 vil avgjøre om økonomisk støtte til hjemmeladere kan utvides til flere enn 10
kjøretøy.
Tilskuddet vil bli tildelt etter reglene om bagatellmessig støtte, som er et unntak fra det generelle forbudet mot
offentlig støtte i EØS-avtalen. For å kunne motta bagatellemessig støtte, kreves det at støttemottaker ikke har
mottatt mer enn 200 000 Euro i offentlig støtte over en periode på tre regnskapsår.
Dokumentasjonskrav
Krav for å motta økonomisk støtte til hjemmelader er at det dokumenteres at det er et helelektrisk kjøretøy på
oppdrag for Fredrikstad kommune. Dersom kjøretøy er bestilt, eller bestilles i løpet av avtaleperioden, kan
dokumentasjon på dette med forventet leveringsdato godtas. Dokumentasjonen skal være signert av
leverandør og leveres til oppdragsgiver.
For at oppdragsgiver skal kunne ta stilling til om vilkårene for bagatellmesig støtte er oppfylt, må det opplyses
om og eventuelt hvor mye annen bagatellmessig offentlig støtte leverandør har mottatt i inneværende og de to
forutgående regnskapsårene.
6.3 Statistikk (Svar er påkrevd)
Valgt leverandør skal uoppfordret levere statistikk på kjøretøy til oppdragsgiver i august hvert år.
Det skal leveres statistikk for to perioder:
1: Fra kontraktsoppstart til rapporteringstidspunkt
2: Fra og med august foregående år til rapporteringstidspunkt
Statistikken skal leveres som Excel-format og minimum inneholde følgende informasjon:
Antall kjøretøy på oppdrag for Fredrikstad kommune
Fordelingen mellom ulike typer kjøretøy (personbiler, minibuss 5 - 8 passasjerer, minibuss 9 - 16
passasjerer)
Drivstofftype på kjøretøyene (diesel/bensin, hybrid, elektrisk, biogass osv.)
Antall turer og antall kilometer fordelt på hvert kjøretøy og totalt for alle kjøretøyene
Oversikt over andel/antall faste turer og enkeltbestillinger fordelt på type kjøretøy
Det skal komme tydelig fram i statistikken om tilbyder har innfridd opptrappingsplanen beskrevet i tilbudet.
Dersom statistikken viser at opptrappingsplanen ikke er oppfylt, vil det anses som mislighold av avtalen.
Oppdragsgiver kan be om hyppigere rapportering.
Revidert 27.05.2019 12.27.36
Vedlegg 1 Kravspesifikasjon delleveranse A (bilag 1 i avtalen)
6.4 Krav til kjøretøy for å tilfredstille tiltakene beskrevet i punkt 6.1 og 6.2
(Svar er påkrevd)
Krav for begge tiltakene er at kjøretøyene som oppgis skal benyttes i oppdrag for kommunen. Kjøretøyene skal
være det primære kjøretøyet som brukes til oppdraget. Reservebiler godtas ikke. Oppdragsgiver vil kun
unntaksvis godta at fossilt kjøretøy benyttes og gyldig unntak vil kunne være at elektrisk hovedkjøretøy er
ødelagt, på verksted eller lignende.
Leverandørs utfylling av vedlegg 4 Kjøretøy vil være forpliktende i avtaleperioden. Dersom leverandør ikke
oppfyller planen som fremkommer av skjema, vil det anses som mislighold av avtalen.
7.0 Løsningsbeskrivelse og kapasitet (Svar er påkrevd)
Tilbyder skal beskrive hvordan oppdragsgivers behov skal dekkes, ref. tildelingskriteriet løsningsbeskrivelse og
kapasitet.
8.0 Forbehold (Informasjon)
Dersom tilbyder har forbehold til konkurransegrunnlaget med vedlegg skal dette informeres om her.
Øvrige forbehold som er vedlagt tilbudet, for eksempel leverandørens egne salgsbetingelser, serviceavtaler
m.m., vil ikke bli vurdert og aksepteres ikke.
8.1 Forbehold mot kontraktsvilkkår (Svar er påkrevd)
Eventuelle forbehold mot kontraktsvilkårene skal gjøres rede for her:
1. Oppgi kapitel og avsnitt det tas forbehold mot
2. Beskrivelse av forbehold
3. Årsak til forbehold
4. Konsekvenser for ytelse, pris, risiko, fremdrift mm.
Dersom tilbud leveres uten forbehold må det skrives "tilbudet leveres uten forbehold" i fritekstfeltet.
8.2 Forbehold mot konkurransegrunnlaget (Svar er påkrevd)
Eventuelle forbehold mot konkurransegrunnlaget skal gjøres rede for her.
1. Oppgi kapitel og avsnitt det tas forbehold mot
2. Beskrivelse av forbehold
3. Årsak til forbehold
4. Konsekvenser for ytelse, pris, risiko, fremdrift mm.
Dersom tilbud leveres uten forbehold må det skrives "tilbudet leveres uten forbehold" i fritekstfeltet.
9.0 Sladdet tilbud (Svar er påkrevd)
Leverandøren legger ved sladdet utkast av tilbudet.
Revidert 27.05.2019 12.27.36
Tekst er automatisk ekstrahert fra originaldokumentet. For autoritativt innhold, se originalfilen.