Kvalifikasjonkrav_Kjoretoy.pdf
Vedlegg til anbudet Rammeavtale lås og beslag fra Lier Eiendomsselskap KF.
Invitasjon
10.09.2018
Oppdragsgivervirksomhet Anskaffelse
Østfold Fylkeskommune Dynamisk innkjøpsordning for kjøp og leasing
Elisabeth Iversen av kjøretøy
18/23
Siste søknadsdag: 01.08.2022 00:00
Symbolforklaring
Teksten er med i kunngjøringen Teksten inngår i kvalifiseringen
Teksten vil være med i avtalen Teksten vil bli publisert i avtalekatalogen
Teksten/spørsmålet inneholder krav som må oppfylles Teksten/spørsmålet inneholder ESPD-krav
Spørsmålet er vektet og inngår i evalueringen Spørsmålet er stilt kun til informasjon
Spørsmålet besvares av oppdragsgiveren Spørsmålet er markert for spesiell oppfølging
1. Kvalifikasjonkrav/søknad
1.1 Generell introduksjon
1.1.1 Oppdragsgiver
Oppdragsgiver for denne konkurransen er Østfold fylkeskommune i samarbeid med Akershus
fylkeskommune (heretter kalt oppdragsgiver).
Østfold fylkeskommune (ØFK) driver 11 videregående skoler med 10 000 elever og drifter 11
tannklinikker.
Akershus fylkeskommune (AFK) driver 34 videregående skoler i Akershus med sammen mer enn 22
000 elever. AFK har også 22 tannklinikker. AFK eiendom FKF er Akershus fylkeskommunes
eiendomsforetak. De forvalter eierskapet av skoleeiendommer og andre formålsbygg i fylket. Foretaket
er 100 % eid av Akershus fylkeskommune. Akershus KollektivTerminaler FKF (AKT) er et
fylkeskommunalt foretak. De forvalter, drifter og vedlikeholder fylkeskommunens bussterminaler og
innfartsparkeringsplasser. Foretaket er 100 % eid av Akershus fylkeskommune.
Fra 01.01.2020 vil Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner bli slått sammen og danne Viken
fylkeskommune. Viken fylkeskommune vil bestå av 49 kommuner og ha et innbyggerantall på rundt 1,2
millioner. For nærmere informasjon om Viken fylkeskommune se www.viken.no.
1.1.2 Ordningens virkeområder
Samtlige virksomheter og avdelinger som er en del av Oppdragsgiver som juridisk enhet skal kunne
benytte denne ordningen. Dersom nye virksomheter kommer til i avtaleperioden, skal disse kunne
tilslutte seg ordningen.
Side 1/9
Dynamisk innkjøpsordning for kjøp og leasing av kjøretøy 18/23
Dersom noen av oppdragsgiverne i løpet av avtaleperioden skulle skille ut deler av driften til egne
rettssubjekter, skal disse ha opsjon på å kunne tilknytte seg inngått avtale på samme vilkår. Endringer i
foretaksstruktur kan medføre at nye enheter blir omfattet av rammeavtalen og/eller at enheter slås
sammen, endrer navn m.m. Dersom det i avtaleperioden skjer en omstrukturering av virksomhetene
eller andre enheter som helt eller delvis er eid av Oppdragsgiver, vil således deres rettsetterfølgere
kunne benytte rammeavtalen.
Ordningen skal kunne benyttes i alle samarbeidsprosjekt/interessefellesskap mm., der Oppdragsgiver
deltar, og har en utførende rolle i prosjektet/er vert for samarbeidet mm.
1.1.3 Regionsreform - endringsklausul
Kontrakten vil bli videreført til ny juridisk enhet, Viken fylkeskommune, i løpet av avtaleperioden. Det
kreves ikke samtykke fra leverandør. Kontrakten videreføres på samme vilkår som fremgår av
konkurransebetingelsen for denne konkurransen.
Arbeidsoppgaver og organisering er ikke endelig fastsatt for Viken fylkeskommune, og oppdragsgiver tar
derfor forbehold om at volum etter sammenslåingen kan endres som følge av dette. Volumangivelsen er
kun et estimat og er ikke bindende for oppdragsgiver.
1.1.4 Beskrivelse av anskaffelsen
Oppdragsgiver ønsker en avtale som skal dekke behov for transport, samt ivareta regionale og lokale
føringer for å redusere miljøbelastning.
Anskaffelser av kjøretøy har som mål å ha størst mulig andel nullutslippskjøretøy eller biogass- kjøretøy
og lavest mulig driftskostnader, såfremt slike kjøretøy kan tilfredsstille transportbehovet. Oppdragsgiver
ønsker at den fremtidige bilflåten skal dreies mot å bli betydelig mer miljøvennlig.
Oppdragsgiver skal etablere en dynamisk innkjøpsordning på kjøp og operasjonell leasing av kjøretøy
som i hovedsak drives med el, biogass eller hydrogen. En del av konkurransene vil kunne etterspørre
kun kjøretøy med de nevnte drivlinjene. Der det mangler ladeinfrastruktur, fyllestasjoner eller ikke
dekker oppdragsgivers behov vil det bli etterspurt kjøretøy på fossilt drivstoff. Kjøretøy som vil anskaffes
er primært, men ikke begrenset til:
Personbil
Liten varebil
Varebil under 3,5 tonn
Kombinert bil (8+1 seter)
Minibuss
Innkjøpsordningen gjelder i utgangspunktet kun nye kjøretøy. Brukte kjøretøy anskaffes som hovedregel
utenfor ordningen. Det kan likevel bli aktuelt å åpne for tilbud på brukte kjøretøy hvis oppdragsgiver
finner det hensiktsmessig i den enkelte konkurranse.
Personbil benyttes i hovedsak til tjenestereiser/oppdrag, eventuelt med mindre last og/eller tilhenger.
Varebiler, med og uten tilhenger, benyttes i hovedsak til varehenting- og levering, kjøring av post, kjøring
av avfall etc.
Minibusser benyttes i hovedsak til transport av elever til oppdrag, praksisplass, turer, messer og
Side 2/9
Dynamisk innkjøpsordning for kjøp og leasing av kjøretøy 18/23
aktiviteter med f eks sportsutstyr og brukes både til korte og lengre oppdrag også med elever med
spesielle behov, f eks rullestolbrukere.
Ordningen skal også omfatte:
Serviceavtale
Opsjon på dekkhotell og dekkskift
Reparasjoner og tilhørende deler utover garantiperioden
Andre tilhørende tjenester
Avgrensing:
Leasingavtaler som er inngått for avtaleoppstart går utenom denne avtalen.
Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få tilgang til konkurranser som publiseres under ordningen. I
dette trinnet i prosessen kan interesserte leverandører søke om å bli kvalifisert og tatt opp i den
dynamiske innkjøpsordningen.
1.1.5 Tildelingskriterier
Konkurransene i den dynamiske innkjøpsordningen vil bli avgjort ut fra "det beste forholdet
mellom kostnad og kvalitet", jf. FOA § 18-1(1) bokstav c)
Aktuelle underkriterier i "det beste forholdet mellom kostnad og kvalitet" vil være:
Pris, herunder:
- kjøpspris /leasingkostnad
- livssykluskostnader for kjøp eller operasjonell leasing av kjøretøy
- pris for dekkhotell
- pris for dekkskift
- pris serviceavtale
Service og funksjonalitet, herunder:
- Garantiperiode utover minstekrav
- Avstand til forhandler/verksteder som kan brukes av oppdragsgiver
- Kjøretøyets sikkerhet utover minstekrav
- For elkjøretøy: rekkevidde utover minstekrav
- Leveringstid
Miljø, herunder:
- Klimagassutslipp (i enkelte anskaffelser kan nullutslippskjøretøy og/eller gasskjøretøy være
minstekrav)
- Utslipp av NOX (i enkelte anskaffelser kan EURO-klasse være minstekrav)
Listen er ikke uttømmende, men det vil ikke bli brukt underkriterier som skiller seg vesentlig fra de
angitte.
Alle kriteriene med dokumentasjonskrav vil bli nærmere beskrevet i konkurransene, og det vil kunne
skje tilpasninger av tildelingskriteriene.
Side 3/9
Dynamisk innkjøpsordning for kjøp og leasing av kjøretøy 18/23
1.1.6 Dynamisk innkjøpsordning (DPS)
En dynamisk innkjøpsordning er en fullelektronisk innkjøpsprosess som skal være åpen for alle
leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene og som har kvalifisert seg etter dette
kvalifikasjonsgrunnlaget.
Slik fungerer en dynamisk innkjøpsordning:
1. Oppdragsgiver kunngjør en begrenset anbudskonkurranse på Doffin.
2. Oppdragsgiver behandler alle søknadene og tar opp alle leverandører som oppfyller
kvalifikasjonskravene. Antall leverandører kan ikke begrenses.
3. Først når oppdragsgiver skal kjøpe inn en konkret ytelse, ber man om tilbud fra leverandørene.
Avrop/anskaffelser skal gjennomføres på denne måten:
1. Alle leverandører som er tatt opp på ordningen på tidspunktet for avropet, skal inviteres til å gi
tilbud. Tilbudsfristen skal være på minst 10 dager.
2. Oppdragsgiver tildeler kontrakt etter å ha vurdert det/de tildelingskriteriene som er oppgitt i
kunngjøringen. Tildelingskriteriene kan presiseres ved hvert enkelt avrop.
Nye leverandører kan tas opp så lenge ordningen varer
Interesserte leverandører kan når som helst søke om å bli tatt opp. Alle nye kvalifiserte leverandører
skal inviteres til å delta i de videre konkurransene under ordningen. For at nye leverandører skal kunne
få vite om ordningen og søke om å bli tatt opp, må ordningen ligge kunngjort på Doffin med all
nødvendig informasjon tilgjengelig under hele dens levetid.
1.1.7 Anskaffelsens volum
Estimert volum for kjøp og leasing av kjøretøy i en fire-års periode er som følger:
Personbil Liten varebil Varebil Kombinert bil Minibuss
(under 3,5
tonn)
Antall 16 18 14 2 11
Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at dette er et estimat og variasjoner vil forekomme. Videre tas det
forbehold om at endringer i budsjett, aktiviteter og politisk styring kan påvirke premisser og
forutsetninger for oppdragets omfang.
1.1.8 Kontraktens varighet
DPS-ordningen vil vare i fire år, med forbehold om adgang til endringer i ordningens varighet, se forskrift
om offentlige anskaffelser (FOA), § 26-5 (3). Her gis oppdragsgiver adgang til å henholdsvis forkorte
eller forlenge ordningens varighet.
I de enkelte DPS-konkurransene vil kontraktene ha ulik varighet. Kontrakten gjelder fra
kontraktsinngåelse og inntil partene har innfridd sine forpliktelser etter avtalen.
Side 4/9
Dynamisk innkjøpsordning for kjøp og leasing av kjøretøy 18/23
1.1.9 Kontrakt
Kontrakter tildelt under denne ordningen vil reguleres av én av følgende avtaler:
Østfold fylkeskommunes standardavtale for kjøp av varer med tilhørende tjenester.
Akershus fylkeskommunes "Avtale for kjøp av…"
Akershus fylkeskommunes "Avtale for leasing av…".
1.2 Instruks til søker
1.2.1 Kvalifikasjonsdokumenter
Forespørselen om å delta i innkjøpsordningen skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i
kvalifikasjonsgrunnlaget og kunngjøringsskjemaet i Doffin/TED.
1.2.2 Konkurranseregler og prosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift
om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974 del I og III.
Det benyttes en begrenset anbudskonkurranse for å etablere DPS-ordningen. I en begrenset
anbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører levere en forespørsel om å få delta, men bare de
leverandørene som blir kvalifisert av oppdragsgiveren, får gi tilbud. Se for øvrig FOA §§ 26-4, 26-5, 26-6
og 26-7 Dynamiske innkjøpsordninger.
1.2.3 Kommunikasjon
Man kan sende inn spørsmål vedrørende innkjøpsordningen generelt og ved konkrete spørsmål i de
enkelte konkurransene som lyses ut i ordningen. All kommunikasjon i prosessen skal foregå via
Tendsign. Spørsmål som angår alle tilbydere formidles via meldingssystemet i Tendsign og alle tilbydere
som har meldt sin interesse vil motta en e-post med lenke til denne informasjonen.
Dersom det er tekniske spørsmål til innkjøpsverktøyet, ta kontakt med Visma support på tlf 40 00 68
14 eller epost support.tendsign@visma.no.
1.2.4 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget
Innen søknadsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av
kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter.
Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har meldt sin interesse.
Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer formidles via meldingssystemet i Tendsign.
Dersom tilbyder oppdager feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles til oppdragsgiver
via Tendsign.
1.2.5 Språk
Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk.
Side 5/9
Dynamisk innkjøpsordning for kjøp og leasing av kjøretøy 18/23
1.3 Kvalifikasjonsanmodningens (søknadens) innhold og utforming
1.3.1 Deltilbud
Den dynamiske innkjøpsordningen er inndelt i kategorier benevnt fra A - G. Leverandør kan kvalifisere
seg til flere områder. Det vil bli kjørt konkurranser innen de spesifikke
områdene ved behov, og de kvalifiserte leverandørene innen området vil bli invitert til å delta.
Oppdragsgiver vil bare invitere leverandører som er tatt opp i kategorien som anskaffelsen gjelder.
Leverandør må informere om hvilken/hvilke kategorier den ønsker å bli tatt opp i.
Kategoriene er delt i:
A: Personbil
B: Liten varebil
C: Stor varebil
D: Kombinert bil (8+1)
E: Minibuss
Hvilke deler ønsker du å bli tatt opp i? Kjøp og leasing av kjør…
Fritekst
1.3.2 Bekreftelse på søknad om kvalifisering
Søknaden skal inneholde et brev som skal være datert og undertegnet av person(er) som har fullmakt til
å forplikte tilbyder, se vedlagte dokument "Søknad om kvalifisering".
Her skal tilbyderen vedlegge bekreftelse på søknad om Kjøp og leasing av kjør…
kvalifisering i undertegnet stand
Vedlagt fil
1.3.3 Kostnader ved utarbeidelse av kvalifikasjonsanmodningen (søknad om
opptak i ordningen)
Tilbyder bærer selv alle kostnader knyttet til kvalifiseringen i ordningen og innlevering av tilbud i de
enkelte konkurransene.
1.4 Frister
1.4.1 Søknadsfrist
Frist for å sende kvalifikasjonssøknad for å bli invitert til første anskaffelse er satt til 21.08.18. All
kommunikasjon skal foregå elektronisk og søknad sendes via Tendsign. Alle leverandører har mulighet
til å sende kvalifikasjonssøknad i hele avtaleperioden, og kvalifiserte leverandører blir tatt opp
fortløpende.
Side 6/9
Dynamisk innkjøpsordning for kjøp og leasing av kjøretøy 18/23
1.5 Kvalifikasjonskrav
1.5.1 Obligatoriske og ufravikelige krav
Krav:
Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsbetaling.
Dokumentasjonskrav:
Skatteattest for skatt og merverdiavgift (RF-1316), som ikke er eldre enn seks (6) måneder regnet fra
tilbudsfristens utløp. Attesten bestilles i Altinn.
Her skal leverandøren legge ved attesten Kjøp og leasing av kjør…
Vedlagt fil
1.5.2 Leverandørens registrering mv
Krav:
Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den
staten leverandøren er etablert.
Dokumentasjonskrav:
1) Norske selskaper: Firmaattest
2) Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i foretaksregister, faglig
registereller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.
Her skal leverandøren legge ved attesten/bekreftelsen Kjøp og leasing av kjør…
Vedlagt fil
1.5.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
4) Krav:
Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Leverandør skal
være kredittverdig. For denne leveransen vil en firmarating tilsvarende AAA Soliditet (tidligere Dun &
Bradstreet) på A (kredittverdig).
Dokumentasjonskrav:
Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En
kredittvurdering/rating skal være utført av en offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon, som bekrefter
at leverandøren har påkrevet rating. Leverandør skal selv innhente dokumentasjonen fra
kredittvurderingsinstitusjon, og levere dette sammen med tilbudet. Benyttes andre kredittvurderingerskal
man ha rating kredittverdig.
Side 7/9
Dynamisk innkjøpsordning for kjøp og leasing av kjøretøy 18/23
For nystartede selskaper, eller selskaper som er ratet lavere enn A, eller tilsvarende, kan det i stedet
inngis morselskapsgaranti/samarbeidspartneres garanti som viser at parter står solidarisk ansvarlig for
utførelse av kontrakten. Dersom det innleveres morselskapsgaranti må morselskapet
fremlegge/dokumentere en firmarating på tilsvarende måte og kravet om A, eller tilsvarende, gjelder i så
fall morselskapet.
Her skal leverandøren legge ved kredittvurdering/rating Kjøp og leasing av kjør…
Vedlagt fil
1.5.4 Kvalitetssikringsstandard
Krav:
Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem.
Dokumentasjonskrav:
Leverandørens gyldige sertifikat fra kvalitetsledelse som for eks ISO 9001 eller tilsvarende.
Alternativt: Leverandørens interne dokumentasjon vedrørende kvalitet på sine tjenester, avviksbehandling
og kontinuerlig forbedring (kvalitetshåndbok). Redegjørelse for firmaets kvalitetssikringssystem og
kvalitetsstyringssystem.
Her skal leverandøren legge ved dokumentasjon/sertifikat Kjøp og leasing av kjør…
Vedlagt fil
1.5.5 Miljøledelsesstandard
Krav:
Leverandøren skal ha et godt og velfungerende miljøstyringssystem (miljøledelsessystem).
Dokumentasjonskrav:
Leverandørens gyldige sertifikat fra ISO14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende.
Alternativt: Leverandørens interne dokumentasjon på miljøpolitikk/strategi/handlingsplan/tiltaksliste eller
prosedyre.
Her skal leverandøren legge ved dokumentasjon/sertifikat Kjøp og leasing av kjør…
Vedlagt fil
1.5.6 Bruk av andre virksomheter/samarbeidspartners kapasitet og
kompetanse
Side 8/9
Dynamisk innkjøpsordning for kjøp og leasing av kjøretøy 18/23
a)
Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre virksomheter/foretaks kapasitet for å oppfylle
teknisk og faglige kvalifikasjoner. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på annen virksomhets
tekniske og faglige kvalifikasjoner må leverandøren fremlegge en forpliktelseserklæring signert av disse
virksomhetene. Andre virksomheters kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med det/de aktuelle
dokumentasjonskraven/e angitt i tabellen ovenfor. Dette gjelder uavhengig av den rettslige forbindelsen
mellom dem.
Dersom tilbyderen ønsker å dokumentere dette allerede ved tilbudsinnlevering, kan dette lastes opp i
neste trinn.
b)
Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre virksomheter/foretaks kapasitet for å oppfylle
økonomiske og finansielle kvalifikasjoner. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på annen
virksomhets økonomiske og finansielle kvalifikasjoner må leverandøren fremlegge en
solidaritetserklæring signert av disse virksomhetene. Disse virksomheters kvalifikasjoner dokumenteres
i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor på lik linje med leverandøren. Dette gjelder
uavhengig av den rettslige forbindelsen mellom dem.
Dersom tilbyderen ønsker å dokumentere dette allerede ved tilbudsinnlevering, kan dette lastes opp i
neste trinn.
Side 9/9
Tekst er automatisk ekstrahert fra originaldokumentet. For autoritativt innhold, se originalfilen.