← Tilbake til anbud

11344 tegn tekst application/pdf Last ned originalfil ↗

KOKEBOK
                  Kjøp og leasing av kjøretøy
                  (dynamisk innkjøpsordning)
                  Case: Østfold fylkeskommune




Østfold fylkeskommune har med bistand fra Klima Østfold opprettet en dynamisk
innkjøpsordning for kjøp og leasing av kjøretøy. For å sikre fossilfrie kjøretøyinnkjøp er det laget
en tilhørende rutine som ansatte må følge når det skal anskaffes nye kjøretøy.

Dette dokumentet forteller hvordan den dynamiske innkjøpsordningen er innrettet og hvordan
det jobbes med den tilhørende rutinen for å sikre fossilfrie kjøretøyinnkjøp. Formålet er å
inspirere og veilede kommuner som skal gjennomføre tilsvarende eller lignende anskaffelser.


        1.                          2.                           3.                          4.
     Bakgrunn                   Forarbeid                     Innkjøp                     Resultat




1.0 Bakgrunn                                                                                 2

2.0 Forarbeid                                                                                2

     2.1 Dynamisk innkjøpsordning                                                            3

     2.2 Rutine for kjøp og leasing av kjøretøy                                              4

3.0 Innkjøp                                                                                  4

4.0 Resultat                                                                                 5

5.0 Tips til gjennomføring av persontransportanskaffelse                                     5
                          Kjøp og leasing av kjøretøy


1.0 Bakgrunn
Østfold fylkeskommune har en betydelig kjøretøy- og maskinpark. Totalt teller den ca. 300
forsikrede enheter, inkludert alt fra traktorer, tilhengere, minibusser og personbiler. Personbiler,
varebiler, kombinertbiler og minibusser utgjør ca. 110 kjøretøy.

Fylkeskommunen har sammen med resten av kommunene i regionen et mål om en fossilfri
transportsektor innen 2030, og det er fastsatt ambisiøse målsettinger for klima og transport i
fylkesplanen. Når rammeavtalen for kjøretøy gikk ut ble det derfor sett nærmere på hvordan ny
avtale skal sikre størst mulig andel fossilfrie kjøretøyinnkjøp.

Tidligere en rammeavtale inkluderte kjøretøyskategoriene personbil, varebil, kombinertbil og
minibusser. Fra august 2018 har den dynamisk innkjøpsordning vært operativ.



2.0 Forarbeid
Klima Østfold og fylkeskommunen har samarbeidet i anskaffelsesprosessen og i oppfølgingen av
ordningen. Når ny avtale skulle utarbeides, ble det gjort undersøkelser på hvilke fossilfrie
alternativer som finnes for de ulike kjøretøykategoriene, samt lade- og fylleinfrastrukturen i
regionen. Det ble klart at el- og biogassdrevne kjøretøy vil tilfredsstille de fleste behovene for nye
kjøretøy. Det finnes ingen fyllestasjoner for hydrogen i Østfold.

Det ble undersøkt antall forventende nye kjøretøy som skulle anskaffes for den neste
fireårsperioden:


                     Personbil       Liten varebil       Varebil (under   Kombinertbil   Minibuss
                                                           3,5 tonn)

 Antall                 16                18                  14               2            11




                                                     2
                    Kjøp og leasing av kjøretøy


Videre ble det vurdert om det skulle lages en rammeavtale eller en dynamisk innkjøpsordning.
Fordelen med en rammeavtale er at det er enkelt å handle fra avtalen (avrop), mens ulempen er at
man blir låst til én eller få modeller som er tilgjengelig på det tidspunktet avtalen inngås.
Kjøretøyteknologien er i en voldsom utvikling og det kommer hele tiden nye elbilmodeller med
stadig lenger rekkevidde, og det lanseres nye bilgassmodeller. For å ikke bli låst til en «gammel»
kjøretøymodell i flere år ble det konkludert med at en dynamisk innkjøpsordning er det mest
hensiktsmessige.

2.1 Dynamisk innkjøpsordning
En dynamisk innkjøpsordning fungerer ved at det kunngjøres en begrenset anbudskonkurranse,
hvor leverandører som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene kan søke og bli prekvalifisert. Det er
ingen begrensninger på antall leverandører som kan prekvalifiseres, og når det er behov for et
nytt kjøretøy gjennomføres det en minikonkurranse mellom de prekvalifiserte leverandørene.
Innkjøpsordningen har i utgangspunktet en varighet på fire år, men kan forlenges så lenge
fylkeskommunen måtte ønske.

Den dynamiske innkjøpsordningen har en flere fordeler:

   •   Enklere å vurdere behovet for nytt kjøretøy før innkjøp gjennomføres
   •   Kravspesifikasjoner og tildelingskriterier kan tilpasser til hvert innkjøp ut fra brukerbehovet
       og tilgjengelig fossilfri kjøretøyteknologi
   •   Muliggjør å følge den teknologiske kjøretøyutviklingen underveis i avtaleperioden og ikke
       bli låst til utdaterte modeller
   •   Avtaleansvarlig har full kontroll når det gjøres avrop


På bakgrunn av undersøkelsene om tilgjengelige fossilfrie alternativer ble det i
konkurransegrunnlaget til den dynamiske innkjøpsordningen presisert at tydelig at
fylkeskommunen i all hovedsak kom til å anskaffe fossilfrie kjøretøy:

«Oppdragsgiver skal etablere dynamisk innkjøpsordning på kjøp og operasjonell leasing av
kjøretøy som i hovedsak drives med el, biogass eller hydrogen. En del av konkurransene vil kunne
etterspørre kun kjøretøy med de nevnte drivlinjene»

Hele konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på Klima Østfolds hjemmesider.




                                                  3
                           Kjøp og leasing av kjøretøy


2.2 Rutine for kjøp og leasing av kjøretøy
Parallelt med utarbeidelsen av innkjøpsordningen ble det utarbeidet en tilhørende rutine som
skal følges når det skal anskaffes nye kjøretøy. Rutinens formål er å sikre at det anskaffes fossilfrie
kjøretøy så langt det er mulig ved et tett samarbeid mellom innkjøpsavdelingen, Klima Østfold og
bestilleren. Hele rutinen finnes på Klima Østfolds hjemmesider, men har følgende hovedpunkter:

   1.Ta kontakt med innkjøpsansvarlig som igjen vil ta kontakt med klimarådgiver.
   2.Vurder om det egentlig er behov for nytt kjøretøy
   3.Vurder om elkjøretøy tilfredsstiller behovet
   4.Vurder om biogasskjøretøy tilfredsstiller behovet
   5.Hva gjøres hvis elkjøretøy ikke løser behovet og det ikke er biogassfyllestasjon i området?


Hele rutinen er tilgjengelig på Klima Østfolds nettsider:
https://klimaostfold.no/innkjop-av-klimalosninger/



3.0 Innkjøp
Når det skal anskaffes nytt kjøretøy blir rutinen fulgt i praksis ved at bestiller av kjøretøy tar kontakt
med innkjøpsansvarlig som igjen tar kontakt med Klima Østfold. Deretter kan behovet diskuteres,
og dersom det skal anskaffes nytt kjøretøy gjennomføres nødvendige undersøkelser gjøres i
forkant av hver enkelt anskaffelse:

   •   Bestillere beskriver sitt behov for nytt kjøretøy
   •   Klimarådgiver bistår med å undersøke tilgjengelig teknologi som tilfredsstiller behovet,
       lade-/fyllemuligheter og eventuelt kostnader
   •   På bakgrunn av undersøkelsene blir bestiller, klimarådgiver og innkjøpsansvarlig sammen
       enige om å stille konkrete minimumskrav til drivstoff
   •   Innkjøpsansvarlig gjennomfører minikonkurransen og tildeler kontrakt med leverandør
Et eksempel på anskaffelse er når teknisk drift skulle ha ny varebil, hvor det ble konkludert med at
biogasskjøretøy var godt egnet vil tilfredsstille behovet. I anbudsdokumentet til minikonkurransen
ble det derfor satt krav til at det skulle være et biogasskjøretøy:

«Oppdragsgiver skal lease én (1) ny varebil på biogass»




                                                   4
                    Kjøp og leasing av kjøretøy


4.0 Resultat
Ordningen har vært operativ siden august 2018 og det er anskaffet 13 kjøretøy så langt:

   • 5 elkjøretøy
   • 5 biogasskjøretøy
   • 3 fossile kjøretøy (behov for hengerfeste)


Erfaringene så langt er at rutinen fungerer godt. Behovene og brukerne blir inkludert i
prosessen, og rutinen fanger opp at det bestilles fossilfritt kjøretøy når det er mulig.
Samarbeidet mellom innkjøpsansvarlige og klimarådgiver fungerer godt.



5.0 Tips til gjennomføring av persontransportanskaffelse
Mange kommuner har rammeavtaler på kjøp og leasing av kjøretøy, og i mange tilfeller
kan det være hensiktsmessig med rammeavtaler. Dette gjelder for eksempel der man
har behov for mange like kjøretøy som anskaffes samtidig, slik som i hjemmesykepleien.
I andre tilfeller kan det være mer hensiktsmessig med en dynamisk innkjøpsordning når
det skal anskaffes biler på ulike tidspunkter i en avtaleperiode, eller det er behov for
koordinering og kontroll på avrop. Under er det listet noen tips for kommuner som
ønsker å gjennomføre en dynamisk innkjøpsordning på kjøp og/eller leasing av kjøretøy.

   •   Innføring av dynamisk innkjøpsordning: I konkurransegrunnlaget for den
       dynamiske innkjøpsordningen bør det tydelig signaliseres at kommunen kan
       komme krav til at kjøretøy skal gå på el, biogass eller hydrogen i de enkelte
       minikonkurransene.


   •   Rutine: For å sikre at det i størst mulig grad anskaffes fossilfrie kjøretøy anbefales
       det sterkt at det utarbeides en rutine for kjøp og leasing av kjøretøy i kommunen
       som beskriver hvordan dette skal fanges opp og som innkjøpsansvarlig føler
       eierskap til. Rutinen må også være forankret og brukerne av ordningen bør være
       kjent med den.


   •   Avtaleansvarlige: Det bør være en egen avtaleansvarlig som følger opp og
       gjennomfører minikonkurransene for å sikre at rutinen blir fulgt opp. I Østfold




                                               5
                    Kjøp og leasing av kjøretøy


•   Forarbeid til minikonkurranser: Den største delen av jobben med en dynamisk
    innkjøpsordning er research- og kartleggingsarbeid i forkant av
    minikonkurransene for å kunne sette presise og realistiske minimumskrav som
    markedet kan levere på. Her er noen faktorer som det ofte kan være lurt å
    undersøke:
    o Hvor mye kommer kjøretøyet til å kjøre og hvor lang rekkevidde trengs? Ofte
      er en anskaffelse av nytt kjøretøy en erstatning av et gammelt, og det kan
      undersøkes hvor lagt det kjøres.
    o Undersøk hva som finnes av lade- og/eller biogassfylleinfrastruktur der
      kjøretøyet skal være. Dersom det trengs ny ladeinfrastruktur har mange
      kommuner rammeavtaler på det. Biogass Oslofjord har en oversikt over
      fyllestasjoner på sine hjemmesider (http://biogassoslofjord.no/fyllestasjoner-
      norden/).
    o Hva finnes av tilgjengelige fossilfrie kjøretøy som tilfredsstiller behovet? På
      elbilforeningens hjemmesider finnes en oversikt over tilgjengelige elbiler i
      personvilklassen i Norge (https://elbil.no/om-elbil/elbiler-idag/). Statens
      nybilvelger er også et nyttig verktøy for å få oversikt over tilgjengelige el- og
      biogasskjøretøy (https://www.vegvesen.no/kjoretoy/Kjop+og+salg/
      Nybilvelger).


•   Erfaringsoverføring: Se til anbudsdokumentene og tilhørende rutine for Østfold
    fylkeskommune for formuleringer in inspirasjon. Dokumentene ligger på Klima
    Østfolds hjemmeside: https://klimaostfold.no/innkjop-av-klimalosninger/




                                             6
SKREVET AV ERIK GATHEN / UTGITT AV KLIMA ØSTFOLD