← Tilbake til anbud

13665 tegn tekst application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document Last ned originalfil ↗

Kjøp av varer (sirkulære hensyn)

Dersom man er usikker på hvordan markedet er for de ulike produktene man skal kjøpe – og hvorvidt det finnes et marked for å kjøpe brukt eller reparasjonsmuligheter, kan det være lurt å gjøre en form for markedsundersøkelse eller markedsdialog. Her er noen forslag til spørsmål som kan undersøkes eller som kan sendes ut i forbindelse med markedsdialog. 

Forslag til spørsmål i markedsdialog/markedsundersøkelser ombruk/reparasjon/sirkulære forretningsmodeller.

Spørsmål til markedsdialog

1. Eliminere kjøp av nye produkter

Den største miljø- og klimaeffekten vil være å eliminere kjøp av nye produkter. Kan virksomheten ta grep som gjør at man ikke trenger å kjøpe nye produkter som inngår i denne avtalen? Kan man ved å endre praksis, heller ombruke eksisterende produkter? Finnes det, eller kan man opprette et internt ombruksmarked for produktene internt i virksomheten?

Se f.eks. følgende for inspirasjon: 

Eksplosjonsartet interesse for gjenbruk-satsing i helseforetak – sparer millioner og miljø – Anbud365

2. Kjøpe brukte produkter

Det neste tiltaket vil være å kjøpe brukte produkter i stedet for nye. Ved å kjøpe brukte produkter, hindrer vi at det produseres nye produkter. Vi hindrer også eksisterende produkter å bli til avfall.

3. Kjøp produkter som har så lang levetid som mulig og er så miljøvennlige som mulig

Dersom det ikke er mulig å ombruke internt eller kjøpe brukt; sørg for at de produktene som må kjøpes nye, er så miljøvennlig som mulig. Her finnes det flere måter å gjøre dette på.

3.1 Still krav til at utvalgte produkter er miljømerket

Her må dere sjekke at det finnes miljømerkede alternativer innen de produktene dere skal kjøpe. 

Sjekk f.eks. svanemerkets nettsider for å undersøke om det finnes miljømerkede alternativer av produktene du skal kjøpe: https://svanemerket.no/miljomerkede-produkter/

Se forslag til kravformuleringer for ulike produkter her: 

Miljøkrav til anskaffelser - Svanemerket

Mer informasjon: 

Veileder til bruk av merkeordninger i offentlige innkjøp - Svanemerket

Svanemerket er miljømerking type 1, ISO 14024 - Svanemerket

Forslag kravspesifikasjon (generell kravformulering)

3.2 Still krav til produktene og materialet de er laget av

Dersom det er mulig, skal produkter laget av plast unngås. Dersom det ikke finnes alternativer til plastprodukter, skal det stilles krav til type plast i produktene.

Det bør også etterspørres produkter laget av gjenvunnet materiale.

Bør sees i forhold til antall produkter avtalen omfatter. Dersom mange produkter, kan man plukke ut de mest kjøpte produktene og be om dokumentasjon for dem.

Forslag kravspesifikasjon:

Mer informasjon:

plastveileder_oslo_kommune.pdf (anskaffelser.no)

4 Avhending

Dersom man ikke lenger har behov for et produkt, bør det i første gang forsøkes å ombruke internt i virksomheten. Register eller lever produktet til det interne ombruksmarkedet hvis det finnes. 

Dersom man ikke har et internt ombruksmarked eller oppdragsgiver ikke lenger har bruk for produktene; er det mulig å gjenbruke de utenfor virksomheten? Dersom det finnes et andregangsmarked for produktene på avtalen, og leverandørene kan tilby denne tjenesten; still krav til system for ombruk. 

5 I kontraktsperioden: Legg til rette for kjøp av mest mulig miljøvennlige produkter 

Når man har sikret at avtalen inneholder de mest mulig miljøvennlige alternativene, må man sørge for at det også er dem som kjøpes på avtalen. Ved avrop og bestillinger på avtalen; legg til rette for at det kjøpes mest mulig miljøvennlige alternativer i henhold til det som er spesifisert i kravspesifikasjonen (tilpass tekst i rødt nedenfor). Benytt følgende krav for å sikre at det blir enklest mulig for de som bestiller på avtalen, å kjøpe miljøvennlige alternativer.

Vurder også om det er behov for å endre rutiner for dem som benytter avtalen, eller om det er behov for å legge inn en godkjenningsordning ved bestilling som sikrer at man kun bestiller produkter som er miljømerket.

Kravspesifikasjon:

Spørsmål | Oppfølging /bakgrunn

Kan dere tilby brukte versjoner av produktene som inngår i denne avtalen?

Hvis ja; hvilke og i hvilket omfang? | Dersom du får ett ja som kan dekke behovet/ev. annen tilstrekkelig bekreftelse fra markedet; inngå en avtale for kjøp av brukte produkter i stedet eller i tillegg til en avtale om kjøp av nye produkter.

Kan dere tilby et system for leie/leasing av produktene eller tilby dem som en tjeneste, slik at de kan brukes videre av andre aktører når vi ev. ikke lenger har behov for dem?

Hvis ja; 
Tas det i bruk produkter som er designet for lang levetid og lukkede og rene kretsløp?
Brukes, repareres og oppgraderes produktene slik at de får utnyttet sitt potensial?
Når produktene/møblene ikke lenger dekker behovet til første bruker, vil de da overføres til en ny brukergruppe?
Bidrar slike tiltak for ombruk til å redusere etterspørselen etter nye produkter med lavere kvalitet?
Kan komponentene i produktet ombrukes i nyere produkter når produktet selv ikke lengre er funksjonelt? | Dette er særlig aktuelt dersom du ser for deg at behovet ditt kan endres i fremtiden, eller du er usikker på i hvor lang tid du har behov for produktet. Men det kan uansett være en god løsning dersom det finnes et velfungerende marked.

Kan dere tilby reparasjon av produktene som inngår i denne avtalen? | Dersom leverandør tilbyr dette, bør det inngå i avtalen. Dersom leverandørene ikke tilbyr dette, bør det undersøkes om det finnes et marked for reparasjon av de aktuelle produktene. Da kan man inngå en separat avtale for reparasjon av produktene.

Dette bør sees opp mot kontraktens levetid. Man må sikre at produktene som kjøpes også kan repareres etter at avtalen med aktuell leverandør utgår.

Hvor lang levetid kan dere tilby på produktene som inngår i avtalen? | Basert på svarene fra leverandørene, still minstekrav til levetid eller vurder å benytt levetid/garanti som tildelingskriterium. 

Merk; særskilt ved bruk av tildelingskriterium: tenk over hvor lang tid dere planlegger å benytte produktene og hvor viktig levetiden er i deres tilfelle. I noen tilfeller hvor behovet skal dekkes over en kort tid, er kanskje ikke levetid det viktigste elementet.

Ved behov for avhending av produktene; kan dere tilby et system for retur og ombruk/videresalg av produktene? 

Dersom produktene ikke kan ombrukes, kan dere tilby et system for materialgjenvinning av produktene?

(Både for de produktene som kjøpes på avtalen, men også for tilsvarende produkter som oppdragsgiver allerede eier) | Basert på svarene, vurder om det kan stilles krav til at leverandørene også skal tilby tjenester for retur, ombruk ev. videresalg og gjenvinning av produktene.

Spørsmål | Oppfølging | Oppfølging

Kan man ombruke interne produkter i stedet for å gå til anskaffelse av nye?

Sjekk dette her: [sett inn lenke dersom det finnes et internt ombruksmarked]. Merk; dersom det ikke finnes et internt ombruksmarked, kan dere opprette det?

 Ja, alle
 Ja, følgende: _______________________________
 Nei | Hvis ja; avslutt anskaffelsen, og finn produktene på det interne ombruksmarkedet.

Hvis nei; fortsett til pkt. 2 i dette dokumentet.

Kan du dele på produktet med andre deler av virksomheten? Finnes det andre deler av virksomheten som allerede har produktet du er ute etter og som har «dødtid» på produktene som kan utnyttes av deg?

Sjekk dette her: [sett inn lenke dersom det finnes et internt delingsmarked]. Merk; dersom det ikke finnes et internt delingsmarked, kan dere opprette det?

 Ja, alle
 Ja, følgende: _______________________________
 Nei | Hvis ja; avslutt anskaffelsen og gå i dialog med produkteier.

Hvis nei; fortsett til pkt. 2 i dette dokumentet.

Spørsmål | Oppfølging | Oppfølging

Finnes det et marked for kjøp av brukte produkter for noen av produktene som inngår i denne avtalen?

 Ja, alle
 Ja, følgende: _____________________________
 Nei | Hvis ja; sørg for at avtalen legger til rette for kjøp av brukte produkter der det finnes et marked for det. Dersom det er ulike leverandører som leverer brukte og nye produkter, bør det inngås separate avtaler. Det må da legges inn i avropsrutiner at man så langt det er mulig, kjøper brukte produkter fremfor nye.
Se kravformulering nedenfor.

Hvis nei; fortsett til pkt. 3 i dette dokumentet.

Krav

Tilbyder skal (kun) tilby brukte produkter innen følgende produktkategorier [sett inn aktuelle produkter]

Krav | Dokumentasjonskrav | Dokumentasjonskrav

Oppdragsgiver krever at følgende varer er merket med Svanemerket, Blå Engel, Bra Miljøval eller EU Ecolabel: [sett inn produkter basert på undersøkelser og volum] Tilsvarende merkeordninger vil også aksepteres.

Leverandører som tilbyr andre merker, har det juridiske ansvaret for å dokumentere at deres miljømerke kan anses likeverdig/tilsvarende med de merker som spesifisert ovenfor. | Leverandøren skal avmerke i kolonnen «miljømerket» i vedlegg x «prisskjema» dersom produktet som tilbys er miljømerket. Har produktet et lisensnummer, er det tilstrekkelig at navn på merkeordning sammen med gyldig lisensnummer oppgis i kolonnen. Hvis produktet ikke har lisensnummer så må sertifikat/lisensbevis legges ved. Sertifikater eller andre dokumenter må være gyldige og ikke utgått på tid. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det kun tas hensyn til dokumentasjon som foreligger vedlagt tilbud ved tilbudsfristens utløp.
Dersom en leverandør ikke har mulighet til å delta i merkeordningen eller en tilsvarende merkeordning innen fristen, og dette ikke skyldes leverandøren selv, vil oppdragsgiver akseptere alternativ dokumentasjon. Dette kan være tilfelle der leverandøren tilbyr et nytt produkt, eller nylig har overtatt salgsrettigheter for et produkt. Dersom det gis alternativ dokumentasjon er det tilbyderens ansvar å tilrettelegge denne på en pedagogisk måte, slik at det er enkelt å vurdere om kravene er oppfylt.
Dersom det tar mer enn fire timer samlet sett å vurdere alternativ dokumentasjon i tilbudet, vil dette kunne medføre at den aktuelle dokumentasjon avvises.

Krav | Dokumentasjonskrav

Produktene på denne avtalen skal i så stor grad som mulig være laget av gjenvunnet materiale.

Produkter av fossilbasert plast skal/bør være laget av gjenvunnet plast. Biobasert plast skal/bør være laget av biomasse fra bærekraftige kilder, for eksempel basert på sekundære råvarer slik som rester fra annen industri eller avfall. 

Alle plast- og papirprodukter skal være gjenvinnbar og alle typer bionedbrytbar plast (bionedbrytbar-, komposterbar- og oxo-nedbrytbar plast) som sorteres som restavfall bør unngås. | Det skal tydelig merkes i produktliste/prisskjema (vedlegg x) hvilket materiale produktene består av, og hvorvidt de er laget av gjenvunnet materiale.

Produktene skal i så stor grad som mulig materialgjenvinnes. Dersom produktene består av flere ulike materialer, skal de ulike delene enkelt kunne demonteres og sorteres i ulike avfallsfraksjoner. | Det skal tydelig merkes i produktliste/prisskjema (vedlegg x) hvilket materiale produktene består av, og hvorvidt de kan materialgjenvinnes. Dersom hele eller deler av produktet ikke kan materialgjenvinnes, skal dette tydelig angis.

Reparasjonsvennlighet
Produktene skal kunne repareres ved at deler enkelt kan demonteres og skiftes ut. | Det skal tydelig merkes i produktliste/prisskjema (vedlegg x) hvilke deler av produktet som vanligvis krever utskiftning/reparasjon og bekreftes at dette kan gjøres. Det skal videre oppgis pris for reparasjon i prisskjema (vedlegg x)

Produktene skal ha så lang levetid som mulig. I denne avtalen skal produktene skal ha en levetid på minimum x år. | Det skal tydelig merkes i produktliste/prisskjema (vedlegg x) hvor lang estimert levetid de tilbudte produktene har.

Dersom aktuelt, kan man vurdere å benytte levetid som en del av tildelingskriteriene.

Krav | Dokumentasjonskrav

Leverandør skal kunne tilby et system for avhending av produktene, herunder reparasjon, ev. sletting av lagringsenheter og ombruk av produktene, alternativt gjenvinning. Ved videresalg av produkter skal leverandør redegjøre for hvordan man ivaretar miljøvennlig avhending av produkter.

Det skal rapporteres årlig på andel returnerte produkter som har gått til gjenbruk og til gjenvinning. | Bekreftelse på oppfyllelse av krav. Beskrivelse av system for avhending, herunder reparasjon, ombruk, videresalg og gjenvinning.

Krav | Dokumentasjonskrav

Produktenes miljømerking skal angis i bestillingssystemet for de produktene der slik informasjon finnes. 

Bestillingssystemet skal fremheve miljømerkede produkter og produkter laget av mest mulig miljøvennlige materialer for å sikre at de som gjør avrop bestiller produkter i avtalesortimentet som støtter oppdragsgivers mål om å kjøpe mest mulig miljøvennlige produkter. Tilrettelegging av bestillingssystemet skal vurderes og ev. forbedres på statusmøter gjennom kontraktsperioden. | Bekreftelse på oppfyllelse av krav.

For å minimere miljøbelastningen knyttet til vareleveranser, har oppdragsgiver en intensjon om å minimere ordre under NOK 5.000 ekskl. mva. Oppdragsgiver aksepterer småordretillegg på inntil NOK 250 ekskl. mva. for ordre under NOK 5.000 ekskl. mva. Oppdragsgiver skal ikke belastes for småordretillegg for ordre knyttet til erstatningsvare, restordre, feilleveranse, reklamasjon, avvik og lignende. | Bekreftelse på oppfyllelse av krav. 
Utfylt punkt x.x småordretillegg

Rapportering 
Ved reparasjon: Det skal leveres årlig oversikt over reparasjonstjenestene som er levert på avtalen.

Ved avhending: Det skal rapporteres årlig på andel returnerte produkter som har gått til gjenbruk og til gjenvinning.