← Tilbake til anbud

4278 tegn tekst application/pdf Last ned originalfil ↗

Veileder for leverandører
    Reklamasjonsportalen
    Reklamasjoner
    Reklamasjonsportalen ble utviklet for å forenkle arbeidet med reklamasjoner for sluttbrukere,
    innkjøpsavdelinger, avtaleforvaltere og leverandører. Det også ønskelig å få ned
    saksbehandlingstiden. Samtidig som vi kan sikre deling av informasjon på alle nivåer (nasjonalt,
    regional, lokalt) og leverandører, samt gi åpenhet, sporbarhet og bevaring av historikk.

    Avtaler helseforetakene velger å involvere leverandør, vil bli tilgjengelig via Leverandørportalen
    https://leverandor.sykehusinnkjop.no/

    Pr dags dato er det ikke lagt opp til kommunikasjon via reklamasjonene eller mellom
    Reklamasjonsportalen og Leverandørportalen, men reklamasjonene vil bli synlig med detaljert
    informasjon.

    Løsningen er utviklet og forvaltes av Sykehusinnkjøp. Ta kontakt med oss på
    [skjult]@sykehusinnkjop.no for mer informasjon.

    Oppgaver før oppstart
    For å sikre at alle reklamasjoner får en mottaker når leverandører inkluderes, må en bruker fra hver
    leverandør registrere kontaktinformasjon under Ansvarlig for reklamasjoner i Leverandørportalen
    https://leverandor.sykehusinnkjop.no/ . Det gjøres under fanen Hjem (øverst til høyre) og lenken til
    Kontaktinformasjon (venstre side). Husk å lagre.




         1.1          Prosess
    Tegningen under viser hvordan prosessen i Reklamasjonsportalen. Følgende prinsipper er lagt til
    grunn:

            Helseforetakene velger hvem som kan melde inn saker til Reklamasjonsportalen.
            Sykehusinnkjøp, med unntak av Divisjon Vest, ønsker å motta alle saker via
             Reklamasjonsportalen.
            Det er saksbehandler som velger om leverandøren skal involveres/inkluderes.
            Når leverandør involveres, vil det gå en epost til registrert reklamasjonsansvarlig for hver
             reklamasjon.


Sykehusinnkjøp HF – www.sykehusinnkjop.no                                                                   1
E-post som sendes når en organisasjon involverer leverandør ser slik ut:




                                                                           Side | 2
    1.2         Reklamasjoner
Reklamasjoner tilgjengelig for leverandører ligger under fanen Reklamasjoner (toppmeny)




    1.3         Reklamasjoner fra kunde
Under fanen Reklamasjoner vil det ligge en oversikt over de reklamasjonene hvor leverandør er
involvert. Ved å klikke på pil til venstre i oversikten, vil det kommer frem mer informasjon om
reklamasjonen, inkludert Kommentar fra saksbehandler




Innmeldte reklamasjoner
Noen organisasjoner ønsker å motta reklamasjoner fra leverandør via Leverandørportalen. Hvilke
avtaler dere kan melde inn saker på, vil være synlig i nedtrykksmenyen Avtaler. Disse avtalene vil kun
bli synlige for ansvarlige organisasjon og det helseforetaket saken gjelder. Disse reklamasjonene vil
mottaker få i Reklamasjonsportalen.

De reklamasjonene dere har meldt inn, vil vises i tabellen under Innmeldte reklamasjoner.




Ved å klikke på pil til venstre i oversikten, vil det kommer frem mer informasjon om reklamasjonen,
inkludert Kommentar/Beskrivelse av løsning




                                                                                               Side | 3
Ny reklamasjon
Felter med rød stjerne er obligatorisk      (Navn, e-post, beskrivelse og avtale)




Følgende felter i reklamasjonen er tilgjengelig:




Reklamasjon på: Velg et av alternativene; Vare, Service/tjeneste og Leveranse

Avtale: Velg avtale. Her vil kun avtaler som er gjort tilgjengelige kunne velges. Hvert
helseforetak/region bestemmer selv om leverandører kan melde inn reklamasjoner på sine avaler.

Beskrivelse: Legg inn en god og objektiv beskrivelse i dette feltet.

Organisasjon: velg organisasjon hvis reklamasjonen gjelder en organisasjon.

Lokasjon/avdeling: Registreres hvis kjent.

Kritikalitet: Valgene er ingen, lav, moderat og høy risiko (fare for liv og helse).

Vedlegg: Her kan det lastes opp vedlegg.




Send reklamasjon: Reklamasjonen vil bli sendt til Reklamasjonsportalen og skal bli plukket opp av
avtalens ansvarlige helseforetak/region/divisjon.



                                                                                              Side | 4